高职教育国际化质量保障机制档案管理模式

高职院校开展国际教育交流与合作过程中，档案工作为学院领导的顶层设计提供了重要的科学决策依据，为国际合作院校间深入开展教学管理、学术交流和广泛合作提供了经验参照。走入新时代的高职高专教育国际化工作以“建立具有较广泛社会公信力的中外合作办学质量标准和保障体系”为抓手，服务高职院校响应“一带一路”国家倡议、培育工匠精神、促进就业创业、主动服务地方和社会需求的目标体系清晰可见。在原有档案管理提供合作院校办学历史和所在国家合作办学政策等基础功能上，横向联动国际合作院校，纵向服务国家教育审批机构、指导与监管部门，来完善教育国际化全链联动的质量保障机制档案管理。

1 概念

自 2008年9月1日教育部和国家档案局施行《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）以来，各高校根据学校的实际情况又对档案收集和分类情况进行了调整。教育国际化档案管理不在分类名称中所列，因此大部分高职院校总体参照“外事类”档案分类的规定，在自我探索中形成教育国际化档案管理实施办法。依据《管理办法》中“外事类”档案概念，本文中“教育国际化档案”是指高等职业院校在经教育部审批的中外合作办学项目和其他教育国际化工作载体中，与国外团体、个人在学术、科研、人才等方面的交流合作过程中所形成的有保存价值的文字、 图表以及其他影音视频资料。

教育国际化合作特色决定了档案材料的双语言性、跨行业性和跨校性特征。为充分发挥教育对外开放和汉语言传播主渠道作用，其档案管理首先要明确建立双语电子档案的目标，针对档案归档、分类和利用方面，制定适应于教育国际化的档案管理实施办法，有必要针对进行跨境企业订单式或双校园培养项目的“2+1”“1+2”“3+2”等多类型合作模式的学生，完善在校学历留学生和非学历留学生档案管理，在跨境和跨校合作过程中辅助做好学历和课程进修认证工作。

2 现状及问题

笔者运用文献调查法，通过检索“中外合作办学档案”“外事档案”“国际教育交流与合作档案”等主题，选取中文数据库相关学术论文53篇，总结高职院校教育国际化档案管理主要存在三个问题：（1）管理平台分散，档案信息系统责任和权利往往分散在多个部门，各个档案信息平台之间极少实现共享；（2）作用发挥有限，目前关于档案管理制度在信息交互化、资源数字化、双语特色化等方面建设存在短板，并未发挥服务“示范性中外合作办学项目”评估、“国际化特色高校”建设及扩大“职业教育国际影响力”指标等工作的应有作用；（3）服务形式单一，相比国外高校，国内高校档案网站服务形式和内容较为单一，开放利用工作还不充分，与师生和社会人士日益增长的查档用档需求不匹配。

3 质量保障机制档案

教育部《关于印发〈高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案〉（试行）启动相关工作的通知》中提出，高职院校诊改的具体任务是“完善高职院校内部质量保证体系”、“提升教育教学管理信息化水平”和“树立现代质量文化”。笔者所在的浙江经贸职业技术学院成为浙江省高职院校内部质量保证体系诊断改进第一批试点院校之一，自2016年8月颁布《浙江省高职院校内部质量保证体系诊断与改进工作实施方案》以来，学校教育国际化工作重点对照“内部质量保证体系诊断项目参考表”进行专项档案管理。

首先，质量保障机制档案收集、存储、归档内容形成与“参考表”紧密关联，同时结合教育部颁布的高职高专中外合作办学评估指标体系进行针对性收集和整理。

其次，在完成内部质量保证接受外部评估或考核之前，以国际质量管理体系ISO9000 文件材料收集标准为纲要，结合教育国际化质量保证机制实际需要，探索完善档案管理的标准化体系，形成具有“国际标准、符合实际、创新特色”的质量保障机制档案管理模式。

再次，依据《高等学校档案管理办法》和教育部颁发的一系列中外合作办学文件相关要求，从双语言性、跨行业性和跨校性等特征出发，将质量保障机制档案管理内容列为办学规划、项目审批、师资队伍、教学管理、科研管理、学生管理、文件管理、机制管理等8个类目，以此为据进行档案收集、管理和应用化服务。

表1：全要素质量保障机制档案管理分级职能列表（以2017年为例）

4 “全要素、全组织、全链条”档案管理模式

4.1 档案收集

目前，高职院校统筹协调各部门根据教育部2008年4月颁发的《高等职业院校人才培养工作评估方案》要求完成相应工作。受此项工作启发，笔者应用系统思维方法开展教育国际化档案收集工作。

系统思维是指系统的内部相关作用存在着一定的层次性，包括元素与元素之间、元素与部分之间、部分与部分之间、部分与整体之间等不同层次及其相互之间的相关作用。系统内部相关作用是形成系统整体结构的重要内在机制之一[1]。教育部颁发《高等学校档案工作规范》明确规定“高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用”。基于系统思维的档案收集，是在多个合作院校学院层面统筹规则与指导下，对各校相关部门人员分工协调，注重优化档案资源分配，不断完善各系统之间互通渠道的档案管理方式。具体来说，在加强传统介质档案的数字化和电子文件的收集归档基础上，按照质量保障机制档案内容，整合各个院校、职能部门、院系与行业企业合作档案材料建设专项档案资源库，形成多层次的档案管理网络及其职责划分，逐步纳入学校的总体规划、规章制度，纳入有关人员的职责范围或学校综合管理水平的评估指标体系，形成各部门分工明确、协同工作的档案管理长效机制，以此准确反映某一时期学校的教育国际化工作发展情况。

