农业科研单位办公室科学化管理的实践与思考——以福建省农业科学院为例

李 希

(福建省农业科学院办公室 350003)

农业科研单位办公室科学化管理的实践与思考
——以福建省农业科学院为例

李 希

(福建省农业科学院办公室 350003)

为了更好地履行农业科研单位办公室工作职责，结合工作中的有益实践，提出加强农业科研单位办公室科学化管理，需要增强参谋意识、效率意识、发展意识、管理意识和窗口意识等五个意识，并就办公室工作的特点提出一些见解。

农业科研单位；办公室；管理；实践

农业科研单位办公室是综合办事和参谋部门，是承上启下、联系左右、协调各方的中心枢纽，肩负着参谋助手、综合协调、督促检查等综合职能，担负着为领导、基层和科研工作一线服务的重任。近年来，福建省农业科学院(以下简称“农科院”)积极探索办公室管理与服务的新途径、新方法，强化管理，提高效能，全面提升办公室工作水平，推进办公室工作由粗放型管理逐步向科学化管理转变，对于服务科研创新和院所发展都具有重要意义。

1 福建省农科院办公室科学化管理的主要实践

办公室工作除了必备的责任意识、服务意识和大局意识等外，在新形势下还要进一步强化参谋意识，服务科学决策；进一步强化效率意识，提高工作效能；进一步强化发展意识，奠定良好基础；进一步强化管理意识，实施科学管理；进一步强化窗口意识，提供优质服务。

1.1 增强参谋意识，服务科学决策

决策是上层领导的主要职责，决策的正确与否直接关系到管理的成败。而正确的决策离不开对机关各方面情况的调查研究和对调查资料的正确判断，离不开获取和掌握大量准确的信息。

1.1.1 提供政策咨询 立足于整个单位的改革发展大局，广泛收集、综合各类有关动态信息以及兄弟单位先进的工作思路和做法，及时提供给领导参考；积极牵头组织“十三五”规划等重大方案的制定；根据科技创新、产业发展、服务“三农”等方面的内容，做好科技创新与“服务三农”工作简报的编辑工作。

1.1.2 加强调查研究 结合创新团队建设、科技下乡行动、区域现代农业支撑体系和科技体制改革，尤其是对全省有重要影响力的项目，组织有关同志在院内外、省内外开展调研；根据农科院领导的指示，对农科院办公室(以下简称“院办”)的重点工作进行调研，包括综合协调范畴、方法和程序，院办合作信息化的实施方案和步骤，院内信息发布等。

1.1.3 注重信息督查 每年年初，根据农科院工作会议要求，及时分解工作任务，制订年度工作计划，认真实行目标考核管理；注意抓好工作落实，按照院领导的工作部署，对执行情况进行检查督办，并以《效能工作通报》等形式进行通报；同时，努力抓好农业科技信息的传递工作，2016年由农科院等单位联合报送的“福建调研反映科技工作者群体创业创新面临四大瓶颈”综合信息被福建省政府办公厅评为“2015年度好信息”，仅2016年就有4篇信息分别被《政讯专报》《今日要讯》采用。

1.2 增强效率意识，提高工作效能

科研单位办公室的工作覆盖面广、头绪多、战线长，若没有一整套健全完善、切实可行的规章和严格的办事程序，很容易造成管理上的无序和混乱。

1.2.1 健全规章制度 建立和健全规章制度，把办公室工作纳入规范化、科学化运作的轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。每年办公室都根据形势发展需要对各类制度进行修订。2016年新制定、修订了《院党委会议事制度》。《院长办公会议制度》等各类行政管理规章制度27个，并收集编印了农科院2011-2016年规章制度以及2010年以来省内外有关农业科技规章制度，推动了行政管理与服务工作的规范化、制度化。

1.2.2 重视工作例会 院办每周召开1次工作例会，办公室人员汇报上周工作进展和存在问题，办公室主任及时协调并布置本周工作；院办承办两月一次的处所长工作例会，各单位交流前段时间的进展和存在问题，并汇报下阶段工作计划要点，院领导报告前段时间全院主要工作，并部署下一阶段主要任务，有力促进了院所各项工作的落实。

1.2.3 制作工作指南 对会务接待等制作工作指南，对行程安排等作出详细安排。对公文办理、承办会议、综合接待、外事办理、督促检查和车队管理等工作都制定了完整、明晰、科学的工作流程，明确规定办事的先后次序、具体步骤及其要求，实现了办公室管理程序化，大大提高了办事效率。

1.2.4 实现办公自动化 院办积极创造条件，通过建立高速、高效运行的内部计算机网络，实现网上办公办事。建立院内共享、FJAT、短信、会话群等平台，快速、及时、准确收集和传递包括文件在内的各类信息，提高了工作效率。

1.3 增强发展意识，奠定良好基础

办公室的特点必然要求办公室人员具有较宽的知识面，努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时，具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、专业水平和干练的办事能力等，以适应办公室管理科学化的需要。

1.3.1 加强业务培训 院办公室举办所办公室主任(处秘书)培训，邀请院内外有关专家授课，对现代院所所必备的管理知识、办公自动化等进行培训，并就办公室人员在实际工作中存在的问题、方式方法创新等开展交流探讨。

1.3.2 注重专业研究 鼓励办公室人员开展课题研究，办公室有几位同志申请到多项省科技厅、省科协等单位的研究课题，同时要求每位同志每年在CN刊号刊物至少发表一篇专业论文。

