新建本科高校人事档案信息化建设探析

唐阿涛

（山东管理学院 人事处，山东 济南 250357）

新建本科高校人事档案信息化建设探析

唐阿涛

（山东管理学院 人事处，山东 济南 250357）

新建本科高校已占全国普通本科高校的“半壁江山”，人事档案信息化建设工作却相对缓慢，主要存在着基础设施建设相对滞后、专业人才缺失、信息来源单一、信息利用不充分等问题。在信息化建设过程中，应注意在较长的一段时期内，纸质档案与电子档案并存，电子档案依据人事发展规律收集数据信息，尤其要注意把好人事信息安全关。新建本科高校人事档案在信息化建设过程中，要高度重视人事档案信息化建设，加大投入力度,加强档案管理人员的培训，树立“大人事档案管理”意识，健全人事档案管理制度，提高人事档案管理质量与效率，为高校的科学决策、选人用人提供科学依据。

新建本科高校；人事档案；信息化建设

2017年10月16日，教育部高等教育教学评估中心首次发布了《中国本科教育质量报告》，报告显示：截至2016年，新建本科院校678所，占全国普通本科高校1237所的55.6%，新建本科院校已实实在在地占据了我国高等教育的“半壁江山”。随着学校数量的增多，教师需求量激增，师资队伍的建设与管理成为各高校迫在眉睫之事。高校人事档案不仅是记录历史的载体和宝贵的信息资源，也是学校管理、教学、科研的必要条件和进行决策的重要参考和依据。

大数据背景下，高校人事档案管理工作必将融入管理信息化的浪潮之中。作为新建本科高校，需要站在新的高度、新的起点，重新思考人事档案管理工作，突破传统思维局限，充分利用人事档案信息、互联网资源、现代信息技术，依法制档，按需兴档，不断提高人事档案的管理质量与效率，这是新建本科高校应该认真思考和探索的全新课题。

一、新建本科高校人事档案信息化建设现状

（一）领导重视程度不够，基础设施不完备

在当前的新建本科高校人事档案信息化建设中，存在某些认识上的误区，有些领导认为档案管理工作只是收收管管，翻翻找找，查查看看，没有难度，没有技术含量，谁都可以做，无需配备专门管理人员；有些领导认为人事档案管理不是学校发展的重点，档案信息化对学校发展影响不大，无碍大局。认识上的误区，致使档案工作出现了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来不要”的现象[1](P123)。这导致了人事档案管理措施不到位，信息化建设投入力度不足，基础设施不完备，档案室面积小、柜体密集、设备简陋、环境建设不达标、专业管理人员匮乏，难以满足信息化建设的需求，影响了高校人事档案管理的科学化、现代化建设工作。

（二）信息化人事档案管理专业人才缺失

高校人事档案信息化建设对于档案管理人员的专业化程度要求较高，除了要精通传统档案管理知识，拥有较为丰富的档案管理经验，还需要掌握并能熟练应用互联网知识、计算机安全防护知识、数据统计知识等。这对新建本科高校人事档案管理人员来说，是个不小的挑战。

新建本科院校一般属地方院校，规模不大，由于人员编制偏紧，人事档案管理人员基本是兼职人员[1](P123)，这不符合《干部档案工作条例》第七条“每管理一千卷的档案需配备一名专职干部”的规定，严重影响了档案工作的正常运转。兼职档案员业务素质不高，观念落伍、技术落后，再加上兼职档案员还负责其他组织人事工作，没有过多精力和时间从事人事档案管理工作，直接造成了新建本科高校人事档案信息化建设滞后的现象。再加上学科间的交叉渗透、声像技术、通讯技术、互联网技术等陆续应用于档案管理工作[2]，更加大了人事档案管理工作对于专业人才的渴求。

（三）信息化人事档案信息来源单一，外延有限

谁拥有资源，谁就占领了竞争的制高点。档案资源是干部人事档案信息化建设的重要基础性工作。但是，部分新建本科高校没有依法对学校的全部档案进行集中统一管理，各部门各自开发信息系统，部门之间不能有效沟通和整合，给档案信息系统传输和信息资源整合带来了一定的难度；人事档案涵盖信息有限，主要限定在十大类以内，缺少教学、科研、管理、社会服务等信息的归档，通过档案信息，难以达到“观其卷，知其人，用其才”的目的；现有的人事档案材料过于强调固定模式，承载信息量有限，且定性评价为主。以教师年度考核为例，教职工的年度考核表作为归档材料，其中教师自我总结部分占据至少一半的篇幅，其他内容均为批示签章，考核评价“千人一面”，缺乏个性，难以详尽反映个人年度工作的全貌。

