浅谈高校成人档案管理

刘昊瑜

摘 要： 档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分，是学校教育的重要基础工作之一。加强成人档案管理工作是做好普通高校档案管理的重中之重。以了解成人档案管理特点和作用的基础上，探究成人档案管理的现状和问题，针对这些问题提出解决方案，使成人档案更方便进行管理。

关键词：高校成人档案 成人教育 档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）02-0027-01

档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分，是学校教育的重要基础工作之一。高校成人档案在高校从事各方面活动中形成重要价值的文件材料，是高校管理工作的重要组成部分，具有记载高校历史、提供资料查询等功能，同时也是衡量学校成人教育质量、办学效益、管理水平、教学研究成果的重要依据，它对促进教育发展、提高高校管理水平、展开成人教育起着十分重要的作用。随着高校教育逐渐开始发展，利用率的不断升高，档案管理工作方面的部分问题也逐渐暴露出来，严重影响成人档案管理，从而影响到高校的发展，本文就此类问题展开探究，试求解决部分问题。

一、成人档案的特点

1.复杂化，成人教育档案来源广泛

从学生生源来看，成分复杂，既有在职人员，来源于社会中各层次各工作领域，学习形式有业余和函授，也有各类培训形式，例如干部培训、入职培训、辅导班培训等。

从记录内容来看，涵盖面大。从内容上可分为：文书档案、教学档案、招生档案、学籍档案、毕业生档案。从学生入学到毕业的各种活动和信息都将记录在案，从省、市教育管理机构下发的指导性文件，到学校各类文件信息，有关院系和办学地点的各类材料等。成人教育档案不仅包括文字档案，更有大量的电子数据库，图像等。

2.多样化，成人教育档案办学层次和形式多样化

按照不同的标准有不同的分类，现阶段高校的成人教育从大类分为两种：学历教育与非学历教育。

按照学历层次，可分为：专科、本科、二学历、职工中专、高职、培训等。

按照学习形式，可分为：脱产（全日制）、夜大、培训、函授、专业证书班、继续教育、自考辅导班等。

按照地区分布，可分为：函授站、校外教学、本校教学等。

3.特殊性，成人教育学习形式类型多样

从学生成员来说，成人教育的學生不像普通教育学生那样集中，学员来自各行各业，可以是高中毕业生，也可以是在职职工，或者待业青年。这就导致成人教育档案覆盖面广，社会性强，不方便收集。

从档案利用率来说，成人教育档案是成人教育学生接受国家正规教育的真实记录，具有权威性的凭证作用，所以是重要的民生档案。成人教育档案的利用率占总利用率的67%以上，在个人升学、毕业证补办、报考研究生、出国留学、职称评定等方面，都起着十分重要的作用。同时，公安部门也可以通过查询成人教育档案来打击学历学位证书造假贩卖等违法违规行为。

从行程时间来说，成人教育学生学制时间多种多样，并且可以因为特殊原因延迟毕业，时间跨度非常大。从档案保存周期看，各类成人教育档案保管周期不同，更决定了成人教育档案的特殊性。

二、成人档案的现状及问题

从2008年教育部颁发新的《高等学校档案管理办法》开始，各高校更重视成人教育档案的管理，但是由于历史积累过多，现在的要求较高，导致很多高校档案管理工作还存在一些问题，主要在以下几方面：

1.档案意识薄弱

第一方面来说，部分高校领导阶层对档案的管理意识薄弱，较为忽略档案的管理，没有制定相应的管理制度，阻碍了成人档案管理工作的工作和对档案的利用。

从另一方面来说，管理人员的档案管理意识不强，对档案管理工作的认识有误区，认为管理档案无足轻重，随便堆放，导致档案受损受潮甚至丢失。

2.制度不健全

很多高校没有完整的针对成人教育档案管理的管理制度，导致档案管理人员对档案不重视，在对档案的交接存放时对档案造成损害。或者有些高校建立了管理制度，但是没有执行力，各级领导对此并不重视，从不检查，下属成员自然也不会对档案进行重视。

3.管理手段单一

当前很多高校的档案管理手段还停留在手工操作阶段，手工操作强度高，并且容易对档案造成损害，效率低下。很少运用先进的计算机管理系统，电子资料较少，大部分为纸制。

三、成人档案的管理方法

1.进行档案管理方面培训

首先加强领导层次对成人教育档案管理的意识，进行培训，认真得意识到档案管理的重要性，领导要做好发展档案事业的关键，真正把档案“管理”起来。从上至下带动起良好的管理人员的积极性，逐步实现档案的规范化。

其次要加强档案管理人员的意识，安排专人管理，要求其尽职尽责、遵守规章制度、依法办事、规范管理。例如单位档案外借、复制等，必须有专人签字同意才可，并且记录在案。档案室内要定时清理、打扫，防潮防虫等，按照相关规定进行检验，查缺补漏。还要保证人员要相对稳定，长期更换档案员并不利于档案的整理储存和交接。

2.制定健全的档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，制定成人教育管理档案的规章制度。严肃规范管理程序，完善管理制度，试行规范化管理。

从档案的收集工作开始，做到定期收集和随时收集，各部门档案管理人员互相配合工作。收集的同时，规范档案的立卷工作，成人教育档案虽然种类多涵盖面广，但是和其他档案一样有规律性，从管理模式上有着相同点。同样要注重档案的分类工作，对档案进行分类整理，科学分类，方便档案的保管和查找利用，按照国家标准对档案进行装订和组卷。

3.进行档案数字化管理

档案数字化管理可以说是重中之重，如今档案大部分都为纸质管理，非常不利于档案的保存和查阅。应该从案卷目录做起，从案卷目录到卷内目录、全引目录、文件字号目录等方面实行计算机编制，以便于方便查找。并且将所有档案进行扫描，查阅时可通过计算机进行检索，而不需要取用原件进行查阅，可以大幅度的减少文件损伤，也更方便管理。

四、关于成人档案的思考

在过去的人们心中，成人教育工作只是一个简单的阶段性工作，并没有记录的意识和行为，但是通过评估发现，由于过去档案意识不强，没有及时记录，为日后的工作留下了很多隐患，例如许多学员多年后回到学校开取各种证明时，会发现材料已经缺失甚至丢失，这种情况会对高校各项工作的开展造成阻碍。如今我们已经认识到档案的重要性，就应该从现在开始着手致力于解决上述问题，无论是作为一个领导，或者是普通员工，都应该尽自己所能为高校成人档案尽一份力，尽快加强本校档案工作的进度，让档案发挥应有的功能。