1.3.3 开展科技下乡 院办工作人员积极参加院“双百”行动，申请“双百”项目，结合自己专业特长，开展科技下乡服务。

1.4 增强管理意识，实施科学管理

办公室工作面广量大，任务繁琐，要充分发挥其职能作用，高效优质地为领导的科学决策服务，建立科学的管理体系至关重要。

1.4.1 实施岗位目标管理 院办合理地设置内部机构，设立秘书科、综合科、督查科、外事科、政策研究室、机关车队等部门，并合理配备工作人员，通过岗位目标管理，使职责明确、目标明确、要求明确，使办公室有一支较高理论政策水平、较好文字写作能力、公关协调能力的队伍。

1.4.2 重视日常精细管理 院办在工作精细性上下功夫，力求做好“三个服务”，要求办文、办事、办会等各项工作都要精细。起草文件，要准确地表达领导的意图，体现单位的方针政策，不得随便添加自己的观点;其次要保证文稿一字不错，从校对、印发、装订等各个环节进行严格把关。

1.4.3 加强事务综合管理 院办工作人员积极加强与有关处、所的沟通，尽力发挥好上传下达、联络左右、协调各方的枢纽作用。将原先各处室单独印制文件调整为处室拟稿后交由院办统一印制，提高了工作效率和公文规范水平。

1.5 增强窗口意识，提供优质服务

院办的任务繁杂，各种公文及人员来往频繁，不仅是院内事务的参谋部门，还是重要的对外窗口。因此，必须增强窗口意识。

1.5.1 树立机关形象 要求每位工作人员努力做到“五个一”，即说好每一句话，接好每一个电话，办好每一件事，接待好每一位同志，干好每一天工作。形成勤奋、实干、高效的工作作风，获得了领导和职工的肯定。

1.5.2 注重工作协调 院办作为全院工作的中枢和窗口，着力综合协调作用的发挥。按照“有理、有节、有度”的原则，对领导决定的工作主动协调，对一些急事、要事和难度较大的工作及时协调，对领导关心和职工关注的热点、难点问题着力协调，并时刻注意协调方式、方法和效果。

1.5.3 加强对外联络 积极主动与省直厅局做好有关工作协调，寻求支持与合作；借助科技下乡等活动，与地方政府、企业及有关部门保持沟通与联系，以求共谋发展；主动加强与兄弟单位的联系，广泛开展交流，互相学习取经，取长补短；积极协助接待港澳台、国外客人，做好外事工作。

2 做好办公室工作必须把握的几个要点

在新形势下，农业科研单位整体工作推进过程中，办公室的科学管理和服务质量是各项工作的重要保证。不论是对待日常工作，还是临时交办的工作，要想高质量、高效率地完成,必须提高办公室工作人员的素质[1]。

2.1 提升服务意识，展现良好形象

院办规定工作人员在接听电话、收发文件、编发简报等工作中，力求做到积极主动，一丝不苟。对每一位来电、来信、来访的群众都要热忱服务、负责到底，能做的立即做，不拖拉；能作答复的，及时答复；不能答复的，要耐心做好解释工作；不是职责范围内的，要指引、带领来电来访群众到相关处室，不能在工作中出现相互推诿、相互扯皮问题，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象发生。

2.2 提升自身水平，当好参谋助手

新时期办公室工作要适应新形势，从传统的手勤脚快为主转变为思想活跃为主，不仅要言必听、计必从，而且要具有敏锐的观察力和洞察力，能领会领导意图，独立高效地完成职责范围内的工作。探寻办公室工作的规律，调动工作人员的主动性和积极性，凡事想在前、做在前、服务在前，明确任务要求，并按照分工负责的原则狠抓落实，形成布置、落实、监督、检查反馈等环节、紧密衔接、运转畅通的工作机制，使办公室真正成为领导的参谋与助手。

2.3 提升专业能力，助力科研发展

科研单位的性质决定了办公室人员必须具备一定的专业知识。具有较强的专业知识，才能提供更加优质的服务。院办工作人员在服务科研的同时，自身也在申请项目、从事科研，对科研的各个环节都十分了解，具备了较强的专业能力和素质，提高了服务科研的能力，也更好地推动了各项工作的开展。

当今科技发展日新月异，给农业科研单位提供了发展机遇，也带来了挑战。农业科研单位办公室要增强做好新时期办公室工作的责任感和使命感，践行科学管理理念，不断探索科学管理的新途径、新模式、新方法，全面提高工作效能，提高为领导、为基层、为科研第一线服务的水平，推动农业科研单位办公室工作不断上新台阶。

[1]许桂莺，郑晓燕，王丽霞.新时期农业科研单位办公室人员素质的思考[J].管理学家,2012(22)：285.

(责任编辑：黄金泽)

Practice and thinking on scientific management of agricultural scientific research units——A case study of Fujian Academy of Agricultural Sciences

LI Xi

(AdministrationOfficeofFAAS,FujianProvince350003)

In order to better perform the administration office work duties of agricultural scientific research institutions, combing with the beneficial practice of work, this paper emphasized to strengthen the scientific management of office of agricultural scientific research units, and to enhance five consciousness i.e., staff consciousness, efficiency consciousness, development consciousness, management consciousness and window awareness; and put forward some opinions on the characteristics of office work.

Agricultural scientific research unit; administration office; management; practice

2017-01-11

李希，女，1979年生，农艺师。

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.01.017