数字化档案管理系统在工作中的应用

2017-04-07由志茹

山西水利 2017年12期

由志茹

（山西省水文水资源勘测局，山西太原 030001）

随着计算机技术和信息通讯手段的发展，大量的纸质档案已经转化为数字文档，同时又有新产生的大量数字照片、音频、视频等，档案数字化建设和管理已经成为档案日常工作中必不可少的环节。随着大数据时代的到来，如何确保档案管理的准确性、有效性和安全性成为顺应时代的必然要求。相比传统档案管理工作，数字化智能化档案管理效率和质量大大提高的同时也带来了新的问题和挑战。

1 公文档案的“双套制”管理

在现代化的办公模式下涌现出大量的电子文件，电子文件作为档案存档也势在必行，但目前电子文件不能成为单一的档案存储形式，在实际工作中纸质档案、电子文件档案同时接收就成为档案保存模式的必然选择。传统纸质档案的整理一般遵循确定整理方案、文件修复、档案装订、分类排序、加盖档章、编制页码、条目登录、打印报表、装盒上架等几个步骤。电子文件档案的来源可以是日常工作中新产生的电子文件，也可以是过去纸质档案进行数字化处理过的电子文件，运用相关的档案管理系统进行档案立卷归档、数据录入以及后期检索、分析和利用等方面的工作。对比传统纸质档案管理，数字化档案管理的优势是节约了档案的存储空间，可以解决档案库存的拥挤问题；以多种载体形式进行保存，具有高速的检索功能，有利于档案资源的高效利用。

2 数字化档案管理权限

在档案管理系统中根据系统设置的安全规则建立管理人员的职责权限，划分出档案管理员、兼职档案员、利用人员、审查人员等不同层次的用户组，严格控制不同的用户身份认证和权限，管理档案日常使用人员的浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作权限。档案管理人员对权限之内的电子文件进行收集积累、鉴定检验、归档保存。高级档案管理人员的权限除了日常档案业务工作，还可以参与档案系统的基础设置，包括全宗单位建立、档案类型、分类表、代码表、企业类别、档案整理规则、档案排序规则、档案报表等。普通档案员和兼职档案员可以完成日常档案业务管理，包括档案的收集、整理、编目、移交、归档、保管、检索、鉴定、统计、编研等。通过控制每个级别管理人员的职责管理范围和权限，规范管理人员正确行使权限，才能保障档案信息安全性。

3 定期备份与档案数据安全

对存储于档案管理系统的电子文件进行定期备份是系统安全保障最重要的辅助措施，防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，这是档案管理非常重要的一个环节。在专业计算机技术人员的指导下将计算机硬盘上的原始档案数据（包括档案管理系统）复制到2份可移动媒体上如光盘或磁盘，将其中1份备份转移到地理位置不同的地方存放保管，在出现数据丢失或系统故障时将复制在可移动媒体上的数据恢复到计算机硬盘上，从而保护档案管理系统及其档案数据。

防止病毒和黑客侵入也是保证电子档案安全的重要方面，病毒防护技术性很强，在专业计算机技术人员的指导下，档案管理系统运行的服务器和备份服务器都需要安装防病毒软件，同时还需要配合网关和防火墙来解决档案管理系统的病毒问题。如果备份服务器中的数据文件受到病毒破坏完全不能重新恢复使用，要防止破坏现行系统的正常运行。

4 数字化档案的储存介质

由于需要归档的电子文件是数字设备及网络环境中生成的，常常以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机及网络设备进行传递和使用，与以往所有其他形式档案文件的基本区别就是失去了“原件”概念，在实际工作中需要归档的电子公文能以纸质文件形式按照传统方式归档，但其他的一些电子文件，如图形图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、数据文件、超媒体链接文件等其内容与存储介质息息相关，然而存储介质在不断的更新，新的存储介质不断出现，还有计算机的升级逐渐对老式存储介质不再兼容，原存储介质上的信息转换到新型存储介质上，转换过程中是否会导致原来文件的失真也是档案数字化管理工程中面临的一大挑战。

5 档案库房安全管理系统的应用

现代化的档案管理是对电子档案和库房档案进行同步管理，除了上述数字化档案管理系统的应用之外，档案库房安全管理系统的投入使用大大提高了档案管理人员在实际操作中的效率，实现了对档案库房智能密集架、恒温恒湿设备、空气净化设备、红外防盗设备、出入门禁设备、视频监控等各类设备的检测、评价以及时处理。就档案库房温度湿度来说，温度湿度与保管好档案，延长档案寿命有很大关系，因为温度湿度对档案材料有着非常大的影响，高温高湿的环境很容易导致危害档案制成材料的霉菌、细菌繁殖，也会加快纸张老化的速度以及增大灰尘吸附能力。投入温度自动调控管理的应用后，可以监控库房温湿度，对自动记录库房温湿度变化的数据进行及时收集分析，保持恒温防潮，有效地提高了档案库房环境的监测和维护。另外还有其他的管理功能，比如，视频监控系统可以实现对档案库房24h全覆盖无死角监控排查，定期备份视频监控数据，以备日后查用；使用门禁管理系统建立“双人双锁”库房出入管理体系，可以设置入库人员资格，对档案库房安全出入严格控制；档案库房另一个需要着重防范的是火情，自动防火报警管理可以定期维护灭火系统，确保自动防火报警装置正常运行，如果出现异常情况，系统可以及时通知相关工作人员。