“互联网+”时代档案管理体系的构建与发展对策

仇秀丽

(福建省农业科学院 350003)

2017-07-06

仇秀丽，女，1982年生，助理研究员。

福建省农业科学院科技创新项目(2015CX-13) 。

“互联网+”时代档案管理体系的构建与发展对策

仇秀丽

(福建省农业科学院 350003)

“互联网+”时代给档案管理工作带来了全新的发展契机，从档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系等现代档案管理体系的构建，提出：加强组织领导，科学制定规划；建立健全制度，实施规范管理；开展教育培训，注重人才培养；促进开发合作，打造共享平台；加大投入力度，保障信息安全等发展对策。

“互联网+”；档案管理；对策研究

2015年3月5日，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。7月4日，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》。国家档案局杨冬权在2015年全国档案局长馆长会议上提出要给传统档案工作插上网络这一现代翅膀[1]。国家档案局李明华在2016年全国档案局长馆长会议上指出，“各级档案部门要密切关注大数据、云计算和人工智能的发展应用，以‘三个体系’建设为重点，全面加快档案信息化建设进程，着力提升档案信息化应用层次，不断丰富档案信息化内涵，实现档案工作转型升级、提质增效”[2]。可见，“互联网+”已经成为时代的必然选择，构建现代档案管理体系，也已成为时代发展的要求。这种新常态要求档案工作人员，要转变工作思维和工作模式，打破时间和空间限制，积极融入“互联网+”时代的创新与实践，实现网络信息服务的智能化、个性化和精品化，将档案资源转化为知识资源，构建档案共享机制，及时获取准确信息，实现更好的公共服务。

1 构建现代档案管理体系

面对数量巨大、呈指数式增长的档案信息，要从只要保管好档案的观念，转变为大数据、大服务、大安全的档案管理观念，即从“看好门，守好摊”，转变为“重藏用，保安全”。为此，要构建以“档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系”为核心的现代档案管理体系，满足人们对信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求。

1.1档案资源体系

档案资源是档案工作赖以存在和发展的重要基础，要不断增大各级各类档案馆的资源总量，优化馆藏结构，丰富馆藏内容，构建门类齐全、内容丰富的档案资源[3-4]。一是从文件与资料的控制与管理环节抓起，即从档案的源头抓起，加强对各职能部门文件与资料的实时跟踪指导，特别是对重点工作、重大事件、重大活动等内容的及时跟踪指导和监督检查。二是做好文件材料的移交接收工作，做到手续齐全、账物相符、不遗漏不丢失，从而在工作程序或流程上保证档案资料的完整、齐全、安全。三是建立档案信息综合管理系统，在互联网背景下，对档案信息资源进行收集、分类、合并、整理，建成规模化程度大、标准化程度高、类型丰富的现代档案信息资源数据库。

1.2档案利用体系

在“互联网+”时代，针对人们对信息的需求量大、准确度高、传递率快的要求，采用档案信息资源互联网的方式，实现在线检索、查阅和传输等信息化服务。一是加强档案管理配套软件的开发和应用，利用构建的档案信息综合管理系统，按统一的要求存储信息，建立全文数据库、文献数据库和多媒体数据库等多种类型数据库。二是对档案信息进行加工、编研和深度挖掘，将纸质档案和数字档案进行加工和提炼，将各类信息载体和信息来源有机链接起来，提高档案信息的可读性和知识性。三是探索创新和优化服务方式，构建多种档案利用服务体系，提升信息的集成度与科技含量，满足各类用户查档需求，提高档案利用质量和水平[5]。

1.3档案安全体系

认真贯彻落实《关于进一步加强档案安全工作的意见》，发现问题及时整改，确保数字档案信息内容的完整性、真实性、可用性和保密性。一是确保档案实体的安全，通过建立健全完善的档案安全管理制度和配备先进实用的安全设施设备，提高安全防范意识和水平[4]。二是做好异地备份，在做好档案馆数据安全备份工作的同时，采用近线、离线等多种有效手段，实现档案数字资源的多套备份，切实提高应对毁灭性灾难的能力[6-7]。三是确保信息内容的安全，主动配合有关部门开展档案信息安全检查工作，维护信息内容的原始性与真实性，确保在网络环境下形成的数字档案资源的所有信息与原始状态一致，不被蓄意删除、修改和泄漏[8]。