（四）人事档案信息利用不充分，被动利用为主

在新建本科高校中，大部分人事档案信息处于“沉睡状态”，人事档案管理主要依靠经验管理进行管理，需要用到档案信息时，以定性分析+主观判断为主。很多新建本科高校未建立档案信息数据库，只能实现单机下的档案检索[3]。档案信息数据的挖掘分析以被动利用为主，基本是“应申请而查”，仅能满足日常管理的信息统计、数据提供，以及少量的信息查询。在服务人力资源管理方面，由于档案信息数据量小、信息来源单一且范围较窄，只能进行较浅层次的描述性统计分析，无法深入挖掘现象内部的联系，无法全面反映高校人力资源现状，无法预测高校人力资源发展趋势。

二、新建本科高校人事档案信息化建设需要注意的问题

（一）在相当长的时期内，纸质档案与电子档案并存

虽然在信息化背景下，档案管理由纯“实体”转为“实体”与“虚拟”并存，且虚拟档案占的比重越来越大，使用率更高，但是在相当长的一段时间内，新建本科高校的纸质档案都必须保留下去。档案管理人员要正确认识“传统”与“信息”的关系，二者既不相互排斥，也不是代替的关系，而是长期共存，互动共建。纸质档案内容直观、信息稳定、管理方便，且具有很强的凭证效力和法律效力，但也有占用空间大、易损毁、不易保存的缺点。电子档案方便查阅、便于数据分析、保存稳定，但对设备、技术有依赖性，没有电子设备则无法进行档案信息的生成、传递、识别，且电子设备更新换代的速度很快，极易影响档案的长久保存，造成数据重复、丢失、存放紊乱。因此，在进行人事档案信息化建设时，很多档案整理工作仍然需要回归原始，以保证档案的价值性和完整性。

（二）信息化建设应依据人事管理和人事发展规律进行

高校人事档案的信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化[4]。在进行信息化建设时，新建本科高校应重点考虑对哪些档案内容进行数字化处理，以使其符合实用性与保密性要求，整合哪些资源以兼备完全性与价值性，以什么样的方式进行以保障便捷性和规范性。要牢固树立“围绕发展目标，服务发展大局”的观念，找准档案信息化建设与学校中心工作的结合点和切入点，厘清人事档案信息化建设目标，有目的、有计划、分步骤地进行人事档案信息化建设，确保信息化档案资料齐全、真实、准确。人事档案信息化不是全部资料信息化，而是要以高校的人事管理和人事发展规律为前提，满足人力资源未来发展需求与管理实用性，而不是基于数据本身，数据本身是没有含义的。特别是在信息化建设初期，不可盲目推进，追求大而全，要注重人事档案信息利用的效益、系统维护管理的效益，以有限的投入达到甚至超过预期的理想效益目标。

（三）把好人事档案信息安全关

大数据环境下，信息的安全性是人事档案信息化建设面临的最大挑战。高校人事档案涉及到许多的个人隐私，尤其要注意把好信息安全关，处理好信息公开与隐私保护的关系，处理好数据利用与信息保密的关系。在技术保护方面，要采用先进的网络安全技术，为高校人事档案信息化建设保驾护航。在开放管理方面，高校人事档案应该逐步适度公开，依据查阅者、查阅对象职位、权限等的不同，公开不同的档案信息，以最大程度地保护个人隐私，维护公共秩序。同时，要加强相关的规章制度建设，以防止人为因素带来的安全问题。

