基于“文档一体化”的科技档案管理系统建设思路

包 蕊

（北京市水利规划设计研究院，北京 100048）

基于“文档一体化”的科技档案管理系统建设思路

包 蕊

（北京市水利规划设计研究院，北京 100048）

从科技档案管理的角度出发，以科技档案管理系统建设的总体思路为架构，利用文献分析法，结合在水利设计单位从事科技档案管理系统建设时所遇到的问题和解决方法，从系统应用层面对系统建设目标、管理对象范围、管理工作内容、支撑条件 4 个方向入手分析，简要阐述基于“文档一体化”管理理论的科技档案管理系统建设的总体思路。同时在此架构上，针对水利设计单位的特点提出系统建设的注意事项。

科技文件；科技档案；文档一体化；科技档案管理系统；水利设计单位

0 引言

《北京市城市总体规划 2016 年—2030 年》的正式发布预示着北京市的水利建设项目将越来越多。如何充分发挥自身优势，从百家中拔得头筹，是传统水利设计单位需要面临的问题。科技档案作为水利设计单位在科技、生产活动中的第一手资料，是本专业领域内长年累积下来的技术活动记录产物。对水利工程设计业务来说，这些拥有宝贵信息的科技档案是传统水利设计单位优于其他非本领域设计单位的重要筹码。因此如何有效管理和利用这些科技档案，发挥其作用提升单位竞争力，对于传统水利设计单位而言是一个值得重视的问题。建立完善的科技档案管理系统，是提高本单位在设计行业核心竞争力的重要措施。

基于“文件生命周期理论”的“文档一体化”管理理论，指的是“从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理[1]”。引申入科技档案管理活动中，可以描述为科技文件到科技档案的一体化管理过程。这种管理模式充分符合科技档案特点[2]17-19，实现了科技文件到档案的全过程控制，保障了科技档案的系统性、完整性和真实性。随着协同一体化设计平台在水利设计行业的广泛应用，“文档一体化”的管理理论可以通过技术手段更好的实现，作为指导思想贯彻于科技档案管理系统建设中。

以科技档案管理系统建设的总思路为框架，结合在水利设计单位参与档案管理系统建设的经验，将“文档一体化”管理理论应用于科技档案管理系统建设的实际操作中。从系统应用层面对系统建设目标、管理对象范围、管理工作内容、支撑条件 4 个方向入手分析，提出建设思路。并结合水利设计单位的特点，提出一些系统建设注意事项。

1 明确系统建设目标

以遵守国家法律法规为前提，形成并提高自身在水利设计行业的核心竞争力是水利设计单位档案管理系统建设的总体目标。同时针对业务和档案工作建立分目标，并保持 3 个层次目标与本单位总体发展规划相一致，做为系统建设的指导方向。

业务工作目标是为了明确科技档案管理系统建设对本单位水利设计活动所发挥的作用而设立。如完善科技文件在生成过程的流程化、规范化管理；科技文件预归档化的质量控制；科技文件的积累；电子文件的自动留存；科技文件的查考凭证；责任追溯等。目标要建立在提高业务工作效率和优化设计人员归档流程的前提下，达到科技文件的自动化、标准化管理，为文件转档案的后续管理内容打好根基。

档案工作目标是指系统针对科技档案工作本身设立的目标。如归档过程的规范化管理；保证科技档案的可靠、成套、安全、有效；保障科技档案的成套性特点；提升科技档案的利用率，发掘发挥价值；科技档案管理工作自动、智能、高效化；减少重复性工作；电子文件的自动接收等。在总目标的指导下与业务工作协调一致，达到科技文件到科技档案转换的“一体化”管理。

2 明确系统管理对象范围

科技文件是产生于科技、生产业务活动中的信息记录，其中有保存价值的部分最终转化为科技档案（科技文件广义的概念）[2]114，因此科技文件的质量决定了科技档案的质量。通过分析科技文件的来源、内容、价值明确科技档案的归档范围即管理对象范围，是系统建设首先需要明确的部分。可以从“科技文件材料的登记工作、清理工作和归档范围的细化[3]”3 个方面入手。

应用于系统建设实践中的具体步骤可规划为：1）应完善并规范本单位所采用的，如协同设计平台中的设计流程和 OA 办公平台中的项目管理流程。对在日常业务活动中产生的所有科技文件进行规范标准的流程化管理，确保科技文件从产生到转化为档案前的过程纳入企业管理流程的监控范围内，以实现科技文件的实时登记。2）可通过调查表形式对各个业务科室进行调研，由业务活动负责人对本科室日常产生的科技文件类型明细，从技术和业务工作角度分析其价值。档案管理人员统计分析后作为参照项，对已登记科技文件进行类型划分，清理、归纳其中有查考利用价值的科技文件类型范围明细。3）将文件清理后的科技文件类型明细，结合国家、行业发布的归档范围及保管期限表，制定和细化适合本单位实际情况的归档范围和保管期限表。