2 促进现代档案管理发展的对策

现代档案管理体系的建立对于更好地开展档案保护和利用工作有着重要意义。实践表明，在互联网时代，如果能将全国的档案数据资源统筹起来，利用现代信息技术进行大数据分析，档案信息资源中蕴藏的巨大的信息资源将会得到更有效的开发和利用，从而将大大提高档案的价值和利用效率。为此，要着力把握好5个重要环节，力求从根本上促进和引领现代档案管理发展，使其在档案事业建设中发挥不可替代的重要作用。

2.1加强组织领导，科学制定规划

建立现代档案管理体系是加快我国档案工作基础建设步伐、提高工作效率和水平的重要举措，各档案管理部门要提高认识，高度重视，明确工作责任目标，结合当地实际情况制定工作规划，有计划、有组织、有落实地开展工作。一是各级领导尤其是主管档案工作的领导，要切实增强责任感、紧迫感和使命感，加强顶层设计，努力构建符合发展需求的现代档案管理体系。二是科学制定规划。研究“互联网+”时代档案资源管理、利用服务、安全保障的主要技术问题和实际应用问题，统筹制订工作方案，把档案信息化纳入信息化建设整体规划，统一部署，集中管理，科学整合档案资源，切实抓好工作的谋划、部署和落实。三是各档案部门要加大普法力度，深入开展档案法律法规的学习、教育和宣传活动，提高全社会档案法治意识。

2.2建立健全制度，实施规范管理

制度建设是档案规范化管理的前提，是保证档案规范化运行的基础，是推进档案行业持续创新、健康发展的重要保证。因此，只有建立健全相应的管理制度，才能使相关档案管理人员有章可循、有法可依。一是加快档案管理的制度的规范化建设步伐。各单位应加强制度建设，严格规范管理，特别是针对涉密档案，应建立专人专项专管制度，明确管理人员的岗位职责，并建立文件归档制度、存储备份制度、保密制度、责任追究制度、借阅制度、应急预案等等[9]。二是加强监督和检查。不断强化对制度执行情况的检查与监督，提高制度执行力，从档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个方面，均进行严格的制度控制，切实做到以制度建设促进档案管理工作水平的提升[10]。三是实施科学有效的考核制度。各省、市、县级综合档案馆要时时关注国家发布的业务考核标准，按照国家统一标准，结合实际情况，开展本地区本部门本系统的档案业务考核，通过层层推广宣传，层层落实责任，层层严格把关，不断推动档案业务工作做好、做细、做强。

2.3开展教育培训，注重人才培养

档案管理人员不仅要具备传统档案管理的基本技能，保管好档案，还要掌握现代化管理的基本技能。这就要求档案管理部门要建立一支高素质档案专业人才队伍，才能在“互联网+档案”建设中稳步前进，实现档案现代化管理的新突破。一是加大培训力度。可开发一套“互联网+档案培训”系统，全国从事档案工作人员，可凭借自己的身份证号码或是手机号码登陆系统，在线进行业务知识学习和法律法规学习，完成必修和选修学时，同时在线开展“每月必练活动”或是“有奖竞答活动”，在掌握知识的同时，满足学时学分要求，实现线上线下互动，提高档案队伍的整体素质。二是建立档案专家库。按照《全国档案专家选拔与培养实施方案》要求，加强档案专家库建设，重点培养档案信息开发研究、档案开放鉴定、档案保护技术和档案信息化方面的专家型人才，为高层次人才成长和发挥作用搭建平台。三是强化网络意识。培养档案工作人员的互联网意识，组织学习与档案信息化有关的网络技术、数字化技术和现代管理技术等，使其不断提升运用互联网解决档案相关问题的基本能力，在新的时代背景下实现工作的创新和提升。四是创新人才发展机制。各级档案部门要调动各方面的积极性，遵循档案人才培养规律，树立科学的人才观，打造良好的人才发展环境。

