浅谈以人为本的医院固定资产信息化管理

徐一艺，张坚

上海交通大学医学院附属仁济医院资产管理部(上海，200002)

浅谈以人为本的医院固定资产信息化管理

徐一艺，张坚

上海交通大学医学院附属仁济医院资产管理部(上海，200002)

随着日新月异的现代科技产物运用到医疗行业中来，医院固定资产的质量和数量也无止尽的攀升。在不断探索医学未知的同时，医疗设备的科技进步与资产管理的意识薄弱是现代化医院管理模式中的一对矛盾体。从改革开放时期的手工账本式管理到如今的信息化管理模式，无纸化办公、信息化维护、网络化监管的运营模式正逐步取代传统模式。该文从固定资产的定义出发，指出固定资产管理的重要性，通过发现日常工作中的一系列问题提出解决方案，同时结合以人为本的管理模式为信息网络化的过渡阶段提供了以一个良好的开端。

固定资产管理； 资产管理员； 信息化管理

1 固定资产管理的重要性

固定资产是指单位价值在1 000元及以上(其中： 专业设备单位价值在1 500元及以上)，使用期限在一年以上(不含一年)，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上(不含一年)的大批同类物资，应作为固定资产管理。医院固定资产分四类： 房屋及建筑物、专业设备、一般设备、其他固定资产。

财社【2010】306号文件中将固定资产的额度提升至1 000元，为的是剔除一些单位价值较低的资产，从而提高医院对固定资产的管理效率，做到优化资源配置、节约国家成本的效果。固定资产是医院运行的保障，是医院开展工作的基点。对固定资产不同角度的管理对医院的营运具有重要意义。

1.1 固定资产预算管理

预算管理是指通过优化和配置有限的资金从而为临床、医技、实验室及行政科室开展日常业务提供专业设备、家具及办公设施等固定资产。只有了解了科室现有资产真实明细，才可以做出合理的预算估计。科室申报预算一般都会先把申请原因、需求和现有状况填写上交。如科室本身不了解现有固定资产的情况，极有可能错误地估算了次年的需求，对接下来要展开的临床业务与研究造成困扰。而管理部门在系统数据不准确的情况下去审批预算申请，会出现闲置同类设备、待报废未处置与已处置未申报等情况，直接影响预算审批人员对科室实际情况的判断。过度采购会导致固定资产闲置、使用频率低下，是对国有固定资产的变相浪费。采购不足，又会影响正常工作的开展。因此，资产管理为预算执行提供理论依据，应在预算申请前正确详细地了解科室内固定资产的配置情况，掌握科室运作的实际需求。为预算管理有效地节省资金，可将因故闲置的设备转移到需要的部门，提高设备的使用效率，优化资源配置。

1.2 固定资产绩效管理

绩效管理是指科室对专用设备使用、维护、送修的记录并加以分析，为预算管理和维修管理提供理论依据。科室内现有固定资产的折旧直接影响到科室成本的支出，在折旧期内应充分合理使用固定资产。有些科室的资产管理意识薄弱导致了许多弄巧成拙的后果： 考虑到采购大宗设备费用的庞大，把陈旧设备留着，觉得维修一下还可以用，或为保护设备降低使用频率。然而，在科技迅猛发展的今日，零配件停产、机件老化，如若再缺乏平日里的清洗维护，不加以处置，发挥不了作用。每年几十万甚至几百万的折旧额留在账目上提高了科室的固定资产成本，得不偿失。应积极鼓励、正确指导科室，在合理利用国有资产创造价值的同时适时地更新报废，对于使用率低的资产考虑跨科室共同使用，在与时俱进的同时有效地提高设备生产力。

