高职院校二级院系办公室人员工作管理现状分析与对策

黄丽洁

[摘 要]当前，随着社会教育环境的变迁及各大院校发展需要，继本科院校进行二级管理改革后，高职高专学校也开始进行二级管理改革。对于二级学院办公室人员工作如何有效管理，也成为二级管理改革中的一项重要思考与研究内容。

[关键词]二级院系；办公室；工作管理；高职院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.167

[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）22-0-02

二级管理制度执行后，学院对于二级学院的管理由原来直接指令性的布置任务，更换为颁布参考意见，二级院系在人事、财务、教学管理等方面有了一定的自主权。在遵循学院整体发展规划的框架内，制定出科学可行的管理体系，既能成为二级学院发展建设的制度保障，又能尽可能发挥二级院系教师和办公室行政人员的工作主动性和积极性，全面的可行的制度就凸显的尤为重要。二级院系办公室作为行政事务完成的核心部门，担负着制定草拟二级管理制度初稿的重要工作。制定科学可行的绩效管理方案，提高办公室人员的工作积极性主动性能够为学院行政工作的完成形成有力保障。

1 二级院系办公室人员的主要工作

欧绮琼在《高校行政人员绩效管理现状分析及改进思路》中提出行政人员是维系高校发展的重要人力资源，所以绩效考核不仅关乎职工的切身利益，也关乎高校的持续性发展，在绩效考核这一项系统工程内，需要体现“以人为本”的管理思想，不断进行自我调整与适应，改革和完善行政人员激励机制，提高学校行政管理工作效率。

在高职院校基层组织结构系统中，在高职院校的组织结构中，二级学院作为基层组织有着处于学院全局的执行层面，又是二级管理机构的决策层面。承担着学院各方面工作的组织、协调、管理、服务工作，具有综合性、服务性、辅助性、开放性的特点，对学校各项专门工作的协调与沟通起着枢纽和桥梁作用。

1.1 日常的行政工作

办公室行政人员在二级学院日常管理工作中主要负责二级学院相关规章制度的起草上报，做好学院年初工作计划的制定，年末工作总结的撰写。负责安排，二级管理后，做好学院办公用品的领用保管及分发工作，并做好记录。

1.2 教学管理工作

办公室教学秘书，配合二级学院分管教学的院长或者助理，负责教师排课、调停课等日常教学管理工作，学期初布置教师按时完成课程教案、进度表、备课笔记、教参的准备工作。

1.3 财务工作

办公室除了负责日常工作外，财务管理工作也是二级学院行政工作中的一块非常重要的工作，负责二级学院人员各类财务报销、审核工作。负责本部门人员绩效考核季度奖金的造单和审核工作及各类奖金津贴发放工作。承担外聘教师课时费造单工作及跨院系兼课教师课时费造单结算工作。

1.4 人事工作

配合学院主管部门做好部门人员考勤工作、职称晋升、年度考核、新进教师考核、事业单位公开招聘、人员引进。做好二级学院的各类档案的整理及归档工作。

1.5 科研、技能竞赛申报汇总

配合科技处、教务处完成各类科研课题的工作申报，年终科研汇总统计工作，配合教务处完成各级各类技能大赛的组织与参与工作，汇总统计获奖情况报备给教务处。二级学院配合协助学院各行政部门做好相关通知接收及分配工作。

2 二级学院办公室实际运行中存在的问题

2.1 二级院系办公室人员工作职能未能较好的体现

目前高校普遍存在于任何奖励、评优、培训等机会都往一线转任教师倾斜。重教学科研、轻行政管理。在行政人员系统中，虽然学院领导也被纳入行政管理人员之列，但是领导人员基本都是双肩挑，他们大多出身于教学科研一线，他们大都认为加强教学科研工作，能增强二级学院的教学实力；作为辅助工作的行政人员，只要完成工作，不出纰漏就可以了，所以对于行政人员的培养并不重视。

二级学院办公室工作人员确实是有相关的岗位职责，但是学院行政人员数量很少，学院行政部门较多。除了上述罗列的相关工作外，更多的工作精力是要完成各部門布置的各项任务，有些任务不是常规性的，更多的是临时性的工作。这样就形成了“上面千条线，下面只有一根针眼”的现象。办公室行政人员疲于应付一些琐碎杂事，而往往本职工作被忽略，办公室人员工作职能没有办法全面体现，统筹性较难发挥。办公室行政人员执行坐班制，所以这些人员的工作在学院领导看来，工作常态往往并不是很繁重和忙碌的，院系专任教师觉得行政人员的工作并不难，就是发送信息、汇总材料，也不用上课备课，工作无压力。行政人员自己会觉得长期做的都是为他人服务的工作，自己的职业能力、职称晋升和薪酬待遇方面没有得到很好的发展及提升，所以渐渐在工作中有一定的负面情绪，长期以往，对于院系的行政工作效率及效果会受到影响，所以如何调整状态尤为重要。