2.4促进开发合作，打造共享平台

信息是一种可利用的社会资源，而档案作为巨大的信息资源库，如果能准确及时地被利用，就可能产生巨大的社会效益和经济效益。一是新技术应用。利用“互联网+”等信息技术，积极探索数字化档案管理活动，电视、视频、APP客户端、微博、微信、QQ、微电影、图片展、史实展等传统媒体和新媒体为档案工作的开展提供了非常便捷的网络载体。新老媒体结合，线上线下互动，主动作为，伴随着科学技术的发展，还会有更“新”的方式出现，不断更新方式、扩大影响、传播文化、提升形象。二是开发合作宣传。如：国家档案局与新华社《光辉历程》栏目合作推出珍贵历史档案背后的党史故事系列稿件，通过新华社、新华视点客户端和微信公众号同步向公众传播展示；福建省档案馆充分挖掘馆藏丰富的红色资源，开展“为民务实清廉”实践教育活动，充分发挥“存凭、留史、资政、育人”作用[2]；福建省农业科学院研发的科研信息综合业务系统，根据不同的档案调阅权限，随时查阅所需的档案材料。三是打造共享平台。通过打造数据流通共享平台，将原来的“死档案”变成“活信息”，不断满足未来档案信息化发展的需要。

2.5加大投入力度，保障信息安全

随着档案信息化建设的逐步深入，传统档案工作面临严峻的挑战，只有软件、硬件不断升级，才能保障档案信息安全有效。一是加大投入力度。档案管理现代化要有充足的硬件做保障，各档案部门要加大人力物力财力投入，不断推动档案管理与互联网融合，要开展信息化基础设施建设，特别是硬件和数据库建设，从库房、机房到防火墙、服务器，再到扫描仪、投影机等硬件建设，都要从实际需要出发，逐步配齐配足。二是保障信息安全。按照《国家电子文件管理“十三五”规划》要求，积极推进数字档案馆(室)建设，保障数字档案资源达到“收得进，管得住，交得出，用得好”的要求。在系统运行模式下，可采用用户身份认证、控制访问权限、数据加密技术等措施来保证档案利用者在查阅到有用的信息和资料时，档案资源网络运行安全，档案信息安全，防止档案泄密事件的发生[11]。

总之，档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系之间，既相互独立又紧密联系。我们要把握科技发展潮流，在深入挖掘档案资源，形成一批有价值的档案史料成果后，时时创新档案工作方式方法，实施跨界融合构建新的平台系统，不断提高档案管理服务水平，实现档案管理数字化、网络化、智能化。

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2015(1)：16-24.

[2]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[J].中国档案，2017(1)：16-24.

[3]林素云.档案馆“三个体系”建设的实践初探[J].兰台世界，2013(11)：65-66.

[4]王国振.对“三个体系”内涵及相互关系的几点认识[J].档案学研究，2010(5)：11-14.

[5]孙朝霞.大数据时代档案管理模式革新研究[J].办公室业务，2017(2):148.

[6]王莎莎.档案工作“三个体系”建设的理论基础与实践途径[J].建筑工程技术与设计，2015(2)：1740.

[7]陈慧瑛.智慧档案 数字先行-绍兴市档案信息化建设转型升级的探索实践[J].浙江档案，2013(12)：14-15.

[8]聂云霞，张加欣，甘敏.“互联网+”背景下数字档案资源安全研究[J].浙江档案，2016(6)：22-25.

[9]杨淑梅，陈玉娟，崔立红.浅谈底图档案数字化管理[J].机电兵船档案，2015(5)：57-59.

[10]徐荣梅.“互联网+”背景下的学校档案工作探索——以盐城市田家炳中学为例[J].档案建设，2015(5)：77-79.

[11]高敏.“互联网+”背景下的档案管理现代化建设路径探析[J].济南职业学院学报，2015(6)：116-118.

Constructionanddevelopingcountermeasuresforfilemanagementsystemin‘Internetplus’era

QIU Xiu-li

(FujianAcademyofAgriculturalSciences,FujianProvince350003)

The ‘Internet plus’ era will create a entirely new opportunity for archives management. In this paper, the modernized archives management system was promoted to be constructed, which was consist of file resource system, file utilization system, file security system, and so on. And the related developing countermeasures were put forward as follows: to strengthen the organization and leadership, and make scientific plannings; to establish a sound system for standardized management; to carry out education and training and pay attention to talent training; to enhance cooperation and create the sharing platform; to increase investment on information security protection, and others.

‘Internet plus’; file management; countermeasure

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.07.015

(责任编辑：黄金泽)