信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

耿伟娜

摘 要： 信息化的今天处于基础性的学生档案管理工作正在面临各种要求和复杂的挑战，整合档案管理的要素，规范高校学生档案工作是高校应对现实性发展和需要的根本对策。研究分析了高校层面上在学生档案管理中存在的问题，提出提高学生档案管理意识，健全高校学生档案管理的工作体系和机制，加强高校学生档案管理人员和管理队伍建设等一系列建议和对策，为高校学生档案的现实性发展和对信息化更好地适应提供了借鉴。

关键词：高校学生档案 档案管理 体系 机制 人员 队伍 素质

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）02-0023-01

一、前言

信息化是当今高等教育必须面对的发展大趋势，也是高校现代化建设的重要途径和手段，作为基础性的学生档案管理必须结合高校的发展大局和社会的进步方向。要认知学生档案管理对高校、学生和社会的重要价值，对高校学生档案管理存在的典型性问题加以区分、认知和解构，实施高校学生档案管理的优化和变革，创新高校学生档案管理的体系、机制，加强高校学生档案管理人员和管理队伍建设为高校学生档案管理综合水平的提升和信息化发展潜力的挖掘提供基础性的平台和载体。

二、高校学生档案管理存在的典型性问题

1.高校学生档案管理存在认知问题

当前在高校学生档案工作上存在两个方面的认知问题，一方面，在高校学生档案工作人员上和管理高校学生档案工作的领导层面存在认知不足的问题，影响了高校学生档案管理在实际层面上的开展，也难于发挥高校学生档案工作对高校整体工作的加速、保障等深层次功能和价值。另一方面，在学生层面上存在对高校学生档案管理工作認知不足的问题，一些学生将档案工作错误地弱化和漠视，导致高校学生档案出现信息不准确、应用不全面等问题，既不能促进高校学生档案管理的信息化，也难于实现高校学生档案工作对学生发展的保障功能。

2.高校学生档案管理的工作体系和机制不完善

高校学生档案管理的目标是实现管理的科学化、规范化，而这些目标的达成需要完善的制度、健全的体系、优化的机制加以保障。而当前高校学生档案管理在制度建设中存在标准不统一，在体系建设中存在操作不规范，在机制建设中出现可行性不高等实际问题，难于发挥高校学生档案管理工作的专业功能，也不能实现高校学生档案管理的发展目标。现实性的问题主要体现在体系不健全和机制不完整两个主要环节，一方面，高校学生档案管理自上而下的体系还存在一定的漏洞，高校学生档案管理部门与二级学院之间存在体系上的不对接问题，导致不能形成合力，分化了学生档案管理的细节，造成学生档案管理的过程性和机制性的障碍，给高校学生档案管理的整体工作带来了困难。另一方面，高校学生档案管理在执行层面上存在功能障碍，信息化的高校学生档案管理要以全面而系统的执行作为保障，而不完整的机制会影响到高校学生档案管理的实际操作，形成对高校学生档案管理执行力、效果的制约，不能就高校学生档案管理的需要和高校工作的要求进行优化和组合，出现了高校学生档案管理的执行力不足，系统性不强，功能性不佳等一系列问题。

3.高校学生档案管理人员和管理队伍整体落后

高校学生档案管理人员和管理队伍是实施高校学生档案工作的基础和平台，受到高校学生档案工作传统观念的影响，特别在高等教育目标性过强和系统性不足的影响下，管理人员和管理队伍在素质上存在要求与实际的差距，在整体上出现了滞后现实要求，影响高校学生档案工作的问题。一方面，高校学生档案管理人员和管理队伍在信息化素质和能力上难于达到规范的要求，特别是信息化系统的认知、档案信息操作系统应用、学生档案信息处理等环节出现水平不高、能力不足的现实性问题。另一方面，高校学生档案管理人员和管理队伍素质不高，一些高校学生档案管理人员没有专业基础和专业背景，从事管理的人员和队伍多属于转岗而来，出现了高校学生档案管理人员和管理队伍与档案工作难于适应的问题，制约档案工作向系统化、高效化的发展，影响了高校学生档案工作的质量、效率和水平。

