高校毕业生档案管理浅析

张文华

(山东广播电视大学，山东 济南 250014)

高校毕业生档案管理浅析

张文华

(山东广播电视大学，山东 济南 250014)

在目前就业形势竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。因此，做好高校毕业生档案管理工作意义重大。

高校毕业生； 档案管理

高校毕业生档案是学校工作档案的一个分支，高校在重视教学工作档案和其它管理工作档案的同时，对毕业学生档案管理工作的重要性应认识到位，要制定关于学生档案材料的收集、保存、整理、交接、转寄等相关的制度建设，使高校学生档案的管理工作得到重视，管理体制进一步完善，进而有效的保护和利用学生档案，充分发挥其在学校各项工作特别是在毕业生就业工作中的重要作用。

一、高校毕业生档案的内容

毕业生离校前，要形成完整的学生档案。毕业生档案整理工作的相关内容主要包括：高校招生考生档案，此项为学生入学时上交的高考档案，把原有的档案开封，取出内容，查看具体份数、页数，重新整理归入档案；高等学校毕业生登记表，此表必须由学生本人填写，字迹要清楚，用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写各项内容；“毕业生鉴定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价，辅导员需认真填写，报学生管理部门审核加盖公章；全国普通高等学校本、专科毕业生《就业通知书》，除升本、升研、出国深造的毕业生外，其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案，作为身份变化的依据；学籍卡，由校学籍管理部门审核批准的本科或专科学籍证明；高校历年成绩单，由教务部门核准的学生在校学习成绩单，加盖教务处公章；高校学生体检表；组织关系，正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分子材料等归入档案；预备党员的党组织关系材料单独封存，单独转寄，待转正后归入档案统一管理。团员关系须将入团申请表归入档案；奖励材料与处分材料，在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料，在校期间因违纪行为而受到的处分；其他材料。如有其他形式的材料，可根据具体情况归入档案并标注。以上档案材料要如实装入高校学生档案专用信封，并严格按照封面编号顺序排放，档案材料的件数和页数一定要与封面标注相符。完整的毕业学生档案材料装入高校学生档案专用信封后要严格密封，信封封面毕业生基本信息内容统一用黑色签字笔认真填写，书写公正，封面整洁，不得乱写乱画等。信封封底要粘贴毕业生派遣的详细信息，打印出“毕业生档案袋封底贴条”的统一样式，贴在高校学生档案专用信封的封底。在收集、整理学生纸质档案材料的同时，还要建立学生电子档案转递统计表，提前发电子邮件到学生工作部门的学生档案工作专用邮箱，电子档案转递统计表与纸质材料档案的分类和顺序要一致，以便各地人力资源和社会保障局等有关单位备案。

二、高校毕业学生档案管理工作中存在的问题

高校毕业学生档案管理工作旨在对大学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供毕业生档案的检查、借阅及毕业学生档案的转递、管理等工作。当前高校毕业生档案管理主要存在以下几个方面的问题:

(一)高校毕业生档案不受重视，管理体制不完善。目前，除《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案管理办法》外，教育部当前还没有一部针对高校学生档案管理的系统性、具体性、可操作性的制度，更没有明确规范的管理标准。因此，大多数高校毕业生档案管理工作没有按照“分级管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，造成了毕业学生档案管理部门职责不清，管理混乱的局面。

(二)学生档案的收集整理不严格、不规范。高校毕业生档案是大学生在校成长轨迹的真实记载，其管理、保存和转寄都是非常严肃的事情。当前大学毕业生档案的转寄一般由高校学生工作部门进行统一管理转寄，学生毕业前档案的整理、保存由各院系来完成，由于各学院系不能严格按照要求保存学生的档案材料，导致毕业生档案在收集整理过程不标准、不规范，难免会出现这样那样的错误，如档案袋封面书写不规范、学年度辅导员鉴定千篇一律、材料缺失等等。

(三)毕业学生档案的转寄、管理等工作不尽完善。高校学生工作部门应严格根据毕业生就业去向、生源地及上级对学生档案转递的要求，统一转寄毕业生档案。转寄毕业生学生档案，应当通过机要通信途径、邮政EMS 标准快递或派专人呈送，任何个人或单位不得擅自扣留毕业生档案。由于某些高校没有为毕业生档案的转寄提供必要的工作条件，特别是没有明确专人负责此项工作，加上转寄等环节不统一等，导致一些毕业生档案丢失；另外有些高校没有做好当年遗留毕业学生的档案交接工作，待学生查询档案时出现了问题，给毕业生的就业工作带来了不良的影响。

三、做好高校毕业生档案管理的建议

(一)统一认识，加强领导。学校各级领导及广大教职工都要强化毕业生档案意识，自觉支持和做好毕业生档案管理工作。高校应明确毕业生档案管理主体部门，按照管理到人、责任到人的原则，把毕业生档案建设作为全校一项基础性的工作常抓不懈。同时各高校院系都要建立毕业生管理工作档案，要明确辅导员是毕业生档案收集、保存、整理、移交的具体责任人，真正解决目前高校毕业生档案管理中存在的责任分散、管理分散等问题，才能进一步提高高校毕业生档案管理工作的标准化和规范化水平。

(二)加强毕业生档案材料的管理、保存工作。新生入学一个月内，其档案由新生录取部门直接移交至辅导员；个别地区有新生自带档案入校情况，新生直接将档案交给辅导员，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损；大学期间，在校学生档案由辅导员直接管理，并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理，归入档案。校内学籍变动时，学生档案直接在辅导员之间进行转交；学生毕业离校，毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档，检查完整无误后统一移交学生工作部门。由学生工作部门根据毕业生就业去向统一转寄，或者根据毕业生申请实施档案代管。原则上，毕业生档案不得交由本人自带，绝不允许毕业生个人长期保存档案；毕业生离校前已签约就业的，辅导员统一移交档案，由学生工作部门负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达，毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单位，辅导员和学生工作部门负责核查；毕业生离校前未签约就业的，即可自愿申请档案转回生源地档案主管部门，也可向学校申请档案留校代管。学校档案代管时限最多2年，期满转回生源地档案主管部门。

(三)规范毕业生档案交接、转寄过程。毕业学生档案是大学生成长轨迹的真实记载，其管理和转接是非常严肃的事情。学生毕业离校时各院系辅导员要把整理好的毕业生档案转交给学生工作部门，转交时学生工作部门和各院系之间要统一办理毕业学生档案交接手续。另外，各院系毕业学生档案整理完毕后要提前与学生工作部门联系，约定时间，现场确认，双方审核无误后签订档案交接单。毕业学生档案转寄必须由学生工作部门登记备案，规范密封，并以机要通信方式、邮政EMS 标准快递转出，或派专人呈送，其它部门或个人不得擅自处置。同时，各院系还要切实做好遗留生档案交接工作，交接双方审核无误后签订档案交接单。

[1]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报,2008，(04).

[2]龙晓凤.试论高校学生档案管理[J].广东白云学院学报,2007,S1.

2016-12-15

张文华，女，山东广播电视大学档案馆员。

G27

A

1008—3340(2017)02—0083—02