1.3 固定资产维修管理

维修管理是指在固定资产采购合同的保修期生效之日起至处置完毕为止，对资产进行日常的维护保养、在出现故障或潜在风险时提供或购买维修，并对同类资产的类似处理模式进行对比，提高固定资产使用绩效，并为预算管理提供基础。良好的绩效管理，也为维修工作提供了有力参考依据。应在资产采购合同的保修期内，提供指定次数的维护及保养，并在临近结束的最后一周(或一月)提供一次较大规模的维保，为接下来的有偿服务提供基础。同时，系统维护的数据中，应对保修期内的维修情况做出线性评估。在单位时间内故障率高的固定资产应在下一次购买时做出调整； 若仅某一科室的同类资产故障率较高，应对该科室的使用人员及时进行规范化培训、指导及考核。对于批量型购买保修的设备，如科室统计数量与系统管理数量不符，会严重影响到维保采购人员的判断和操作。对于非批量型固定资产，在一台设备送修需要院内调配一台临时使用时，应根据现有账目中相对当时业务使用有盈余的科室进行借用调配。固定资产的预算管理、绩效管理和维修管理都是固定资产管理的重要组成部分，三者相辅相成缺一不可，为医院运营打下坚实基础。

2 固定资产信息化管理过渡阶段的现状

科技是第一生产力。为实现资产管理信息化的模式，所有医院都在不断地推进扫码式标签、系统数据维护、电子化盘点及报修等工作。资产条码的材质、格式等也在摸索中不断改革。每次更新换代，总免不了全院规模的资产盘点和清查，在覆盖新技术的同时层层筛选历史遗漏问题。

2016年上海市财政局及申康召开的资产清查会议及最新一版的《事业单位国有资产管理规章制度》的学习，在与其他事业单位的工作人员交流难点、经验分享，并结合我院的实际情况，谈谈系统维护和资产盘点两方面的细节问题。

2.1 系统维护

系统维护是账务岗位的基本工作，根据验收单和发票，将固定资产增/减值信息录入系统； 对固定资产处置(资产转移、报废等)数据维护到系统中。同时，每月统计月报表、折旧表等递交给财务部门的相关数据表单。必要时，根据不同的数据模块，提供所需的固定资产统计表单。系统维护的工作简单而反复，究其细节仍有推敲之处。

(1)确认签章

固定资产的价值界限是1 000元，而我院采购合同的下限是10 000元。对于1 000～9 999元的固定资产，账务人员通过核对发票上的签章和验收单的信息进行入库、领用并出票。该类发票上应有采购中心主任、采购员及库房验收人员的签字或盖章； 验收单注明固定资产放置地点、资产信息、金额及签收人签章。同时，验收单应为院方统一格式，便于统一管理、保存，也可体现院方严格执行质控标准。对于供应商提供的各类签单或复印件应不予收取，防止他人冒签、代签。万元以上的固定资产经合同系统电子化信息进行核对，同样需要提供院方验收的签收单据，发票上注明合同编号。

(2)随机抽查签收人员确认

为防止事后补签字、验收后资产调整放置地点或是签字模糊的草签，应根据自身经验随机抽取部分与签收人或其主管联系确认。在实际的工作中也会出现这样的情况： 送货一批同类轻便型设备，由一位统管多个病区或楼层的护士长签收，随机验收单上出现该批次资产的使用科室或存放地点为签收地点，实际却被护士长分发到不同位置。对此，应对特殊情况进行辨别并及时沟通。

(3)特定固定资产登记到人

对于科研等特殊经费采购的便携型资产，如便携式计算机、氧饱和度测定仪、种植手机等，可随身携带的固定资产应登记到人，或由科室的资产管理员详细记录。在抽查时，可以及时了解情况。许多工作细节，虽然会影响工作效率，甚至牵涉更多的工作量。但从长远角度考虑，此刻的一小步是将来的一大步，可持续发展运营很有必要。

2.2 年度盘点

普查在人力、物力、时间都足够的情况下绝对是理想的状态，而一个人要在日常工作的缝隙中大规模地对科室资产进行核查更应选择抽样调查。是否随机？应根据所在医院的实际规模与实际情况而定。我院现有固定资产三十余亿元，临床科室四十余个，且每个科室又可细分，例如： 一个消化科可分为西部消化研究所、东部消化科一病区、东部消化科二病区、西部消化科病区、东部胃镜室、西部胃镜室、东部消化科门诊、西部消化科门诊。目前，我院共涉及东西北三个院区。其中，东西为综合性院区，北院以专科为主。如此大规模的盘点范围主要从以下两个角度进行计划。