对于水利设计单位而言，科技文件来源可大致分为以下 2 类：1）通过项目管理流程正式提交设计成果的文件。如本单位业务部门正式提交给业主单位的水利工程设计的报告书、图纸、勘察文件、多媒体演示模型等。2）项目设计过程中与项目成果相关的过程记录。如设计过程中未正式通过项目管理流程提交给业主的、项目合同、招投标等文件，以及项目设计相关原始记录、计算书、质量文件、设计报告批复等。对于第一类通过项目管理流程正式提交的科技文件，由于此类文件代表本单位业务设计活动的最终成果记录，必须在归档控制范围中。档案部门可结合项目管理流程系统，通过分析产品任务报出流程，规划科技文件产生到闭合的流程图，在科技文件完成现行流程的闭合点设置归档节点，实现科技文件的自动登记。对于第二类文件，档案部门可先根据文件来源的具体情况，将科技档案管理系统与对应的 OA 办公系统流程及设计管理流程对接，通过在其流程闭合点增加归档节点实现文件登记。做为设计单位成果的过程文件和其他相关文件，是阐述设计成果形成过程和形成结果的有力依据，应随成果文件一并归档。

在制定和细化水利设计单位的归档范围表和保管期限表时，应结合国家法律法规及水利部印发的《水利科学技术档案管理规定》及其附件《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》[4]等，制定内容符合本行业、本单位的特点。

3 明确系统管理工作的内容

“档案管理工作是指利用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作[5]70”，内容包括档案的“收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用[6]”等活动。水利设计行业的科技档案管理系统也必然要建立在此基础上，可分别概括为收集类、整理类、管理类、利用类等功能。由于收集类和整理类功能在实际操作中会大量继承科技文件中的元数据或著录信息等内容，因此在功能设计时，应充分考虑与科技文件管理流程在功能上的衔接。

收集类功能包含科技档案的登记、鉴定、归档等内容，是科技文件登记、鉴定工作的继承。水利设计单位在系统建设时，可通过规范统一属性条目进行同属性数值匹配，通过接口服务以 XML 文件为载体推送属性信息等方式将符合归档范围，且有留存价值的科技文件属性信息从科技文件管理流程中提取出来，自动转入科技档案管理系统中，作为科技文件转档案时核查验收的主要依据。同时将科技文件生成时，以菜单形式作为文件必填属性信息的归档范围类型，与嵌入科技档案管理系统中的归档范围类型和保管期限等信息自动匹配，实现科技档案保管期限自动鉴定。现阶段通过建立统一的标准将本单位 OA 办公、协同设计及档案管理等系统相结合，很容易实现智能化的科技文件转档案的登记、鉴定、归档等系列功能。

整理类功能包括科技档案的分类、编号、著录等功能。科技档案的著录功能是建立在科技文件著录的基础上，在文件形成阶段，除系统自动记录的元数据外，对于科技文件的描述推荐由文件形成人进行。由于水利设计单位的科技文件形成者一般是设计人员，因此由设计人员从专业角度对科技文件属性进行描述是最为科学和精确的，且便于业务利用。随后通过技术手段，将原有科技文件属性自动提取入科技档案管理系统，然后由档案人员从档案专业角度对该科技档案的属性进一步描述，便于档案管理。在设置分类、编号功能时，可依据文件清理时划分的分类结构，转化为代码的形式嵌入管理系统，实现科技档案归档和库位编号的自动排列、去重。水利设计单位的档案人员在整理时，对于同一项目的不同载体、类型的科技档案，要求保持之间的成套性。如某种原因不能放在同一分类下，可通过超链接、附件挂接、标注等方式标引相关档案位置，保持它们之间的有机联系。

管理类功能可归纳为科技档案的保管和统计、借阅等。保管功能是指通过建立良好的环境和秩序以达到对科技档案的保护和管理。水利设计单位在系统建设时，应设立科技档案信息和数据的自动备份，以及自动恢复、档案管理的权限分级设置、档案的分类保密等功能，保障科技档案的数据安全。同时，建立统计功能以便掌握档案工作的基础性数据，作为日常业务与考核的依据，并为本单位未来的工作发展决策提供材料。借阅功能是对科技档案的借阅进行管理，与统计功能配合使用，使档案工作人员充分掌握科技档案借阅的具体情况。

利用类功能是科技档案管理的最终目的，是实现水利设计科技档案价值的主要手段。科技档案管理系统可通过 B/S（Browser/server）端口，为业务人员提供科技档案信息的检索、借阅及电子文件的在线浏览、下载等服务，提高档案的利用率，发掘科技档案的知识价值。实践中应特别注意科技档案的使用权限与保密要求，可与人力资源管理系统相结合，统一管理科技档案使用人员的范围与权限，在合理合法、保障本单位利益的前提下实现科技档案的共享和利用。