三、推动新建本科高校人事档案信息化建设的对策

（一）加大投入力度，完善信息管理系统

人事档案在学校发展中所起到的依据和凭证作用是其他任何工作都取代不了的，档案管理工作是衡量学校管理水平的一个重要标志，是保护党和国家档案资产的重要手段。新建本科高校各级领导要提高人事档案管理意识，支持档案管理信息化建设，加大人力、物力投入力度，积极争取专项建设基金，设立专项经费，按照规范化管理要求，加强机构设置、人员配备、业务建设、档案室建设等；建立并定时升级管理信息系统，兼容各部门信息管理平台；引进信息网络安保系统，加强信息管理系统安全防护管理，保障人事档案数据信息安全。

（二）加强岗位培训，提高档案管理专业化水平

组建专业的人事档案管理队伍，是做好高校人事档案信息化建设的重要前提。高校应按一定的比例配备专职的人事档案管理人员，在各部门、各二级学院中选拔政治觉悟高、文化素质好、保密意识强的教职工为兼职档案信息管理员，组建人事档案管理队伍。专职的人事档案管理人员要树立适应现代社会的档案服务意识，明确自身所承担的社会角色，要知道自身不仅是档案管理者，还应是信息资源的管理者、信息收集与组织者、信息分析与提供者。因此，档案管理人员需要参加适当的职业技能培训，除了要熟练掌握档案管理学、档案文献编撰学、档案保护技术等专业的档案管理知识外，还需要学习计算机知识、网络技术、统计分析基础知识等，树立保密意识、安全意识、责任意识。建立人事档案管理相关的激励机制，设立奖励项目，充分激发档案管理员的工作积极性、创造性，形成高校人事档案信息化建设的强大合力，打造一支素质高、能力强、业务精的人事档案管理团队。

（三）树立“大人事档案管理”理念，实现数据资源的有效融合

干部人事档案工作服务于人事工作，为人员的表彰奖励、任免惩戒、人才培养、招聘录用、人事调配、职称评聘等工作提供依据。新建本科高校人事档案信息化建设应该立足于为学校人才培养、教学、科研等提供服务，构建一个多中心多层级的可集成的数据管理平台[5]，改变以往各自为政、信息难以共享的现象，通过档案数据管理平台管理人力资源信息，形成干部人事档案信息数据库。人事档案管理人员要树立敏锐的数据信息管理意识，及时整合教职工人事档案信息，实现高校人事档案管理可视化，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。根据学校发展需要进行档案信息定量分析，根据社会服务需求，适度公开部分信息数据，将档案管理真正地从静态的收集向动态的服务转变，在海量数据中深入分析和有效挖掘，掌握隐藏在数据内部的规律，为学校领导进行科学决策、选人用人、社会服务提供科学依据[6]，从而提高人事档案的价值。

（四）建立档案管理信息化标准，严格规范工作程序

为了使人事档案管理程序化、规范化，新建本科高校人事档案进行信息化建设，必须要依据国家和地方的有关法规、政策建立严格的档案管理信息化标准规范，包括管理类标准规范、业务类标准规范、技术类标准规范，对每份电子档案实行科学、合理、严密的“全过程管理”，充分考虑录入信息数据的相关性、兼容性问题。同时，要确保各项规章制度的有效落地执行，真正做到有章可循，行之有据，所有人员均须依章行事，严格按照工作程序开展工作，在提供利用与服务时，确保纸质档案与电子信息的安全，实现新建本科高校人事档案管理工作的制度化、规范化、科学化。

在新形势下，人事档案信息化建设是新建本科高校人事档案管理的必然趋势，对于彰显学校的管理水平、发展历程、文化积淀和办学特色具有极其重要的意义。

[1]蓝春亮.加强新建本科高校干部人事档案管理的思考[J].河池学院学报（哲学社会科学版），2006（6）:123-125.

[2]陈奕.信息化背景下高校人事档案管理存在的问题及对策[J].湖南科技学院学报，2014（6）:206-208.

[3]温艳秋.提升新建高校档案管理水平的有效途径[J].职业时空，2010（1）:37-39.

[4]肖永菊.网络环境下地方高校人事档案信息化建设的研究[J].科技视界，2015（9）:193.

[5]陈媛华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略[J].人力资源管理，2015（6）:346-347.

[6]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（2）:71-73.

G270；G647.24

A

2095-7416(2017)06-0106-03

2017-11-03

唐阿涛（1982-），女，山东莱阳人，教育学硕士，山东管理学院人事处助理馆员。

刘勇波）