(1)盘点科室的选择

就我院而言，几乎所有科室均有东部和西部，而主要的行政科室及小型实验室都在东部、大型研究所在西部； 规模小的科室，2-3个科室组成一个楼层的病房，规模大的一个病区占据了几个楼层； 近年来为促进学科发展引进人才，医院也成立多个新进的科室。根据不同院区的特性，应开展不同的管理模式，职能上可以将科室分为： 临床、医技、实验室及行政。在这四类中抽取，可提现抽查对象的均衡性，然而并不利于实际的固定资产管理。从实际的工作经验得出，更理想的方式是通过对比、筛选：

a)筛除上两年已完成盘点的科室： 此类科室，应根据其盘点结果进一步的跟踪，而无需短时间内再次盘点；

b)筛除一年内转移过地理位置的科室： 在科室调整地理位置的同时，应对其现有固定资产进行基本核对，对于无法搬运的物资应做相应的处置工作(资产转移、报废等)；

c)筛除近四年刚刚成立的新科室： 新建科室在成立时一般会使用新增采购固定资产或接收其他科室转让资产，因此资产量少且账目清晰；

d)筛除资产管理员积极配合并主动提供资产明细及管理情况的科室： 对于账目清晰管理积极并设有全职的资产管理员的科室可以考虑设立免检单位，节约劳动成本；

(2)信息化盘点

最初的盘点方式都是打印纸质版本的科室账目清单，去科室一一清点，一一打勾。利用信息化的移动性数据库可以帮助盘点人通过现场扫码得到对应的资产信息，并在盘点现场实时的反映盘点情况。对于批量性固定资产盘点，资产信息量大、资产分布广泛、资产移动性大、移动设备存储量小、标签打印成本高、移动办公信息安全等问题是现场办公的几个难点。目前的盘点中，资产标签是信息化的标志，既是盘点的一部分也是固定资产管理中重要一道工序，体现了固定资产的实物性和先进性。条码使用专用的条码打印机打印出特殊介质的防水、防油污、方撕裂的标签纸，以保证固定资产标签长期保存和清晰。 目前，为在扫码的同时提供更多的数据信息、提供维修系统电子保修等操作，我院目前完成二维码资产标签代替原有的条形码标签。无论是二维码还是条形码，标签使用时也会出现一些无法预估的问题。例如，器械类高值固定资产无法粘贴标签： 包括手术器械、内窥镜等进入人体的医疗器械不可能通过贴标签来保管。为此，经与科室协商得出两种管理方式。一是对于小规模消毒并可以独立存放的医疗器械(例如： 胃镜)，可以将标签贴在消毒柜上。这样既可以定点保存指定资产，又方便清点。某一个格子空着，说明该镜子正在使用； 二是对需要大规模送去供应室灭菌消毒并且不可单独存放的医疗器械(例如： 手术钳)，应对器械分类的总量进行清点，尽可能保证数量上的齐全。

条码管理系统能够有效地解决传统管理方式中存在的资产管理账务不清、资产设备闲置浪费等问题，极大地提高资产管理的工作效率，和设备的利用率。为医院的固定资产提供全方位的动态数据信息，从而建立医院资产的信息化管理系统，全面提高医院的经济效率。

3 以人为本的固定资产管理员制度

医院的固定资产管理员一般由每个科室的护士长、主任助理或副主任担任，要求对日常固定资产的签收、存放、使用、维保有一定了解的老师担任。固定资产管理员在日常的资产管理中起着重要作用，对于一家涉及三个园区的大型综合性三甲医院，仅凭一人之力是难以完成全盘管理的，此时就应调节资产管理的组织架构，激励职能层的主动性，把资产管理落实到精细化。因此，大型院区资产管理应实施以人为本的固定资产管理，主要从以下五个角度展开：

