信息技术背景下的高校档案管理改革研究

姚树静

（山东广播电视大学 党委校长办公室，山东 济南 250014）

信息技术背景下的高校档案管理改革研究

姚树静

（山东广播电视大学 党委校长办公室，山东 济南 250014）

随着近年来信息技术的不断发展，信息技术已经应用到社会各项事业的发展中。档案管理作为高校行政管理工作的重要组成部分，近年来也逐渐地将信息技术应用到日常工作中。当前，高校档案管理工作存在着档案管理设备老化、缺乏档案管理的信息化意识、档案管理后备人才不足等问题，这些已影响到了高校档案管理的服务质量和运营管理质量。做好信息技术背景下的高校档案管理改革，必须要加强高校档案服务信息化意识，把握高校档案服务的创新性，加强网络技术的运用，积极培养档案管理后备人才。

信息技术；高校档案管理改革

信息技术在高校档案管理中，从应用的效果和本职上看，不仅仅是一种技术，更多的是一种创新式的应用模式。随着网络的普及，如何能够实现高校档案的信息化管理已经成为高校档案管理工作者主要的研究课题。目前，高校档案信息量大，但是信息利用效率却很低，难以真正发挥出档案管理的价值。如何能够有效地利用信息技术提高档案管理工作的效率，保证档案服务工作的质量，充分发挥档案信息资源的优势，是今后高校档案管理工作的重点。

一、信息化背景下传统档案管理改革的含义

档案管理的信息化改革首先需要对各类信息资源、文献资料、科研成果等信息进行整合。过去的档案管理按照信息类型的不同会被划分到不同的管理部门，有的属于地方档案馆管理，有的在学校档案室，相互之间的信息交流较少，档案信息虽然都被收集和归档了，但从形式上来看还是较为闭塞的，档案信息无法发挥出应有的作用，也无法为社会和有需要的人提供服务。信息技术背景下的档案管理，也就是在信息技术高速发展的同时，利用数字化、网络化、智能化的方式，对来自社会、学校内部、系统内等多个渠道的信息资源进行整合，以互联网作为信息平台，将来自不同渠道的信息进行整合与汇集，将收集到的信息进行处理和再加工，从而为社会和其他对信息有需求的人提供较为便捷和全面的信息服务。

通过信息技术所建立的新档案管理模式，并非是要摒弃传统档案管理中对信息的收集、归档和保存等功能，而是要利用现代化的计算机设备，在信息归档的同时对各类信息资源进行数字化管理，提高信息管理的效率，增强信息的利用价值。档案管理部门的不同科室，或者来自不同档案管理机构的工作人员，可以利用互联网所搭建的平台进行信息发布和交流，创新查询信息的方式，针对信息的类型分别建立不同的数据库；积极挖掘需求种类，提供多样化的服务，满足不同类型的需求。同时，在信息技术背景下，信息流通的速度会更快，管理部门需要注意建立起相应的安全保护措施，保护信息资源的安全性、稳定性。

二、高校档案信息化研究和信息化建设过程中存在的问题

信息技术应用到高校档案管理工作中，可以有多种模式，近年来最为普及和流行的模式就是云计算。目前，我国将云计算应用到档案管理的业务工作大多还是停留在概念的角度，从理论上讨论云计算在档案管理方面的应用、具体实施效果的文章比较少。通过对信息技术条件下的档案管理相关文献的总结，发现目前的相关研究主要存在以下几个方面的问题：首先，大部分的研究内容都集中在信息技术相关概念方面，没有对信息技术背景下的具体应用和应用方式提出可行性的方案和框架结构，缺少同实际需求相结合的应用研究。第二，信息技术应用到档案管理工作中的创新研究较少。目前研究领域中现有的文献也都是从理论和概念的角度对信息技术在档案管理的应用做一些基础讨论，缺乏具体的实施要点。档案管理作为高校后勤部门的重要工作内容，对于学生档案信息管理和信息资源管理服务都具有重要的意义[1]。

