高校干部档案管理探析

于艳茹, 徐成凯

(沈阳大学 a. 组织部, b. 工商管理学院, 辽宁 沈阳 110044)



高校干部档案管理探析

于艳茹a, 徐成凯b

(沈阳大学 a. 组织部, b. 工商管理学院, 辽宁 沈阳 110044)

通过对高校干部档案的重要性的阐述,总结归纳出当前干部档案管理工作中存在的问题,并给出加强高校干部档案管理的切实建议,对确保高校干部人事档案的真实性、规范性和完整性具有积极意义。

高校; 干部; 档案管理

一、 干部人事档案的内涵

干部档案是记载干部基本信息、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史、全面地考察干部的重要依据[1]。

(1) 干部人事档案。在选拔、培养和任用干部的过程中,组织人事部门按照党的政策对干部的经历、品德作风、政治思想、工作能力、业务表现和工作业绩等内容进行记录的材料形成了干部人事档案。

(2) 干部人事档案管理是高等学校干部管理工作的重要内容,也是高等学校科研师资建设及档案管理中不可或缺的一个环节。新形势下,我国高校的干部人事档案建设尚不能满足学校发展的需要。因此,改革高校干部人事档案管理制度以适应当前高校的发展需要已经成为新时期亟待解决的问题。本文以当前高校干部人事档案管理现状为基础,探讨分析了档案管理工作中存在的问题,给出了有效的解决措施,为新形势下高校干部档案管理改革提供了参考。

二、 高校干部档案的重要性

档案管理工作是党和国家事业发展中的重要环节,能够帮助我们更加方便地了解过去,及时把握当前,并有效的预见未来。档案管理工作是组织人事部门的一项基础信息,其重要性体现在以下几个方面。

1. 高校干部人事档案是了解、考察和评价干部的重要依据

档案中记载着干部的道德品质、工作经历、工作作风、工作业绩、个性特点和特长等情况,通过综合分析档案内容和现实工作情况,能有效地帮助组织、人事部门准确、全面地了解和评价干部。近些年来,我国针对干部的选拔任用实行了一系列的改革措施,极大地改进了干部的考察方式。尽管如此,准确、历史、全面地了解干部,遵循公道正派的选人用人原则,干部档案始终是一条重要的途径。

2. 高校干部人事档案为维护干部的合法权益提供了凭证

干部人事档案是由干部的个人情况和成长、工作经历等相关材料组成的。其中,一些材料是由当事人亲自书写、签章并依照严格的程序报经组织批准确认的原始材料,一些是经过各个主管部门按照其职能要求依法形成的原始记录。综上,干部人事档案是关于历史的记载,是无可辩驳的证据,是干部澄清相关问题、保障个人权益的法律信证。

3. 高校干部人事档案是党和国家重要的历史资料

档案内容反映了历史,诚如古人所说档案是“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,档案管理工作是记录历史文明、传承古今的重要工作。从历史的角度看,今天发生的事情明天就会成为历史,而档案工作很好地为组织工作记录了史料,是党和国家的财富。历史上各朝代都有借鉴档案编史修志的传统。因此,做好各项资料的搜集整理工作,本质上就是在记录历史、保护历史[2]。

三、 高校干部档案管理工作存在的问题

1. 干部自身不重视档案

有些干部自身没有认真对待个人档案。一是材料上交不及时。比如取得学历、职称、奖励等材料之后,不知道要上交给组织人事部门归档。二是填写相关资料时不认真。对自己“三龄两历”即“年龄,干龄,党龄,学历和经历”的填写不重视,造成出生时间越填越小,工作时间越填越早,学历越填越高,影响了干部档案的真实性和严肃性。

2. 干部档案转递执行过程不规范

随着各级干部交流力度的加大,干部跨地区、跨行业、跨部门交流频繁,干部档案应收齐材料、重新整理、规范化后,随干部变动而及时转递。但现实中出现转档工作不及时,档案没有随人转移,有的原单位已经不存在,因材料没有及时归档造成永久的遗失;随着人档分离的增多,学历原始档案和工作档案分散保存;甚至有的在档案转递过程中不按国家档案管理规定,随意交由本人带走,出现修改、涂改、伪造材料的违法违纪行为,造成档案内容不实、擅自造档现象严重的局面,档案的可靠性和真实性大打折扣。

3. 干部归档材料审核把关不到位

这主要表现为:一是档案材料不齐,干部档案中反映干部基本情况的材料如入党、学历、工龄、工资等材料存在空白。二是填写不规范,主要表现在:材料填写前后不一致,无法甄别。如:出生年月、参加工作时间,入党时间等,材料填写不完整。例如:干部履历表中本人签名、填表时间、组织印章不齐全,年度考核表中主管领导鉴定意见、考核等次、本人签名不齐全,考察材料中考察人、党委(党组)印章不齐全等。个别甚至有涂改现象,如对学历、年龄、职称、简历等进行涂改。二是归档材料不规范。很多归档材料中没有组织盖章、领导签字、落款日期,缺少干部任免呈报表、工资审批表、年度考核表、入党材料、再教育学籍、表彰奖励材料等,有的甚至多年无新的材料归档。三是组织审核认定不到位。由于干部档案材料的历史性和复杂性,给组织人事和档案管理部门准确审核和认定干部“三龄二历一身份”基本信息带来难度,存在随意填写、审核不准不严等问题,影响了干部档案的质量[3]。

4. 信息化建设相对滞后

虽然大多建立了干部档案信息数据库,但多仅限于简单的数据统计,对于整体信息资料的查询,还没有实现较高水平的数字化管理。

四、 存在问题原因分析

1. 对档案管理工作的认识不足

干部档案管理工作自身的特点导致了个别单位和个人缺乏档案重要性的认识,档案管理制度不完善,缺乏专(兼)职的管理人员和充足的经费支持,归档意识不足,这是导致基层单位档案长期没有装订整理、收集渠道受阻的重要原因。

