浅谈设计院科技档案信息化建设

孙辉+王梓林

摘 要：工程勘察设计类企业科技档案的管理伴随着科技的发展，正面临着革新管理、更新硬件、培养信息化人才等挑战。本文从辽宁省水利水电勘测设计研究院科技档案管理和应用的实际情况出发，阐述基础建设项目工程类科技档案管理在应对大数据和信息化变革中的措施与想法。

关键词：科技档案 数字化 信息化

隨着国家“十三五”规划发展要求，以及部分事业单位转制政策推出，部分事业单位的经营形式被重新定位，企业经营领域和范围不断扩大，业务量激增，随之而来的是成倍增长的业务信息和传统科技档案保存与应用效率滞后的矛盾。基础的档案信息化已经不能胜任数字化时代的档案信息的管理和利用，面对这种矛盾，本文做如下探讨。

一、基本建设项目档案的管理和利用现状

（一）档案磨损严重查考不利

基本建设项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史纪录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产、（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、以及其他形式与载体的文件材料。

其相对于文书档案的查考更频繁，许多项目在竣工后5-10年既要维护、又要扩建或是改建，使用频率更高，给档案带来的磨损非常严重。本单位承担省内外大型水利项目工程的建设，许多水库建设的项目档案在长时期内反复使用，长期保存对于这类纸质档案来说，相当困难，磨损再所难免面。在本单位的基本建设项目档案中，许多档案是由稿纸装订成册，部分寿命超过30年的蓝图内容模糊，纸边磨损严重，给工程师、设计师查考起来，带来诸多不便。与此同时，这些档案，每年被查借阅频率在8-10次之间，保存及其不宜。

同时，在20世纪80～90年代间出现机打铅印的纸质档案，档案内容多为运算数据，但随着保存时间的增长，许多数据逐渐模糊不清，已不具备查考性，但数据内容却是非常重要，许多工程师在查考的时候，往往因为一个数据，费时查找却终无所获。因此，纸质的基本建设项目档案在长久的使用中磨损严重，查考不利。

（二）永久保存的档案修复差

许多重点建设项目是在建国初期立项并实施建设，例如大伙房水库、汤河水库，这些水库沿用至今甚至未来百年。这种大型基础建设项目工程档案的保存是长期的、永久的、涉密的，利用起来是频繁的。即使保有多分副本，在永久的保存、利用中，磨损、丢失的情况不可避免。在信息化时代尚未到来时，本院依规定，进行了透明图、蓝图、白图三种纸质配套保存，以应对在管理和利用中出现的丢失和磨损。本院自1954年建院，共完成了辽河、大凌河流域等各类规划、工程勘察、涉及、监理等工作1000余项，馆藏伪满水利工程科技档案430卷、科技档案26000余卷，科技底图8000余卷。这些科技档案的纸质版仍被频繁查借阅中，利用率高，磨损、丢失情况严重。因此，为满足这些利用率高的纸质档案永久保存，信息化、数字化迫在眉睫。

（三）网络化发展冲击原有管理制度

档案管理制度建设无法跟上日益加速的经营发展，传统纸质的档案借阅制度与科技档案信息化管理不搭配。档案借阅制度繁琐，查找费时，信息化只进行到检索平台的搭建，而信息资源内容调取繁琐。这些务必会增加生产经营的时间和成本。由于基础建设项目承担国家重点项目工程，有些甚至涉及保密工程建设，在借阅和使用时需要逐层领导审批，制度把控做到保密，却给利用带来了不便。以本单位为例，工程师需要查考一项数据，通过档案查找，往往时间在20～30分钟，其中还要往返各领导办公室批准签字，给予查找档案的许可权限。档案借阅管理制度的繁复性，不但影响档案信息利用，更增添不必要的时间成本。

二、新科技、新技术给科技档案的管理和利用带来挑战

（一）应用软件繁多给保存原始运算数据带来困难

不同行业的设计软件种类繁多，每个行业的设计软件又有多款。以水利行业的设计软件为例，主要有：从事水工用ansys，从事边坡或者小农水用理正岩土，从事水文计算主要用EXCEL，水文模型类的软件主要有：新安江模型、TOPMODEL模型、SWAT模型等。以上只是众多应用软件中普遍使用的简单介绍。据简单统计，本单位涉及水利水电的规划、勘测、涉及、施工，业务体系较完善，涉及专业共48个，每个专业的设计软件细分也很多。许多数据除最后出现在报告中，其运算是无法保存，经常数据无法获得运算，难以检验，有时查找到的数据无。