近年来，随着档案信息规模的扩大，对档案管理的服务质量和运营管理也逐渐出现了一些问题，主要有以下几个方面：

（一）档案管理设备老化

随着技术发展，用于日常办公和档案管理的技术设备早已更新换代很多次，但是目前很多高校和地方的档案管理部门所应用的设备还停留在基础阶段。计算机设备严重老化，一些与数据存储相关的电脑等设备故障高发，甚至很多部门的打印机还停留在上个世纪的水平，还是针式打印机。由于投入资金的不足，无法满足现代化管理的需求，这些设备的陈旧和老化问题难以在短时间内解决。

（二）缺乏档案管理的信息化意识

众所周知，对各类档案进行收集和管理的目的，除了要将一些研究性的知识和过程保留下来，最主要的功能是要提高这些信息的利用价值。但是在目前的档案管理工作中，多数管理部门对档案利用形式单一，多数高校档案管理部门的工作很多时候都是流于形式的，利用程度很低，想要查询信息也需要耗费一定的人力，同信息时代的大背景相比明显是不符合社会发展需求的。信息被收集和整理了之后，多数情况下都是被较好地密封和保存，难以发挥出真正的价值。同时，由于上级管理部门的认识问题，档案管理工作的开展和信息化建设也会受到资金的限制，档案管理的一些业务流程也受到了不同程度的影响。

（三）后备人才不足

档案管理工作之所以会出现后备人才不足的情况，主要是因为相关管理部门的认识不足和重视程度不够。在许多高校的课程设置中，档案管理方面的课都是作为选修课而建立的，在专业选择上很多家长和学生都更倾向于选择财经、金融和技术类的专业，对于档案管理工作没有清晰的认识，认为该项工作没有发展的前途。造成专业性的技术人才缺失，没有专业的人才，在工作和管理中就难以对档案管理有超前的认识，势必也会阻碍该项工作的发展。

三、信息技术背景下的传统档案管理改革措施

随着信息时代的发展，给社会中很多行业的发展都带来了新的机遇，许多传统的管理方式在应用中已经无法满足时代发展的需求。档案管理虽然是一项传统的工作，但是在信息技术不断发展的背景下，也应该与时俱进，提高管理的效率和水平，提高档案的实用价值，积极参与到社会的发展中去。

（一）加强高校档案服务信息化意识

在信息化时代，如何能够准确、快速地获取相应的信息对于个人和社会来说都是极为重要的。由于档案的不可更改的特点，档案管理部门的工作一般都具有很大的局限性，工作环境和每天打交道的人都是固定的，可以说是与世隔绝，无法发挥出档案应用的价值。如今，随着网络的普及，高校基本上都有属于自己的官方网站，但是从这些公开的网站上很难获取相应的档案信息，更是没有相关的链接和渠道可以查询或者利用档案信息。虽然现在高校的信息化档案管理工作取得了一定的进展，但还是存在很多服务上的问题，没有建立起档案管理工作应该为公众服务的意识，档案被收集和整理之后长期处在无人问津的状态，无法进行有效利用，在这种状态下，已经失去了建立档案的初衷和意义[2]。

因此，要提高档案的利用效率，发挥出档案应有的价值，必须要强化档案管理部门工作人员信息服务的意识。可以从以下两个方面做起：第一，应加强工作人员服务的意识，使其能够认识到档案管理的重要性以及档案管理的意义。第二，应加强管理部门和校方领导对档案管理的信息化建设工作的重视程度。作为领导者，其一言一行，每一个决定都会对档案管理工作今后的发展有重要影响。领导者应该把建立信息化档案管理工作作为今后工作的重点，高度重视档案信息化建设。要清楚地认识到档案信息关系到历史、现实和未来，在学校行政事务的日常规划过程中，要将档案管理工作纳入到学校整体计划中，保证档案服务工作有效、顺利地开展。