2. 档案管理基础设施建设严重滞后

新形势下,对档案管理工作提出了更高的要求,同时也要求相应的提高基础设施建设。然而,与此相对的是多数基层单位和部门档案管理工作基础设施投入不足,保管室狭小,设备落后损坏,现代化设施严重缺乏。

3. 档案管理人员素质亟待提高

实际档案管理工作中,基层管理人员多数由兼职人员担任,且频繁更换,缺乏稳定的、高素质的档案管理工作队伍,阻碍了档案工作的规范化管理。工作人员在档案管理方面有所欠缺,难以及时把握和发现档案的真实性和完整性,对存在疑问的档案缺乏必要的调查核实。同时,档案借阅管理不规范、归档不科学等问题严重影响了档案的利用价值。此外,档案管理工作人员缺乏必要的创新精神,管理制度落后,工作效率低下[4]。

五、 探索高校干部档案管理的有效办法

1. 严格执行国家有关规定

按照中组部出台《干部人事档案造假问题处理办法(试行)》和中央纪委在新修订的《中国共产党纪律处分条例》,“逢提必查”,发现档案有造假行为,必须严肃处理不如实填报、篡改、伪造个人档案资料等行为。

2. 干部档案的收集材料要全

坚持工作做到日常,功夫下到平时。明确归档时间,采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合的办法,确保入档材料不过周,新转档案不过月。对新转入的干部档案,或材料不全、手续不完备的,实行首问负责、限时办结,第一时间与所在单位联系,防止遗忘遗漏。加强对党代会、人代会、政协会换届中形成的材料和职称评定中形成的阶段性材料,与工作部署同步收集;对政审、违纪处分、离任审计、有关奖励等特殊材料,确定专人负责及时收集。

3. 干部档案的审核要严

建立“谁审核、谁负责”责任追究制,凡发现干部档案弄虚作假的实行全程倒查,严肃追究相关责任人的责任,确保审核认定结果经得起历史和实践的检验[5]。坚持不合格的不接收,不符合要求的不归档。对没有保存价值、内容不完整或填写不规范的坚决纠正。坚持难以鉴别的不确认。对一些难以辨别真假的学历、计算连续工龄材料、招工表等,查找原始材料,对照履历及相关材料仔细分析和判断,做到有据可依,无据不补。根据有关规定进行多方查实印证,坚决杜绝虚假材料进档。

4. 干部档案的整理要精

看手续是否齐全、归类是否正确、近期形成重要材料有无遗漏,防止错装漏装或张冠李戴现象。查材料加工,看破损材料补救是否得当,对于破损严重的材料进行修补,确保案卷平整登记无误。查材料装订,看是否整齐美观,坚持纸质档案、数字化档案和干部信息数据库“三位一体”,同步入档、同步维护、相互印证,确保随时提供完整、准确的数字化干部档案信息。

5. 采用现代化方法与手段管理干部档案

高校干部人数多,信息量大,变化也快。要对这些不断出现与多变的信息进行有效管理,依靠传统的纸笔手工书写,效率很低,无法满足需要。因此.必须建立干部档案信息数据库,应用计算机管理,要借助计算机,建立全校教职工数据库,并视需要,建立各部门或使用频率高的数据子库,然后通过一定的技术方式,实现全校联网,根据需要,随时输出有关信息,提供利用,做到资源共享。

6. 加大对档案管理工作的资金投入

切实加强资金的投入,保障干部档案管理工作的物质基础,主要从以下几个方面入手:一是购进计算机、扫描仪、打印机等现代化的档案管理设施;二是引进先进的技术和专业的档案管理人才,改革人力资源管理办法,提高档案管理的质量;三是为管理人员创造良好的工作环境,保障工作人员饮水、空调等基本的物质需求。

总之,干部档案管理是学校整个管理工作的重要组成部分,导致实际工作中出现的诸多问题原因复杂多样,需要认真思考和研究。只有不断采取有效措施,完善管理制度,提高管理水平,创新管理模式,才能从根本上解决当前干部档案管理中存在的问题,使干部档案管理工作提升到新的水平。

[1] 朱守兰,翟爱梅. 高校干部人事档案管理现状及思考[J]. 兴义民族师范学院学报, 2013(5):105-107.

[2] 农桂山,黄政艳. 高校干部人事档案管理工作的问题与对策[J]. 高教论坛, 2014(11):82-84.

[3] 明文梅. 关于高校干部档案管理的几点思考[J]. 城建档案, 2014(11)49-51.

[4] 张琪. 高校干部人事档案的特点及科学管理[J]. 东方企业文化, 2013(17):132-135.

[5] 刘莹昕,石伟. 基于ASP的电子档案评价系统的设计[J]. 沈阳大学学报, 2011(6):111-114.

【责任编辑 张跃双】

Archives Management of Cadres in Colleges and Universities

Yu Yanrua, Xu Chengkaib

(a. Organization Department, b. School of Business Administration, Shenyang University, Shenyang 110041, China)

Through the elaboration of the importance of the archives of the cadres in colleges and universities, the problems existing in the current cadre archives management are summarized and practical suggestions are given to strengthen the archives management of the cadres in colleges and universities to ensure the authenticity, normality and completeness of the cadre personnel files.

colleges anduniversity; cadres; archives management

2016-10-26

于艳茹(1975-),女,辽宁开原人,沈阳大学组织部副研究员。

2095-5464(2017)02-0158-03

G 472.4

A