职业学校档案数字化工作若干思考

吴文浩

2016年上半年，浙江省发展和改革委员会、省档案局在联合发布的《浙江省档案事业发展“十三五”规划》中明确提出了浙江省档案发展的指导思想、主要目标、主要任务、重点项目和保障措施。主要目标之一是力争到2020年全省各级各类国家档案馆全部建成數字档案馆，县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室，并积极推进其他单位数字档案馆（室）的建立。职类学校综合档案室应紧跟时代步伐，加快推进建立健全学校档案数据库基础性工作，为“文档一体化”“馆室一体化”做好准备工作。

一、职业学校传统档案数字化概述

以笔者学校为例，存量中的传统档案保存有五大类：文书类、教学业务类、基建科技类、会计类、特种载体类。笔者以文书类、教学业务类和特种载体类为主，按照先易后难的顺序开展数字化工作探讨。

文书类和教学业务类为纸质档案，都已进行现代规范整理归档，也是进行数字化工作的重要部分。纸质类档案按规定只对永久档案和30年档案进行数字化扫描工作，这两类纸质档案数量很大。特种载体类为照片、奖杯、奖牌、牌匾等实物，相对纸质档案来说，只要进行相关数字化处理就可保存。纸质档案必须购置扫描仪进行规范化扫描，实物类档案用数码相机拍照，按电子归档标准保存。

档案数字化，具体来说是指通过一定的技术手段将存储在传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别的信息的过程。数字化加工就是将记录在传统媒体上的档案信息通过模数转换为以数字形式表示的信息资源，这些信息资源是数据库最基本的信息资源。数字化加工的具体操作流程为：前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份。整个数字化流程按一定的标准和规范进行，对于职业学校来说并不困难，完全可以充分利用现有的设备和人力资源完成档案数字化加工，建立档案目录数据库、全文数据库和多媒体档案库。

二、传统档案数字化工作的实施思路

第一，加强组织领导，成立学校档案数字化工作领导小组，统一部署，统一组织，明确分工，稳步实施。领导小组成员由学校各部门负责人及负责整理档案工作的人员担任，下设学校档案数字化工作办公室，成员由分管领导和学校档案管理专职人员或兼职人员组成，具体开展领导、协调学校传统档案数字化工作。

第二，必要的经费投入，科学合理核定档案工作经费，添置必要的设备，例如扫描仪、音视频数字化采集和转换设备、数码相机等。

第三，抽调责任心强、工作认真的人员，特别是教学能力强的计算机专业教师。组织相关人员进行档案知识、法律法规的学习，例如《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》《浙江省档案局、浙江省保密局关于加强涉密档案登记备份和数字化管理的通知》等相关文件，确保档案信息安全、档案实体安全。做好数字化加工过程信息安全知识的培训，做到风险可控，避免不必要的档案信息和实体损失。开设专门场所集中管理，分工协作，统一标准，规范化操作，严格按照标准管理数字化加工场所。

第四，制定数字化加IT作计划时间表，稳步实施。存量传统档案数字化加工可以分为三大块：文书类30年以上的传统纸质档案、业务类30年以上的纸质档案、多媒体档案。按数据目录库、全文数据库及多媒体数据库，各自展开数字化过程。纸质档案前处理由档案专职人员进行，数字化扫描加工由计算机教师按电子文件要求进行规范操作。

除了做好文书类、教学业务类、多媒体数字化工作外，还要建立完善档案资源库，包括目录数据库、全文数据库、元数据库等相关数字档案资源，保证数字档案资源真实、齐全、完整、安全、标准、规范、可用，为建立学校数字化档案室提供坚实的基础信息资源。

三、小结

充分利用职业学校现有的人力和物力资源，尽量使档案数字化加II作成本小、风险低，提高技术能力，提早开展综合档案室传统纸质档案数字化加II作，为今后“文档一体化”“馆室一体化”做好基础性工作。职业学校传统档案数字化过程是实现学校档案资源数字化、学校档案管理智能化、学校档案利用网络化的基础性工作，也是适应时代要求而开展的工作。

（作者单位：长兴技师学院）