3.1 保持良好的沟通

一年开展两次固定资产管理员的培训，上半年进行上一年度盘点情况的总结，表彰在盘点中积极配合主动操作的科室，并从中分享各自经验。下半年可进行一次指定设备的培训等。充分给予科室表达自主观点的机会，通过互动讨论找出合适的解决方案。

3.2 挖掘主观能动性

由于固定资产管理员多数为兼职工作，平日里的主要工作还是以临床医疗护理为主，对于资产管理员的义务付出，应从科室的角度出发为科室的长久利益着想； 动之以情、晓之以理地宣教固定资产管理的重要性； 鼓励科室尽量地解决历史遗留问题、周期性自我盘点以提高资产管理效率。

3.3 提供信息化管理

在资产流程中，信息化操作提供了很大的便利。科室可以从内网系统直接看到自己申请购买或处置资产的进度，大大降低了人力成本，解决了传统纸张流程所带来种种不便。在目前的信息系统中，固定资产管理员授权通过内网系统登录界面便可以看到管辖权限范围内的资产情况，并且可以在内网上进行资产处置的申请。同时，我院正以手术室为试点，逐步将工作创新拓展到扫码保修服务，以缩短维修速度、降低维修成本。

3.4 寻找科室化方案

为指出固定资产的分类及相对重要性，提出盘点方案。对于日常非正式的自查，小规模科室(行政)以普查为主； 低值量多(财务收费处)以清单数量为主； 大规模科室可根据职能或其他方式设置多位资产管理员。

3.5 强调流程重要性

对于资产意识薄弱的科室，应随机性提醒资产重要性，强调流程的流转方式及可能出现的情况。科室常常认为一旦提交报废申请，便可高枕无忧。废弃的设备堆置角落无人看管直至遗失。对于资产处置，应指出： 其实际包含的意义并不仅仅为常规认识的报废。处置方法包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损以及货币性资产损失核销等 。而医院内部常规接触的为报废和内部转让，合理的资产处置方式可以使医院资源配置更优化。

4 结束语

综上所述，固定资产管理在医院日常的运行的过程中有着举足轻重的作用。在不断深化的信息技术模式上，结合以人为本的工作理念，从我院的实际情况出发，提出一系列的问题和日常工作应注重的切点，强调科室人员的主观能动性，为加强医院固定资产管理提出浅显观点。然而，优化资源配置、调整资产管理模式根据不同院情，相应的对策也应有所变化。以上观点仅供参考，希望对各位同仁的日常工作有所帮助。

[1] 上海市财政局.医院财务制度[Z].2011-3.

[2] 王萍.医院固定资产条码管理系统的应用体会[J].医疗卫生装备,2008,29(1): 79,90.

[3] 陈锦梅.医院固定资产条码管理系统的应用及其价值研究[J].行政事业资产与财务,2016 (21): 9,66.

[4] 事业单位国有资产管理暂行办法.财政部令.(第36号)[Z].

Discussion of People-Oriented Informatization Management on Hospital Fixed Assets

XU Yiyi，ZHANG Jian

The Asset Management Department of Renji Hospital Affiliated to Shanghai Jiao Tong University School of Medicine (Shanghai,200002)

As the ever-changing modern technique products have been applied to the healthcare industry,the fixed assets in hospital are soaring in both quantity and quality. While we are exploring the unknown field,the technical progress of medical facility and the lack of awareness in terms of asset management are pairs of paradox in modern hospital management mode.The new manners of informatization management,such as office automatization,informatization maintainence and networked supervision,are gradually replacing the traditional handwork-oriented management during the reform and opening period.This work first gave a definition on fixed assets,then underscored the importance of their management and proposed solutions to a series of problems in daily work,as well as combined the people-oriented management mode to provide a good start for the transitory period of information to network in sequence.

fixed asset management,asset manager,informatization management

10.3969/j.issn.1674-1242.2017.01.016

徐一艺,E-mail:hecatekeys@hotmail.com

R197.322

A

1674-1242(2017)01-0050-04

2016-12-12)