4.2 档案管理

《大数据时代》作者维克托·迈尔·舍恩伯格认为“大数据的核心就是预测”，实现大规模有价值信息、技术与应用的集成和动态处理，是大数据形成应用价值的关键。从笔者工作角度看，历年须完成包括中国高等教育国际化发展状况、全国高等职业教育质量年报等在内的近十项教育国际化年报工作，都需要数字档案本源性静态信息的输出[2]。来自不同组织部门和依据指标的数据采集平台在学分认证、课程衔接、中外合作办学、学生结构和规模、国际职业资格认证体系、国际竞赛参与、跨国或外向型企业合作[3]、留学生情况等评估要素上却保持一致，因此我们要加强研究将质量保障机制档案信息系统的统合数据应用到各平台完成填报，并适时开展高职院校教育国际化发展趋势分析工作。

在大数据时代背景下，云计算、大数据使得处理跨行业、跨校档案数据库和海量档案资源成为可能。因此，应以数字档案资源建设为核心，建立基于大数据平台的档案管理，将共性要素进行组织整合，逐步加大利用大数据技术对质量保障机制的关键数据进行系统分析，并将静态信息转化为质量保障机制要求的动态信息，以此追踪国际化要素或策略在实现既定目的或目标方面的进展和质量[4]。

4.3 档案服务

高校档案信息作为承载高校成长过程的原始记录，将这些原始记录通过公共获取的方式提供给社会公众使用，是高校档案管理机构实现高校社会性与文化性本质的主要途径[5]。随着我国各级政府管理职能向社会化服务模式的转变，笔者所在学校作为省直机关办学体制下的高职院校，档案信息资源的“互联网+共享模式”是今后档案工作发展的必然趋势。

档案网站在建设时就必须树立“以用户为中心”的信息服务理念，实现“展示型”向“服务型”功能定位的转变。在建立共享档案数据资源库基础上，提供一体化的数据挖掘和数据归档，通过网络信息平台完成双语电子档案信息的传输，向国内外、校内外档案利用者提供快捷的档案信息查询服务。此外，高职院校应创新档案利用服务方式，建立社会化媒体信息数据知识库，开发智能手机、平板电脑为代表的便携式设备档案应用系统，实现档案资源流通人工智能化，挖掘社会化媒体信息数据资源的潜在使用价值，从而加快高职院校档案信息资源智能化服务的步伐[6]。

5 档案管理经验

5.1 建档规范化

树立档案质量文化观，加强电子文件的质量管理及开发利用是教育国际化档案管理工作的起点。浙江省高职院校档案人员依据《高等学校档案工作规范》规定，根据浙江省档案局研究制定的《浙江省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》规定，将电子公文与其元数据建立持久有效的关联，确保电子公文及其元数据自形成起完整无缺，在信息交换、存储和显示过程中保证电子公文内容真实完整。

5.2 归档标准化

档案管理模式既要保证与国内省内高校教育国际化档案管理标准一致，更要与国际质量标准接轨。国际质量管理体系ISO9000 的“持续改进”原则，同样适用于建立并保持档案管理的质量标准体系。ISO9000国际化质量标准体系中的手册、程序和操作文件是教育国际化档案归档保存的主要依据，统一数字化资源标准，以此形成教育国际化质量保障机制档案的教学管理、学生管理、科研管理、人事管理、资产管理等标准化归档文件。

5.3 服务一体化

目前高职院校的教育国际化档案管理尚分散在各级职能或相关部门，因此需要依据高校档案“集中统一管理”原则，并基于系统思维的收集方式，要将校园局域网所有文件在网上流转后汇总校级职能部门，使校级档案总数据库与各级各部门数据库资源实现资源共享。在此基础上编制档案检索工具，在学校官网上增加档案相关链接，不仅能够为校内外人员开展档案上网服务与形成档案资源动态监管网络，还可以持续开发与挖掘档案信息资源价值，将档案信息管理系统打造成为向社会各界展示教育国际化办学成果的重要窗口。

5.4 管理常态化

档案管理部门只有持续常态化开展档案管理工作，才能实现时间节点上全校性横向监控与对国际化专业人才培养全过程的历时监控。根据办学实际和师生的用档需求，需要不断调整归档内容、完善制档标准、提高共享能力、扩展服务方式，使档案资源综合管理服务水平不断提升，为学校办学顶层设计及日益增长的师生、社会人士多元化需求，提供更准确的研究参考、使用和咨询服务。

注释与参考文献：

[1]张强,宋伦,闫姣丽.系统思维方法的重要原则[J].西安电子科技大学学报（社会科学版）,2007(17):21－22.

[2]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案,2015(1):68.

[3]买琳燕.高职教育国际化与一流高职院校建设[J].职业技术教育,2015(4):22.

[4]简·奈特.激流中的高等教育-国际化变革与发展[M].北京:北京大学出版社,2007:62.

[5]曹勤民.从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯,2012(5):49.

[6]张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设,2014(3):30.