大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

◎陈海英

大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

◎陈海英

随着计算机技术、网络技术和云计算的快速发展，数据正在全世界范围内以指数级的速度增长，大数据时代已经到来。高校档案管理部门承担着档案管理、服务决策、信息提供等重要职责，大数据时代给高校档案管理部门传统的管理模式带来了挑战。为此，我们应对高校档案管理模式实施积极变革，以适应时代要求。

大数据时代 高校档案管理 模式变革 优化

一、引言

近年来，随着计算机技术、网络技术和云计算的快速发展，数据正在全世界范围内以指数级的速度增长。IBM在2012年的研究称，整个人类文明所获得的全部数据中，有90%是过去两年内产生的。而到了2020年，全世界所产生的数据规模将达到今天的44倍。因此，麦肯锡公司最早提出“大数据”（Big Data）时代已经到来。

高校档案管理部门作为高校历史、人事、教学和科研等历史资料和数据资源的管理者，是高校正常运转所必需的重要组成部门之一，承担着档案管理、服务决策、信息提供等重要职责。当前在大数据时代背景下，随着档案数字化和电子化的发展以及档案数据的成倍增长，给高校档案管理部门传统的纸质化管理模式带来了较大的挑战。

二、大数据时代给高校档案管理带来的挑战

（一）对档案管理观念的挑战

在传统的档案管理中，一般都是遵循档案的收集、整理、保存和利用的路线开展档案管理工作。一般来说，首先是判断档案的价值；然后根据档案的价值以及相应的法律法规或者管理规定确定保存的年限；最后进行档案的整理和保存并在服务对象需要时提供相应的档案材料和档案信息。这是传统的档案管理中的一般工作思路。然而在大数据时代背景下，这些传统的管理理念受到较大的挑战。如传统的档案管理侧重于纸质档案的保存，而大数据时代强调档案的电子化和数字化；传统的档案管理重保存轻利用，而大数据时代强调档案的利用和服务功能。

（二）对档案管理技术的挑战

传统的档案管理上，一般主要是采取人工的方式进行纸质档案的保存，在管理方式上较为粗放。而在大数据时代，则是强调档案的数字化和电子化。当然，这只是大数据时代对档案管理方式最为表象的冲击。而在深层次则是档案管理方式的挑战，即要求档案管理的信息化水平能达到一定水准，在档案的存储和使用上实现信息化。

（三）对档案数据安全的挑战

在传统的档案管理中，对实物档案的保护注重“人防、物防、技防”，可以说，只要实现了这三个方面的保护，就能实现档案安全。但是在大数据时代，则对档案数据的安全提出了较为严重的挑战。由于档案的存储和使用均实现电子化和信息化，因此在两个方面对档案数据安全形成威胁。一是档案数据的存储设备采用的是电子化设备，设备本身存在使用年限和寿命等因素的影响，而对存储的档案数据容易造成损失。二是提供档案信息的客户端，容易受到网络攻击而面临着网络安全问题。

（四）对档案数据使用的挑战

在传统的档案数据使用上，都是以纸质档案提供查询的方式进行数据服务。而在大数据时代，档案数据的查询仅仅是档案数据使用的最为原始的方式之一，更重要的是提供档案数据的制作、加工、整理、传播和二次开发使用等功能。因此，对于高校档案数据的使用已经是需要实现对于档案数据的挖掘和使用，实现档案数据的服务功能。

（五）对档案人才的挑战

传统的档案管理模式下，对于档案管理人才一般需要有专业的知识、细心的工作态度。而在大数据时代，对于档案管理人才提出了更高的要求，除了专业的档案管理知识外，还需要掌握一定的计算机应用基础、网络知识以及数据处理知识和分析技术等等。可以说，大数据时代下的档案管理需要复合型的人才。

三、大数据时代背景下高校档案管理模式的改革

在大数据时代背景下，我们应该对高校档案的传统管理模式进行改革，以适应不断变化的时代要求。

（一）转变观念

应在高校的档案管理系统中和管理人员中建立大档案、大数据的思想意识，要实现从传统的档案保存观念转变为档案服务的观念；要把传统观念中的档案纸质储存向电子化、数字化方向转变，把档案的使用查询向档案数据的服务和二次加工转变。

（二）统筹协调

档案数据的存储和使用涉及到学校的众多部门，因此应建立档案存储和使用的统筹协调机制。高校应从制度上建立高校档案管理部门（档案馆）同学校的党政办、人事处、财务处、学生处等职能部门以及学校的图书馆、信息中心等相关部门的协调机制，实现多部门的协作配合和资源共享。

（三）制定档案大数据战略

档案数据的处理和加工使用，对于高校的发展具有一定的支撑作用。应当在高校管理层的领导下制定档案大数据战略，充分利用高校的档案数据资源实现档案数据的二次加工和使用，充分借用高校的人才、科研等优势在更大程度上发挥高校档案数据的作用。

（四）档案大数据采集和处理分析

一是应该实现将高校各个部门和各个院系的相关档案数据实现电子化和信息化处理，经过整理之后，统一提交高校档案馆进行保存。二是高校档案馆进行大数据清洗，剔除错误数据和不规范数据（如有必要，应当进行二次原始数据采集），去粗存精、去伪存真。三是使用专业的数据软件，对于档案数据进行处理分析，如采用聚类分析等处理方法。

