用“数据字典”解决会计信息化教学中年末结转难题

蔡晓恒

摘要：用友数据字典是指对用友财务软件内部数据的数据项、数据结构、数据流、数据存储、处理逻辑、外部实体等进行定义和描述，其目的是对数据流程图中的各个元素做出详细的说明。数据字典一般是给开发人员用的，列出了系统后台数据库的情况，数据库中包含的所有表及其每个字段的类型、对应的中文名称、含义等。用友数据字典的重要用途是对每个模块中的表名做出中文定义和说明。以用友U872为例，阐述如何使用数据字典来解决教学中年末结账的问题。

关键词：数据字典；年末结转；数据库

中图分类号：G4

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.30.086

1引言

由于商業会计软件的迅猛发展，其方便快捷的操作，大大节省会计人员的工作量，因此我校使用用友U872演示版软件进行实验教学。然而由于教学演示版的限制，财务软件中有些功能无法实现。因此在教学过程中，我校教师利用用友数据字典，对系统后台数据库进行修改，恢复受限功能，达到教学目的。本文以用友U872为例，介绍在教学过程中如何解决年末结账的问题。

2提出问题

由于学校教学软件并非商业版本，因此年底总账模块是无法结账的。

当学生1-11月份的经济业务完成后，可以直接进入用友软件，打开总账系统模块，依次点击总账-期末-结账，工作报告显示成功结账。可是12月份按照本步骤结账却无法成功。查看工作报告发现，由于子模块薪资模块尚未结账，因此总账在期末也无法结账。

薪资模块尚未结账的原因是薪资模块的月结工作只在会计年度的1-11月份进行；当执行薪资模块月结的时候，会出现“请进行结转上年数据操作”的对话框。这是因为薪资模块只有月末处理，没有年末处理，因此12月份不能进行月结，而是在“年末结转”中完成的。

3解决问题

3.1建立新年度账，执行结转上年

在12月份月末时，先建立一个新的年度账。建立年度账的工作由账套主管在“系统管理”里面做。再把系统日期调整到新建立的年度账的1月份，用账套主管的身份登录系统管理，结转上年度的工资数据就行了。具体做法是：

3.1.1建立年度账

（1）在系统管理界面单击“年度账-建立”菜单，进入建立年度账。

（2）系统弹出建立年度账的界面，它中有两个栏目“账套”和“会计年度”，都是系统默认，不能进行修改操作。

（3）系统提示“确认建立[2016]年度账吗？”点击“是”。

（4）系统提示正在传递基础数据表。

（5）系统提示建立年度：[2016]成功。

3.1.2结转上年数据

（1）以账套主管的身份选定账套注册登录，进入系统管理界面。注：此时注册的年度应该是需要进行结转的年度，如需要将2015年的数据结转的2016年，则需要以2016年注册进入。

（2）在系统管理界面单击“年度账”的下级菜单“结转上年数据”，点击相应模块结转功能进行上年数据的结转。

但是这样的弊端是在执行建立年度账操作的时候必须使用加密狗，而几乎每个学校在购买正版软件时只拥有一个加密狗，因此在教学过程中每个学生拿到并使用加密狗的可能性很小，也给正常的教学带来了困难。

3.2使用数据字典，修改薪资模块的月结状态

（1）数据库中重要表的讲解。

①ufysftem库。

此库是系统参数数据库，其中主要存放各个账套的共用信息，意义很大，日常应用的也很多。

②ufdata库。

此数据库叫应用数据库，命名规则是ufdata_账套编号_年度（四位计数），其中主要存放每个年度的账务数据，包括各个模块的数据。在数据表中，命名方法是模块代码_表名。

其中：ap代表应付；ar代表应收；gl代表总账；wa代表工资；fa代表固定资产；pu代表采购；sa代表销售；st代表库存；ia代表存货；fd代表资金管理；ca代表成本等。

通过在用友数据库表及数据字典中利用定义描述进行比对和查找，薪资模块期末处理应当在UFdata数据库的公共模块，表名为GL-mend，其相关功能就是结账。

（2）执行“开始”菜单，打开“程序-Microsoft SQL Server-企业管理器”，找到本账套的数据库“UFDATA_777_2015表”，在表中找到并右击“GL-mend”，选择“打开表-查询”。

（3）输入并执行SQL语句。

薪资模块12月的月末处理就是使工资的gl_mend中12期间对应工资的列的值为1；参考语句：Update gl_mend set bflag_wa=1 where iperiod=12，然后点击“！”执行命令。

（4）当再次进行总账期末结转时，账套提示结账成功。

4结束语

由于教学版本的局限性，如期末结账这些命令我们通过修改数据库得以实现。一方面学生可以通过修改数据库数据学习到数据库的组成结构和运行状况，另一方面也要看到在实际工作中如果通对数据库或应用程序结构进行修改时，可能会造成数据损毁甚至数据泄露。因此财务专业学生在财务软件操作时，应当对财务软件的数据库加以保护，设置和保护好自己的口令密码，防止泄露他人，避免为企业造成财物损失。

参考文献

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[2]伊基红.关于高职院校会计电算化课程教学的思考[J].财会学习，2016，（17）.

[3]刘丽娟.高职高专会计电算化课程改革探究[J].中国管理信息化，2016，（17）.