网络背景下的高校档案信息化建设现状及策略分析

刘春意

（安阳师范学院 档案馆，河南 安阳 455000）

网络背景下的高校档案信息化建设现状及策略分析

刘春意

（安阳师范学院 档案馆，河南 安阳 455000）

在网络信息时代背景下，已经有越来越多的高等院校纷纷开展了信息化的档案管理与建设，但在此过程中依旧存在较多问题。文章首先对这些现状问题进行详细地分析，然后提出相应的策略，以期为广大高校档案工作人员提供客观参考。

网络背景；高校；信息化；档案建设

在网络背景下高等学校开展信息化的档案建设，是借助计算机相关网络与数字化技术建立起信息化的档案管理，全面提升高校档案管理水平。高校在实际开展信息化档案管理的过程中，需要积极借助更多先进网络技术来收集、整理以及开发处理高等院校的档案资源与相关信息，使其实现共享与有效应用的目标。开展信息化的高校档案建设过程中不仅要积极推广各类网络技术，而且还要充分开发应用高校的档案信息资源。

1 高等院校信息化的档案建设现状分析

（1）管理者综合素质低，难以满足信息化的档案建设要求。高等院校开展信息化的档案资源管理，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案档管的软件，学会发掘更多档案管信息的价值等。但从实际现状来看，管理者的综合素质偏低，大多数高校档案部门的管理者往往是一些退休教师，或者在职教师的家属等，导致高等学院档案部门的管理者缺乏专业的管理素质，而部分管理者甚至文化水平偏低，根本无法应用现代化的网络激素与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设。

（2）高等院校信息化的档案资源不集中，资源分散问题严重。高校规模不断扩大，档案信息建设的力度也越来越大，学校的各级部门纷纷采取信息化系统办公，例如教务处学籍管理以及成绩管理、财务管理等系统，均属于可以直接生产数字化的档案系统。但由于学校信息资源较为分散，并且各级部门之间没有统一规划建设时间等，使得高等院校的各部门软件系统、数据标准等缺乏统一，导致信息资源不集中，无法实现资源共享，导致各部门实际工作当中数据成本大，服务难度增加。

（3）缺乏规范的信息化档案建设标准。目前，许多高等学校在开展信息化的档案建设过程当中，其相关建设标准比较复杂，缺乏明确且规范的建设标准，加之各项网络信息技术依旧处于迅猛发展的状态，使得信息化的档案建设标准与规范十分落后。所以，在实际开展建设当中，应当积极做到规范技术标准，扩大其兼容性，明确建设的相关标准，促进高校信息化的档案建设得以规范进行。

2 高等院校开展信息化的档案建设策略分析

2.1 培养高素质人才建设团队

（1）更新理念并积极应用信息化人才。高校在开展信息化的档案建设过程当中，不但要做好档案管理的建设，同时也要做好信息化的建设，这就要求高校应当应用更多专业的档案建设人才，选择一些具备信息技术的人才作为档案建设人员。高校可以提高档案工作人员的招聘要求，规定必须选择网络信息技术相关专业毕业者，或者在初期开展信息化的档案建设时可以积极选择外包公司来解决技术问题，等到建设逐步完善之后则及时应用专业人才，来对档案的信息化管理系统以及相关网络数据实施改进与维护。

（2）强化档案人员的综合培训。高校应当对档案部门的个人员加强综合培训，可以积极开展专题讲座讲坛、继续教育以及业务研讨等方式进行培训，培训的内容可以从以下两点着手进行。第一，强化培训网络技术知识，由专业的培训人员对高校档案部门的工作人员进行培训，培训内容包括了管理软件的应用、计算机的日常操作以及数据库的维护、图像的处理等等，同时更新档案人员的专业知识结构；第二，加强业务培训，通过对档案部门人员的业务素质与能力进行培训，同时通过相关考核后发放管理证，要求在开展信息化的档案建设过程当中，所有工作人员务必持证工作，不断学习一些关于档案建设的理论知识，全面提高高校档案建设团队的综合素质。最后，还需要制定科学的激励机制和业绩考核制度，并严格实施，推动档案建设质量不断提高，以此吸引更多的人才。