（五）数据归档与保存

档案数据的归档，应注重档案数据的分类和期限。首先要对档案数据进行分类保存，并在保存数据之初就设定保存的期限。同时，在数据的保存方式上可以使用电子存储介质，也可以在确保安全的基础上使用云存储等大数据存储方式。

四、大数据时代背景下高校档案管理工作的优化建议

在大数据时代背景下，我们应该根据时代要求，对高校档案的传统管理模式进行改革，并采取一定的工作措施以配合和实施高校档案管理工作改革。

（一）建立现代化的档案管理理念

在大数据时代背景下，档案管理的模式已经发生了较大的变革，为了适应这种变化趋势，更好地让档案管理工作为高校发展服务，我们需要建立现代化的档案管理理念。

1.做好档案管理的宣传工作。要大力宣传大数据时代下的现代化档案管理工作，重点是宣传大数据时代对档案管理工作的影响，和档案管理在新时期所发生的变化，以及新时期档案管理功能的转变。

2.宣传和普及现代化的档案管理理念。现代化的档案管理理念主要是实现两个功能的转变，即由档案保存功能向为高校发展服务功能转变，由档案保存和使用查询功能向档案数据服务和二次加工功能转变。

（二）推进档案管理信息化建设

在大数据时代背景下，也对高校档案管理的信息化建设提出了新的要求。为了适应这种趋势，也需不断推进档案管理的信息化建设水平。

1.应不断加强对档案管理基础设施的投入。由于电子设备和技术更新换代非常迅速，因此高校应每年安排一定的预算对档案管理的相关设备进行更新、维护和升级等建设。

2.加大对档案信息源的信息化建设。档案馆的档案来源于高校各院系及相关部门，因此也应安排一定的资金加大对档案信息源的信息化建设，通过微量而持续的投入不断提高档案信息源的信息化水平。

3.加大对档案服务端的信息化建设。现代化档案管理重要的特征就是强化档案资料的服务和二次加工，因此应加大对档案服务端的信息化建设，如档案查询的相关电子设备、档案专业管理软件及相关的搜索引擎软件等。

（三）推进档案管理标准化建设

档案的标准化和电子化是现代档案管理的重要内容。只有逐渐实现档案的标准化和电子化，才能逐渐实现现代化的档案管理。

1.制定档案管理的标准化相关制度。无论是档案的接收、归档，还是电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、传输、利用和管理等方面都应建立标准化的制度，以此来逐渐推进档案管理的现代化。

2.制定档案源的电子化及相关标准。档案源是档案管理的起点和数据来源，因此高校档案馆应制定档案源的电子化及相关标准，同时针对档案的来源单位和部门及相关的档案人员要做好宣传和培训，这将从信息源头上保障档案管理现代化的实施。

（四）建立现代化的档案安全保障系统

档案管理的重要保障就是档案管理的安全保障，这对于档案管理具有重要的作用。传统中的档案管理一般都重视物理上的档案管理的安全，而在大数据时代背景下，对于档案管理安全提出了新的要求。

1.继续加强档案的物理安全保障。物理安全保障是指实体的、有形的安全保障，即需要保

障档案管理场地、档案库等有形场所的防火、防盗、防有意或无意的人为损害等。在电子化的现代档案管理中，这仍然是重要的安全保障措施之一。

2.加强档案管理的网络安全保障。高校的档案管理实现电子化之后，很多电子档案的传输和管理都实现了电子化和网络化。因此，高校档案管理部门应购买专门的网络安全软件，对档案的网络管理提供保障，同时应及时进行安全软件的维护和升级。

3.加强档案服务端的网络安全。在提供档案查询和档案服务的客户端，应重点加强网络安全保障，应当使用专门的网络安全软件并确保有专门的人员进行管理和维护。

（五）加强档案人才队伍建设

大数据时代的现代化档案管理，对档案管理的人才队伍建设提出了新的挑战，一方面原有的档案管理人员面临知识结构急需更新的挑战；另一方面档案管理部门面临急缺网络技术等方面的专业人才。

1.建议高校为档案管理部门引进网络技术等方面的专业技术人员。应当说，在传统的档案管理向现代化档案管理转变中，网络技术人才的短缺是我国高校档案管理部门所面临的普遍问题。因此，高校在人才招聘和引进中应重点为档案管理部门配备专门的网络、计算机等方面的专业人才。

2.加强对现有档案管理人员的知识培训。在现代化的档案管理中，需要较为专业的计算机和网络方面的知识、需要档案数据的挖掘和二次处理等技术、需要更新的档案管理知识。因此，应加强对高校现有档案管理人员的知识培训，培训内容的主要侧重点是上述的三个方面的知识。

3.加强档案管理经验的交流和合作。高校档案管理部门应根据本校实际，加强同兄弟院校及国内外档案管理单位的交流与合作，以不断提升自身的现代化档案管理水平。

（作者单位：沈阳师范大学）

责任编辑：司斯