试析档案管理系统对食品药品安全科学化监督的影响

张冰娟

摘 要：食品药品安全关系国计民生，与人民生活生产息息相关，因此对食品药品行业进行有效监督，强化食品药品安全档案管理至关重要。本文通过分析档案管理系统的重要性，探讨档案管理系统对药品安全实现科学化监管的促进作用。

关键词：档案管理；安全监督；食品药品

随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理手段越来越无法满足当前档案事业的发展需要，尤其是在食品药品信息领域，问题更为突出。因此，要想更好的实现国家对食品药品资源的监管和分配，就必须依托现代化技术手段对食品药品监管系统进行优化，建立完善、科学的食品药品档案管理系统。

1 档案管理系统的概念与意义

档案管理系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

档案管理系统是一种现代化管理体系，它的运用为企业、单位提供更加科学、完善的档案管理方法，有着档案管理与网络查看的双重功能。在食品药品监管中，应用档案管理系统能够实现信息适时传输的一体化操作流程，能够让食品与药品监管部门的工作更加顺畅。人民群众也可以通过这一档案系统来对食品与药品实时监督。

2 档案管理系统对食品药品的安全科学化监督的作用

实施档案规范化的管理，可以保证记录在档案中的所有信息是属实的，在萌芽状态的食品药品安全隐患能及时地消除，能够在不扩大食品药品安全事态的情况下，第一时间处理发生食品药品安全事件的相关单位，避免了许多不必要的麻烦。同时，实施档案规范化的管理，可以将相关食品药品企业的相关资料予以公布，便于群众对食品药品企业进行社会监督，促进食品药品监管工作稳定的展开。

2.1 提高了监管部门的工作效率

食品药品监督管理部门的工作量非常大，要对不同的食品药品生产环节严格把控和监督，工作难度之大绝非一般，这给安全监管工作的开展带来极大的影响。另外，食品药品监管档案本身种类复杂、序号繁多，作为一种真实有效的纸质资料，它的科学性与有效性不容忽视。我们都知道，传统意义上的档案保存工作，无论是档案数量，还是档案管理过程都极其复杂，整个档案管理工作不仅消耗了大量人力、物力，同时存储与传播利用过程也更加复杂。进入新世纪以来，对档案资料需求量逐渐增加，传统意义上的档案管理方式，已经不能满足经营发展需求，只有通过电子信息化建设，才能适应新的发展形势。尤其是在食品药品档案管理中，因为食品药品档案自身特点影响，这一问题表现的尤为突出，而建立完善的档案管理系统则能成功的解决档案归档难、档案保管难以及档案查找难的问题，将所有的档案资料通过电子扫描方式统一输入电脑系统，通过移动的搜索工具检索，这样有效地提高了管理人员工作效率，对食品药品监管部门的科学化监管工作的开展有着一定促进作用。

2.2 推动了信息化建设

档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理档案。可以实现档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。在此，食品药品监管工作本身是一个复杂而又繁琐的工作系統，也要不时地进行档案系统的开发与维护，因此就要强化信息合作，加快系统开发建设，进而推动整个档案信息管理系统的建设，如监控设备、信息一体化设备等，实现全面信息覆盖，确保食品药品档案信息资料的准确，完整。

2.3 优化档案管理模式

根据相关部门自身的情况，制定严格的奖惩制度，对于那些随意更改或记录的检验者进行严格的惩罚，从而使检验者有规可询，有规可依，优化档案管理的模式，其中可以通过引入信息化技术，使繁琐复杂的检验纸质登记整理转化为网络系统化的整理，档案的格式也可以从简单的文字转变为图文结合，不仅方便了日后的查阅整理补充，也可以通过互联网的模式发往全国各地，在促进学术交流的同时，也最大限度的保证了食品和药品的安全性。

2.4 提高档案标准化、规范化的水平

目前，国内档案制度已经相当完善，但是仍不能完全保证档案的完整性、真实性以及可靠性，此外，由于食品药品档案管理的范围较广，不仅包括水、大气等天然物质，还包括各种人工加工产品，因此，在档案管理中开设档案审核小组至关重要，其小组成员可以是不同检验部门的领导层或是课题负责人，这样通过不同小组的合作，不仅可以保证档案的合理化和规范化，还可以增加被发现问题小组的压力，使其在竞争中进行改进和完善。

3 强化食品药品安全监管档案系统的几点思考

3.1 强化食品药品安全宣传深度和广度

目前，由于工作人员对档案管理的认识程度较低，在实际工作过程中，对档案的管理往往不予以重视，从而出现许多不良现象，比如，在食品药品安全监管档案管理工作时对资料的收集和整理过于散漫，档案归档内容、形式差别很大；对资料的保管不怎么放在心上，档案丢失及被破坏的较多。基于此，做好规范化管理的宣传有必要加大力度。当地的新闻、电视媒体是非常不错的宣传平台，通过这些平台，增加食品药品安全监管档案的规范化管理舆论范围，创造出良好的条件。

3.2 建立一户一档的规范化管理机制

食品药品安全监管部门将所有的食品药品生厂商、经营商纳入管辖范围之中，以直接监督、一户一档的方式，来响应规范化的管理模式，并完成对所有食品药品生产商和经营商实施监管的重任。所谓的一户指一个拥有行政许可的单位。针对每户的监督次数、结果、投诉等的资料进行总结收编，制成独立的案卷目录。这样食品药品生产和经营商的实际经营情况便可随时悉知，监督时的针对性材料也便于提供。

3.3 统一印制规范化的监管档案文书

维持档案管理的秩序，以明确档案内容并统一印制的档案文书为辅助工具也十分有效。当然，要确保档案文书在各监管部门的落实率，就需要按照我国现有的食品药品安全法和许可管理办法以及各种检查规定等的法律法规要求，制定有针对性的档案管理办法，可以制定出食品药品生产加工企业的分类普查档案表和巡检记录表、食品药品生产企业的安全承诺书等。更重要的是表格和档案文书必须要求相关食品药品企业真实认真的填写，然后交由监管部门妥善保存，这就不会出现食品药品安全监管中无据可依、无机可查的现象。

4 结束语

总之，在近几年频繁发生的食品药品安全事件给我们敲响了警钟，这些问题的发生不仅给人民身体和精神带来了不可估量的危害，也严重扰乱社会安全秩序，造成难以挽回的损失。当前，对食品药品安全监管档案规范化的管理是亟需解决的一项重大事项。当然，为避免对规范化管理认识上的不足而造成不利影响，有必要先了解这项管理的内涵和意义。

参考文献

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