水利设计单位在建设上述基础功能时，还应充分考虑水利设计行业的特点。在实践中可以看到，一方面，由于目前大部分水利设计单位在业务活动中即科技文件形成阶段基本实现了计算机辅助设计和引入了协同一体化设计平台，因此在建设收集、整理、管理、利用类功能时，应充分考虑电子文件形式存在的科技文件在管理归档过程中所占有的比重。对于采用了协同设计平台的设计院，在保持传统科技文件管理功能上，增加电子文件的自动收集功能，如 AutoCAD 打印插件和打印机驱动监控收集等，可根据本单位特点和实际情况选择适合的收集方式。同时在科技档案管理系统中增加电子文件及其属性信息的智能识别、提取、管理功能。例如通过扫描硫酸图纸上的识别条码，自动提取协同平台服务器中对应电子文件和信息属性，归入相应工程项目中。并同步生成 PDF，DWF 等在线浏览格式文件，供 BS 端口在线浏览和下载。另一方面，由于水利管网的联动性特点，水利设计文件之间有着必然的联系。比如同一条流域的不同河流、同一行政区域的不同湖泊，有可能分属于不同项目。实践中，可在项目流程管理系统中加入与该设计项目水系、流域、行政区域等属性，作为该项目科技文件的基础属性继承到科技档案管理系统中，做为后期科技档案管理、利用时表述其相关性的基础数据。

4 完善系统建设的其他支撑条件

先进的科技档案管理经验表明，确保“文档一体化”的管理，建立完善的科技档案管理系统，需要顺畅的体制机制和良好的制度建设作为支撑。

科技档案管理体制建设支撑着科技文件管理流程和档案管理系统的运行，指导着科技档案工作制度的制定与落实。水利设计行业在建立完善科技档案管理体制建设时，应充分考虑本单位的管理和组织结构。明确和细化科技文件和档案管理的各个责任部门及其责任内容，实现“统一领导、分级管理”（此处参考“档案工作基本原则”理念）的原则[5]77，注重体制运行的实际效果。

科技档案管理制度建设是保障科技档案管理系统在实际中充分发挥作用的基础。良好的制度建设不仅是照搬国家法律法规、标准规定，还应根据本行业、本单位科技档案管理具体情况制定和细化工作制度。水利设计行业可根据《档案法》《科学技术档案管理工作条例》《水利科学技术档案管理规定》等法律法规、国家及行业标准为基础，结合本单位科技档案管理系统建设的具体情况，制定、细化适合本单位的工作制度。

除了上述 2 个条件外，系统的培训与宣传、专业人员的培养与管理、先进科学技术、软硬件支撑也是完善科技档案管理系统建设的条件，可结合本单位实际情况开展相应建设工作。

5 结语

上述 4 个章节，是建立在档案管理系统建设的基础上，针对科技档案管理方向进行的分析。在“文档一体化”管理理论指导和科技档案系统建设实践的基础上，针对水利设计单位的特点进行的优化和完善，实现科技档案的全过程管理，保障科技档案的完整、成套、真实、可靠。并且通过在实践操作中，再次证明“文档一体化”理论在科技文件到科技档案管理建设中的科学性和先进性，是知识经济时代信息管理的主流模式[7]，是科技档案管理系统建设在应用层面的理论基础。不仅对于传统的科技档案管理适用，对于新科技背景下的电子化管理模式同样适用。随着智能化大数据时代的飞速发展，国外科技档案管理研究重点已放到互联网时代科技档案的利用上[8]。对于我国水利设计单位而言，如何通过更加人性化的交互平台提供科技档案的利用，也是未来科技档案管理领域研究的重点。同时随着科学技术的不断进步，水利设计单位会不断引入先进的设计技术、模式，这些类型文件、档案归档范围的界定、管理，都是需要通过实践研究检验。新技术、模式下的科技文件管理对于科技档案管理系统建设无论是从理论、技术、体制和制度建设都是一个未知的挑战。如何紧跟发展形势，使科技档案管理系统紧随科技文件设计技术、模式的变化，“文档一体化”管理理论能否继续适应新形势下的科技档案管理，需要水利设计单位的档案工作人员在实践中不断学习、探索。

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[5] 冯惠玲，张辑哲. 档案学概论 [M]. 2 版. 北京：中国人民大学出版社，2006: 70，77.

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Scientif i c and technological archives management system based on“document integration”

BAO Rui
(Beijing Institute of Water, Beijing 100048, China)

This paper analyzes the construction of scientific and technological (sci-tech) archives management system from the view of sci-tech archives management. By means of literature analysis and the author’s experience in the construction of sci-tech archives management system in water conservancy design companies, it analyzes four aspects: system construction goal, management object scope, management content and supporting condition from system application level, brief l y expounds the overall thought of sci-tech archives management system construction based on management theory of “Document Integration”. At the same time in this architecture, some matters need attention are put forward for the system construction of aiming at water conservancy design companies.

scientif i c and technical documents; science and technology archives; document integration; scientif i c and technological archives management system; water conservancy design company

G275.3

A

1674-9405(2017)06-0065-04

10.19364/j.1674-9405.2017.06.013

2017-09-20

包 蕊（1983-），女，北京人，本科，从事科技档案管理工作。