2.2 二级学院办公室人员没有做到专业化

二级院系的办公室人员较多没有经过专门的管理方面的培训，所以在从事财务、人事、档案等这些专业性较强的工作中底气不足，这些工作特别重要核心，容不得出错，所以行政人员工作压力是较大的，院系行政人员有些还要承担一部分课程任务，所以分散工作精力后的行政人员，管理水平上不去，工作效率提升缓慢。

2.3 二级学院办公室人员工作积极性不高、创新意识不够

目前高职院校学生管理存在管理观念陈旧、缺乏创新、职责划分不合理、整体管理队伍水平不高的问题。长期以来，办公室行政人员总给大家留下“跑腿打杂”的印象，由于自身相关的培训几乎没有，职称晋升道路较窄，缺乏工作的成就感和荣誉感，使得办公室工作没有人愿意长期做，这种状态不利于二级学院各项工作的正常持续开展。管理思维的陈旧，使得办公室行政人员的工作创新能力被压制，工作主动性随着时间的推移逐渐减弱，工作都是被动接受，能不做就不做，这样的工作作风已经严重影响到行政工作，迫切需要行政人员改变工作状态。

2.4 二级学院办公室管理的信息化建设

这点其实是建立在学院信息化提升的基础上，因为二级院系对接的部门工作人事、财务等工作，信息化的管理才能提高工作效能。要积极实现管理系统的功能集合，如教学管理系统、人事管理系统、学生工作管理系统、党员管理系统，将办公室的主要对应工作网络化、系统化，这样能够大大节省工作时间，提高工作效率，便于数据材料的统计与提取，使得办公室人员能移动式办公，不被局限在办公室内，突破了时间的限制。

3 如何改善二级学院办公室人员工作状态

高职院校实行二级管理，院（系）由管理的个体转变为管理的主体，角色上发生了转变，可是管理理念、素质也要得到提升，提高管理人员素质是构建二级管理体制的关键。由于极度复杂的外部环境和对快速决策的需要，人们需要更强有力的院校管理，以便可以做出必要的变化来确保院校在今后能取得成功，甚至确保院校的生存。首先是强烈的责任意识，这是做好所有工作的前提，努力增强工作主动性，以较好的政策理论素养和业务能力为领导出谋划策，排忧解难；其次，创新性是新时期对做好办公室工作的要求，遇到问题时要开拓思路，不局限于主观判断，办公室人员的创新精神体现在日常具体事务中，就是简单事务高效化，复杂事务条理化，定期制订详细的工作计划，尽量减少突发事件的发生。最后还应具备应变能力，在实际工作中，作为优秀的从业人员应在平时就要注意积累经验和学识，以便在关键时刻能做到处事不惊、应对自如。

3.1 提高工作认同度

这点工作室难以改变的，办公室行政人员的工作长期以来都是以“打杂”来认定。工作不容易真正被认可，二级学院办公室人员的岗位是具体参与管理行政事务的重要岗位，办公室工作事情不小，办公室建设特别是办公室行政人员的业务培训，人员能力的提升，对于学院管理工作、教學工作，发展起着举足轻重的作用，办公室能得到学院师生的普遍共识。

3.2 理清工作关系，开发相应软件系统

二级学院办公室是具有综合协调管理性质的部门，理清与学院之间，与其他行政职能部门之间的关系，行政部门主要对口教务处、科技处、人事处、财务处等，这些部门也该多从自身工作入手，不要只简单发通知、收材料，要多思考工作方法，开发相应软件系统，这样二级学院办公室人员就不用重复简单的劳动。如财务统计，若有系统就不用手工填写而是系统录入，既高效也不容易出错。办公室工作质量的提升离不开对于工作人员的培训工作，工作人员业务能力被提升才能对学院工作提供有力保障。鼓励人员提升学历水平，创建培训平台，能够完善办公室人员的工作职能，在课题申报职称晋升方面给予平等渠道，综合建设下，办公室良好环境建设才能让更多的人乐于加入行政人员队伍，为院系发展出谋划策。

3.3 建立稳定的专职行政人员队伍

队伍建设，首先理清岗位职责，按特长来进行工作分配，做到知人善任，了解行政人员的工作特长，让行政人员体会到完成工作任务后的成就感。从年龄、职称、学历水平方面进行科学分配。另外，制定相关激励制度，从年度考核推优、省市级培训、职称评定等方面提供相关机会。加强专业对口人员引进的力度，充实到行政人员队伍中去，如熟悉文档管理、文字功底较强的人员、对于政治素养沟通能力较好的人员也可以制定轮岗形式充实进行政人员队伍。加强与相关院系的同类人员之间的沟通交流，使得办公室人员工作往专业化发展。

4 结 语

二级管理体制下，学院与二级院系的关系是上下级领导关系，统筹协作关系。对于学院与分院的关系，二级学院办公室要清楚自己的中间枢纽的位置，积极做好上传下达的关系，统筹分配工作，与学院各职能部门处理好关系，既要经得起各职能部门对于工作的指导与监督，又能及时反馈信息，合理科学地做好各部门的分配工作。在二级管理制度推行过程中，办公室人员如何形成适应工作要求的方式方法是关键，做好沟通工作，有条无紊地安排好各项工作，顾全大局，维护二级学院的安全稳定。

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