（二）把握高校档案服务的创新性

目前，对档案的使用还是局限在信息的查询、摘抄等方面，在多数情况下档案信息只提供基本的查询服务。随着社会发展节奏的加快，为了适应现代社会发展的需求，人们对于信息获取的速度和精确度要求一再提升。但是高校目前的档案管理却无法满足这方面的需求，长此以往，档案管理部门会逐渐被人们遗忘，档案管理部门很可能会被关闭。为了保证档案管理部门在高校中的位置，必须要结合先进的现代化管理技术，为信息获取方提供快速、便捷的信息查询和使用的多样化服务[3]。提供多样化的服务，主要是要进行服务方式上的创新，把信息技术应用到平时的信息管理工作中，提供自动化查询等服务。

（三）加强网络技术的应用

将网络技术应用到高校档案管理工作中，对于提高部门管理效率，保证服务质量，以及在为用户提供更加方便、迅速的信息服务等方面都具有重要作用。通过加密措施，保证个人信息的安全性；通过网络平台的搭建，实现在权限范围内的资源共享。普及网络技术，实现以计算机为载体的数据管理，可以节约大量的人力劳动，这也是信息技术背景下社会发展的趋势。另外，在师生群体中建立针对档案管理工作的评价，根据教师和学生的反馈调整工作服务模式[4]。

进入到21世纪，随着我国经济发展速度的不断加快，网络等基础设施的建设脚步也在不断加快。到目前为止，我国的网络普及程度已经超过了70%，网民数量达到了7亿多人，可以说每个人的生活都离不开互联网。随着网络等基础设施的不断完善，网络速度和带给人们的便捷体验也在不断加强。网络已经彻底地改变了人们获取信息的方式。传统的档案管理部门在提供信息查询的过程中，要求查询者必须亲身到档案馆才能查询，其中要花费大量的时间成本，有时可能在一个部门还不能查询到自己所需要的全部信息。而通过信息技术所搭建的信息交流平台，查询者可以不受时间、空间的限制，通过档案馆在平台上所设置的查询渠道就可以便捷地获取所需要的信息。同时，信息化的数据存储和管理，可以提高信息管理的安全性。所以，在新时代背景下，加强信息技术在档案管理中的应用，建立数字化的信息管理和存储系统，已经是档案管理工作的发展趋势。

（四）加强培养后备人才

很多档案管理部门的工作人员所接受的教育并不是系统、专业的档案管理教育，所以在实践工作中也难以发挥出最大的潜能；同时他们每天所接触的工作内容包含了许多重大的机密，不允许在工作中出现任何形式的漏洞，因此对其专业性要求较高。任何一项事业的发展都离不开人才的支持，所以必须要加强这方面人才的培养。档案管理工作涉及到的知识层面、技术层面都十分广泛，绝对不像人们想象的那样简单。政府管理部门和高校，应该一起加大对家长和学生的专业宣传力度，系统地介绍就业发展方向以及该专业能够为社会发展所带来的价值，培养出符合时代发展需要的、专业的档案管理人才。

四、结语

随着信息技术的不断发展，人们对信息获取的方式和获取信息的速度等方面的要求都在不断提高，高校档案管理工作部门要想全面实现档案管理工作的价值，必须要改变自己传统的工作方式。在这个过程中，需要高校管理者正视发展趋势，给予档案管理工作部门全力的支持，完善档案管理工作部门的信息化管理和服务评估模式，推动档案管理方式的改革工作。另外，档案管理工作部门的工作人员要认识到时代发展的趋势，在信息技术背景下，不断提高自身的基本素质和知识技能，创新工作模式，提高工作效率与质量，发挥出档案管理工作应有的价值。

[1]杜蕊.信息化背景下传统档案管理工作改革研究[J].社会科学（引文版）,2016（3）:82.

[2]张爱群.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].人力资源管理,2015（6）:216.

[3]李卫莲.信息技术背景下档案管理的挑战与对策[J].知识经济,2015（6）:309.

[4]于英香.新世纪档案专业高等教育研究——在信息技术背景下存在的问题和改革设想[J].教育发展研究,2013（12）:106.

G647.24

A

2095-7416(2017)06-0103-03

2017-11-03

姚树静（1978-），女，山东济宁人，工程硕士，山东广播电视大学党委校长办公室副研究馆员。

刘勇波)