三、信息化下高校学生档案管理的建议和对策

1.提高高校学生档案管理的重视水平

高校学生档案管理需要有信息化意识作为基础，同时也需要必要的档案工作条件作为保障。档案管理是一项基础性工作，做好学生档案管理工作有利于加强学生管理、提高学校人才培养水平，也有利于促进大学生成长成才。高校学生档案管理者和工作者要高度重视，充分认识做好学生档案管理工作的重要意义，切实增强工作责任感和使命感。要进一步增强信息化意识，不断适应信息化背景下的学生档案管理工作，努力提高学生档案的管理水平和服务水平。另一方面，要针对学生档案意识薄弱这一问题，从大一新生就开始抓好档案宣传教育工作，将其融入到大学生的日常教育管理工作中，努力提高学生的档案意识和信息化意识。高校要加大投入，建设专门的学生档案保管场所，购置计算机、扫描仪等设备，加强学生档案的规范管理，为推进学生档案管理的信息化提供有力保障。已设立档案馆的高校，应充分发挥档案馆的专业优势和指导作用，协助做好学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、科学化。

2.完善高校学生档案管理的工作体系和机制

规范化和科学化是高校学生档案管理实现目标的基本保障，这是实现高校学生档案管理制度完善，优化高校学生档案管理机制，健全高校学生档案管理体系的前提和基础。针对现实高校学生档案管理表现出的种种问题，要在机制建设和体系建设两个层面上下功夫，做到对工作体系和机制的全面、系统完善。首先，要对高校学生档案管理的体系进行进一步完善，针对表现出来的漏洞，必须解决高校学生档案管理部门与各学院之间相互配合的问题，形成统一的合理，对学生档案管理工作进行细化，清除体系上造成的高校学生档案管理障碍，形成系统的合力，发挥1+1>2的效果。其次，要弥补高校学生档案管理工作机制上的缺失，要结合信息化学生档案工作的特点与高校工作的要求，从执行层面上加以优化，建立高校学生档案管理的责任制度和执行体系，将学生档案管理置于高校整体工作的层面上加以优化和组合，利用组织和综合的力量提升高校学生档案管理的执行力，丰富高校学生档案管理的组织体系，丰富高校学生档案管理的功能和环节。

3.加强高校学生档案管理人员和管理队伍建设

针对高校学生档案管理人员和管理队伍落后的实际问题，要通过持续的队伍建设和素质提升工程加以应对。首先要提高高校学生档案管理人员和管理队伍的信息化水平，丰富高校学生档案管理人员和管理队伍对信息技术的学习手段和方式，夯实高校学生档案管理人员和管理队伍信息化的基础。高校应该从学生档案管理的大局出发，引入信息化人才提升档案人员对学生档案计算机和多媒体的操作能力，使档案管理队伍的信息技术、应用软件实操水平得到提升，让高校學生档案管理人员和管理队伍更好地适应实际工作信息化发展的需要。其次要加强高校学生档案管理人员和管理队伍的素质培训，高校学生档案管理人员和管理队伍要以发展的大局出发，认识到自身能力和素质上存在的与高校学生档案工作不相适应的缺点和问题，通过档案专业培训、档案管理经验交流、学生档案工作再教育等工作，切实提高高校学生档案管理人员和管理队伍的整体技能，切实提高高校学生档案管理的质量、效率、成绩与水平。

四、结语

学生档案是学生基础的信息，高校在信息化时代背景下进行学生档案的数字化建设，提升高校学生档案质量，提高档案管理品质成为高校学生档案工作的要求。要继续在高校学生档案的日常工作和基础环节的认识入手，结合信息化的特点，将科学管理思想和理论引入高校学生档案管理的实际、过程和细节之中，力促高校学生档案工作外部环境与内部条件的改善，整合高校学生档案工作的要素，扩展高校学生档案管理的视角，优化高校学生档案的专业队伍，将高校学生档案管理水平提升到可控制、可持续、跨越式发展的层面。

参考文献

[1]康增瑞，张洪玮.信息化背景下高校学生档案管理工作的新思路[J].科技情报开发与经济，2010（28）：127-128.

[2]张志强.浅析面向就业服务的高校学生档案管理拓展[J].内蒙古科技与经济，2016（04）：159-161.

[3]陈巍巍，徐益.浅谈高校学生档案管理[J].上海工程技术大学教育研究，2014（04）：259-261.

[4]王宁.高校学生档案转递中存在的问题与对策探索[J].产业与科技论坛，2016（04）：135-136.

[5]张文华.浅议如何做好高校学生档案管理工作[J].山东广播电视大学学报，2010（12）：354-355.

[6]张峻山.大数据时代高校学生档案管理与利用探讨[J].黑龙江史志，2015（04）：145-146.

[7]葛梦薇.浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策[J].教育教学论坛，2013，（08）：90-91.