浅析工程档案重要性及现实运用

2017-04-07赵盼

山东水利 2017年2期

关键词：南水北调工程质量重要性

赵盼

（山东大禹工程建设有限公司，山东济南 250013）

浅析工程档案重要性及现实运用

赵盼

（山东大禹工程建设有限公司，山东济南 250013）

工程档案作为工程实体的外在体现和载体，贯穿于工程的全寿命周期，始于工程立项可研阶段，形成并丰富于建设及运行管理期，止于工程废除。本文以南水北调工程建设及运行管理期档案管理实践过程为基础，结合工程档案管理实际，浅析工程档案管理的重要性及其多方面的运用。

工程档案；全程管理；重要性及运用

工程档案通过丰富详实的多媒体图片、音像及纸质文件，从各个角度直接反映工程质量高低，同时也全面反映策划者、建设者及运行管理者的决策、建设及运行管理水平。

1 工程档案管理的重要性

按照工程档案一般定义，工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、设计、生产准备等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分，是工程全寿命周期完整、形象的反映和概括。工程档案作为工程全寿命过程忠实见证者，其重要性主要体现在以下几方面。

1.1 工程档案具有见证性

因工程实体建设本身的系统性和复杂性，从参与各方人员繁复、涉及学科和资源体量庞大以及主体工程建成后的整体性考虑，导致在工程主体建设完成后，针对工程本身的内观质量无法再从工程细部一一追溯。而此时，工程档案本身所具有的原始记录性和备以查考性的见证属性则承担答疑解惑的主要任务。可以说，工程档案是最终成为评价工程质量的最权威证据。

1.2 工程档案具有“不可复制性”

所谓工程档案的“不可复制性”，主要是其重要性和严肃性所决定的。但是，在人的生产活动中，因素质的高低，理解的深浅，往往会造成结果的不统一、不规范。而档案的“不可复制性”这一档案属性，则要求档案的形成和整理归档绝不能随意复制、心血来潮的去事后制造、更不得随意更改、增删。

1.3 工程档案具有凭据性

工程档案的凭据性，即所谓的证据、证明，因工程建设场景的不可回溯性，导致在工程建设管理过程中，对于工程价款结算的复核、设计变更甚至是工程索赔将是最终决定结果的唯一证据。

1.4 工程档案对于运行管理具有全面指导性

工程建设验收并移交后，方开始行使其功能。而因为工程本身的特殊性，建设者与运行管理者往往不是同一单位或人员组成。此时，通过工程档案的细致研阅，运行管理单位将会迅速全面掌握工程特性、设计指标及运行工况，从而迅速进入管理状态，减少和避免无效甚至错误劳动，提高效率，确保工程发挥效益最大化。

2 工程档案的现实运用

工程档案在南水北调工程建设和运行管理过程中发挥着重要作用。主要体现在以下几个方面。

2.1 工程档案为决策提供科学依据

工程档案记载着工程建成后效益发挥情况，为后续工程上马决策提供依据。南水北调工程自2002年开工建设，至2013年工程全面建成并通水运行，三年来，累计调水已近12亿m3。通过几年来持续不断的安全观测和水质监测数据档案分析，工程质量是符合设计要求，水质是达标，工程实现了既定规划和建设目标。以此为基础，也更加坚定了政策决策者的决心。下一步南水北调东线工程向天津应急供水的相关调研工作也已启动；近几年来，南水北调东线工程在保护南四湖、东平湖、小清河生态，解决胶东地区干旱之急、城市供水安全方面也发挥了重要作用。因此，工程档案是南水北调工程全过程的记录和工程效益的忠实见证者。

2.2 工程档案在工程投资方面的作用

工程档案的合理运用可节约工程资金、维护正当利益。南水北调工程为国家投资大型水利工程，其工程质量过程管控严、抽检及第三方检测多。检查专家通过查阅丰富详实的档案资料即能全面了解工程施工过程，掌握工程质量，从而相应一定程度的减少取样、取芯等检测工作，既能够减少因有损检测活动对工程实体造成的损伤，同时也大大节约了资金。

同时，在工程建设过程中，难免会发生工程索赔等经济活动。此时，通过各方工程档案的原始记录为凭证，可以合理、合法的维护正当利益，达成正当诉求。

2.3 工程档案在工程质量方面的作用

工程档案是工程质量的强力佐证。就大型水利工程档案组成而言，其构成的主体即为工程建设期施工、试运行及各类质量检测评定、验收等活动记载而形成的档案。工程档案也是工程运行和隐患排查及问题追纠等关键依据。

2.4 工程档案在运行管理方面的作用

运行管理期，工程档案的运用主要体现在以下几个方面：一是为运行管理者提供工程主要技术参数及指标；二是在工程维修、大修阶段，特别针对金结、电气等专业工程，工程档案能为维修人员提供维修思路和方案；三是在工程改扩建阶段，详实的工程档案可以为施工单位提供预埋管线、件等隐蔽工程的位置或型号等；四是工程档案在运行管理期的延续、更新、充实等工作，更能全面反映工程全寿命阶段的价值，为后续运行管理提供经验积累，为今后类似工程的决策提供基础和依据。

3 档案管理存在的问题及建议

目前，工程档案的作用和重要性在工程建设和国民经济决策生活中的作用日益凸显，但纵观工程档案的全过程管理和使用，仍存在档案管理人员水平参差不齐、档案管理资金投入偏少导致档案存放环境恶劣以及档案检索电子化程度较低导致档案利用效率偏低等问题。通过工程档案的实践管理看，应从以下几个方面入手，解决制约档案管理的问题。

首先，想要根本解决档案从业人员素质问题，要通过各种手段强化管理层档案重要性的认识，强化组织领导。以此为基础，做好专职工程档案管理人员尽早介入工作，全过程参与，同时采用“走出去、请进来”的方式，开展档案档案人员培训工作，提高档案工作效率。保证档案管理工作的持续性、连续性。

其次，为解决档案存放环境的问题，建议应在工程建设前期即设立档案管理专项资金，通过强制性规定，确保运行管理单位建立符合保管要求的档案室，配备齐全专用设施，确保档案保管符合要求，促进档案管理进一步制度化、规范化。

最后，为做好档案电子化检索工作，为最大化发挥工程档案的效力，使其更好服务于工程建设和管理，建议专业档案管理、验收机构能发挥自身专业优势，结合工程档案特点，同时与目前较为成熟的网络检索单位合作，开发制定相应的工程档案计算机检索标准和规范，势必将大大提高工程档案管理的水平和效率。