2.2 将信息资源作为高等院校档案建设的重点

（1）对现有的档案实施数字化建设。在高校开展信息化的档案建设过程当中，应当积极将各类传统载体的档案资源，如馆藏档案资源等，逐步转变为数字化的信息资源，通过网络技术对存储资源，同网络的互相连接并借助计算机管理，创建一个信息库以实现档案资源的共同应用。这种数字化的档案建设包括了内容与目录，其中内容的数字化就是把大量馆藏档案实施数字化的处理后，将档案的图纸、文件以及照片等实施扫描后形成视屏资料等，实现数据化的转换。对磁带等声音、影像资料进行模数转换，对实物档案进行数码拍摄等属于对档案内容的数字化。而目录的数字化就是对档案目录建立一个数据库，并在其中例如档案的类别、主题以及形成等信息，最后进行网络归档保存与管理。

（2）对高校档案的信息资源实施整合。在建立数字化的档案资源管理体系下，高校的安全管理部门有必要将学校各级部门之间的资源进行有机整合，在保持其相对独立性的条件下，实现各部门之间资源共通。并且实施一套统一的信息资源建设标准以保障各级部门之间能够和档案管理部门实现信息化对接达到信息同步归档的效果。

2.3 规范高等院校信息化的档案建设标准

首先，高校的档案建设应当具备标准规范，可以针对信息化软硬件的设施以及数据采集加、建设数据库及数据备份，制定一套规范标准规范，以其知道信息化建设的实施过程且保障信息资源的共享。其次，标准规范需要统一，以其作为促进高校现代化档案建设工作的指导，并且将责任落到实处，规定工作人员的职责范围。最后，信息化的档案成果运用标准，该标准主要用于解决建设过程当中所遇见的问题，其规范涉及了信息资源的公开检索、数据的网络传输等等。

2.4 建立并健全信息化档案建设的安全体系

建立严格的信息保密制度：档案管理者应当按照档案的密级制度来建立一套严格的信息保密制度。建立信息数据的安全制度：积极对高校的每份档案都建立起安全制度，通过积极应用数字化与传统载体共同存在的方式，来对档案信息进行异地备份以及数字化多重备份等，通过严格运用密钥以提高权限管理效果，保障信息的安全。对高校信息化档案建立一个应急预案机制：制定该机制有助于高校档案管理者在识别相关安全问题之后，及时启动预案机制并采取有效应急措施来解决安全问题，使档案信息管理系统能够在极短的时间内得到回复，保障信息新安全。

3 结语

综上，高校开展信息化的档案建设并非一朝一夕就能完成，需要长时间的坚持并且不断完善相关系统工作，针对目前信息化建设现状及存在的问题，及时找到对应策略，及时解决问题，充分提升档案建设效率。

［1］沈潇.浅析高校档案信息化建设现状及应用策略［J］.教育教学论坛，2013，（47）：140-141.

［2］谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究［J］.科技资讯，2015，（11）：144.

［3］罗珊.高校档案信息化建设存在的问题及策略研究［J］.兰台世界，2016，（21）：45-47.

Analysis on the Present Situation and Strategy of College Archives Informatization Construction under the Background of Network

LIU Chun-yi

（Archives of Anyang Normal University，Anyang，Henan 455000，China）

In the context of the network information era，more and more colleges and universities have carried out the management and construction of information files，but there are still many problems in the process.Firstly，this paper makes a detailed analysis of these problems，and then puts forward the corresponding strategies，in order to provide an objective reference for the college archives staff.

network background；colleges and universities；informatization；archives construction

G647.24

A

2095-980X（2017）01-0200-02

2016-12-11

河南省档案局科技项目（2016-R-26）。

刘春意（1981-），女，湖南隆回人，助理馆员，主要从事档案管理工作与研究工作。