（二）新图纸打印技术给图纸保管带来挑战

工程科技类档案通常是白图、蓝图、透明图配套保存，以确保查考之间的互相转换。随着制图软件（CAD）的普及，在使用时，为防丢失，或提供给施工单位或业主参考，通常需要反复出图，或在丢失情况下转换图纸形式，即蓝图转白图或白图转蓝图。但是，随着科技发展，透明图（即硫酸图）的保存受到了新科技的挑战。目前市场上已出现蓝白图互相转换印刷的机器，而透明图则无需再保存，部分单位已经不再保存透明图。

透明图的出图和保管一直是我单位的一大难题，该材质图纸制作耗时、材质脆弱，排架查找困呐。由于单位工作需要，一个项目专业的图纸出图后，下一个编号可能在十年后才会编制印刷，随后的编辑和查找利用工作即繁琐又费时。

（三）信息时代的保密问题

信息时代科技档案的信息化面临多重挑战。随着人类社会进入到信息化、网络化时代，信息是以电子的形式存在。信息的传输采用的是光电技术，现在，信息的存储采用的是光磁技术，信息的处理采用了计算机技术、借助大数据、云计算技术等等，总之，由于信息的存在形式发生了变化，那么信息的安全问题由此而来。

个人随身携带信息存储和传输的终端——手机，可以简单的将各种内容和格式信息拷贝，无需任何阻拦的传输到云端、手机、计算机中。面对这种情况，保密工作一般靠个人自觉和个人道德，实在无法对本单位档案负责。除加大保密宣传工作，还需工具上的革新。

三、数字化管理带来的变革

综上所诉，多种科技共同作用下，科技档案的管理和利用正面临改革，从制度到工具都应有全面的调整，以便更适应社会的发展需要和科技的變革。

（一）基础建设项目技档案管理制度革新

根据信息化需要更新科技档案的管理制度及其归档流程。基础建设项目科技档案记录着科研项目的发展过程，它不是记录单一的科研项目。这类项目的科技档案就具有极强的专业性、系统性、综合性及阶段性。对此科技档案管理者务必要按照我国出台的《科学技术档案工作条例》来进行档案管理，同时，部分项目设有专门针对该项目的档案管理工作条例，对科技档案的归档工作要做到“完整、详细、统一、安全及充分利用”，杜绝科技档案的不规范归档及内容外流。基于此，要把科技档案工作和计划管理、课题管理、成果管理等工作系统性地统一起来，这样以来不仅落实好了科研工作而且高效地完成建档工作，以此制定出一套科学的归档流程，从而确保科技档案的准确性、完整性及系统性。只有这样才能让科技档案的管理工作平稳发展，使之逐渐与世界科技档案管理工作接轨，实现高效率、高质量的档案管理工作。

（二）加强科技档案利用和管理的宣传工作

科技档案的利用通常是针对本单位的工程师们在生产工作中的查考。应用人群主要是工程师，而管理人群是档案室的业务人员。因此对于科技档案的宣传利用工作，就分为两方面。其一，档案业务人员，应严格按照相关的科技档案管理规定，从事档案的收集、整理和日常维护工作，同时，关注新的管理课题。其二，应针对本单位各部门的工程师做日常的档案利用和保密的宣传和培训。具体内容涉及该类科技档案归档、整编、检索、借阅流程、保密等信息内容，在单位内部，树立档案应用和保护意识，既能提高单位科技信息保护，又能提高日常档案查考效率。

（三）档案信息保密建设

档案信息保密问题一直是老生常谈的话题。这一问题应贯穿信息化建设的始终。无论是基础设施建设、还是应用系统平台搭建、信息化资源建设、标准和规范建设以及人才队伍建设都应充分考虑保密工作建设。基础建设项目科技档案涉及保密部分，从生产到归档，从档案信息到查考利用，整个生命周期过程中都应时刻注重档案保密。这方面既要单位内部做好宣传工作，又要档案部门和其他部门之间做好相互配合，同时，在网络平台搭建时充分考虑保密工作，权限赋予可以参考国外先进管理模式。网络铺设时可以采用双网管理、责任制管理等制度建设也是必不可少的，以确保保密的科技档案信息资源不泄密，追责有道。

参考文献：

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