以档案管理科学化促进机关管理高效化

窦晓梅

摘 要：对于机关单位的管理体制来说，解决档案管理存在的问题至关重要，它不仅能够令单位的管理体制得到完善，还会促进机关单位的发展。本文首先分析了档案管理科学化的重要性，然后归纳了机关档案管理中存在的问题，最后详细阐述了以档案管理科学化促进机关管理高效化的措施。

关键词：档案管理；科学化；机关；信息技术；高效化

1 档案管理科学化的重要性

第一，档案的管理是机关单位信息资源的核心，为机关日后发展提供很多有力的参考。机关档案常常记录着宝贵的工作经验和大量的机密材料，一旦这些机密文件被别有用心的人利用，就会造成极大的损失，后果不可小觑。

第二，档案管理是机关单位进行管理的基本资源，好的管理体制能够及时反馈出机关单位管理体制的健全。如果在档案管理体制上出现纰漏，就会影射出机关单位在财政、管理方面的不足，会对机关部门日后的管理带来很大的隐患，产生不可估量的损失，造成极大的负面影响。

第三，信用档案的建设更利于机关单位的人员管理，目前更多的企业单位把信用档案建设应用到企业中，信用檔案的建设能够使信用上有不良记录的人得到应有的对待，信用档案的建设能够有效地规避对于机密文件与信息资料被窃取的潜在问题，信用档案的建设已然成为机关体制管理建设的基础。国家相关文献已经提出要加快对个人、企业单位的信用档案进行建设与科学化的管理，从而降低潜在风险，加强对机关单位对员工的管理。

2 机关档案管理中存在的问题

（一）机关单位对档案不够重视

在进行档案管理工作时面临的最大的问题就是机关单位对于档案管理不重视，没有意识到档案材料的重要性和对于机关管理工作的重大意义。机关的档案管理相对于其他的工作，其独立性容易被忽视，极易被其他的工作兼并。在进行档案的归类整理时，让部分的兼职人员进行档案的归档，这些人员的岗位处在变动之中，档案管理工作处在断断续续的状态，还有就是不同人员的档案管理的工作方式有所不同，岗位变动较大的兼职人员有很大的一部分不具备档案管理的相关能力和知识。还有机关单位不重视档案管理工作，工资待遇相比其他的工作较低，这种差距致使相关管理人员的情绪低下，工作效率较差。这些问题导致进行档案管理时，管理工作成效不好。

（二）机关单位档案管理手段落后

现在有些机关进行档案管理时，进行的是封闭式管理，各种档案部门进行资源共享的可能性极低，并且档案进行管理采用档案袋式的，在进行档案的查阅时，浪费较长的时间。还有就是在进行档案整理时，有些主要是纸质档案，没有进行电子档案的备份，档案分类较难，档案管理工作时，工作量成倍增加。还有是档案进行电子输入没有纸质备份，一旦电子档案出现问题，整个档案管理工作瘫痪。

（三）机关单位档案管理的总体水平低下

机关单位由于不重视档案的管理的作用，自然在进行档案管理时就不重视，整体管理水平低下。档案管理工作的门槛较低，对于档案管理人员的素质没有严格的要求，使管理人员的素质良莠不齐，在档案管理工作上效率低下。

3 以档案管理科学化促进机关管理高效化

（一）强化档案科学化管理的理念

在进行档案管理中，面临的重要的问题就是缺乏科学的管理观念。只有改进传统的管理观念，强化科学化档案管理观念，才能推进机关管理工作的高效发展。机关领导应树立科学管理的观念，对于管理工作进行科学领导和指导；档案管理人员应树立科学管理的观念，主动学习优秀的管理理念来指导档案管理工作，从而实现进一步改进档案管理工作的目标，还要认真学习机关单位的相关政策、历史文化，推进档案管理的科学化。

（二）运用现代的信息技术进行科学的档案管理

现代社会是信息化高速发展的师弟啊，一切工作都以效益作为追求目标。在进行机关管理工作的高效化的过程中，使用速度快，精确度高的计算机进行档案管理已成为机关单位发展的必然趋势。对于机关单位的档案管理工作来说，提高管理的效率和精确度，是档案管理的要求，应用计算机进行工作，缩短了的档案整理分类和检索的时间，大大提升了工作效率。再见你选哪个电子档案的输入时，为了保证档案的安全，进行计算机的防护系统的建立，对于重要的档案进行纸质

备份。机关单位可以根据自身的实际情况进行数字化档案室，以数字化进行档案的输入和输出，有效对档案进行管理，缩短档案管理的时间，提高机关单位管理工作的效率，有效实现各单位的信息共享。

（三）提高档案管理人员的操作水平，改变对固有管理的认知

机关档案管理需要得到管理人员与领导干部的高度重视，只有得到机关干部与领导的大力支持，让其参与档案管理的学习中来，了解档案管理的实质性问题所在，在相关会议上进行档案管理重要性的讲解，加强机关干部对档案管理的重视，日后在档案的资源搜集上，积极的配合档案管理工作人员的工作，结合档案管理的自身情况，把其在机关单位的管理体制应用在档案管理上，从而建立更实效的档案管理体制。注重管理人员操作的系统培训，培养对档案管理工作正确价值观，提高他们自身的道德教育水平，令其明确档案管理工作的使命。在人员配备上也要做好均衡的分配，提高管理人员的综合素质，提高其工作的高效性，在资源的采集、分类、查找上严格遵守相关管理条例，提高工作的热情。

（四）开展档案管理培训工作

进行档案管理，不仅是要建立管理机制，还要对于档案管理人员进行培训。机关单位可以聘任相关的专家，定期到单位对管理人员进行档案管理的培训，传达基本的档案管理的方法和知识，提高管理人员的基本素质。在进行指导时要注意进行多种形式开展培训，调动管理人员的学习兴趣，以便在工作中更好的应用专业知识。同时可以进行优秀单位档案管理的学习活动，树立模仿学习单位，展开模范学习，吸收借鉴优秀单位的管理经验，实现机关单位的档案管理的科学化。

（五）完善档案管理的相关法律法规

要想更好的进行档案管理工作，就要制定相应的规章制度规范档案管理的相关工作。在国家的档案法的基础上，根据机关单位具体的情况，制定出相应的管理制度，完善档案管理工作，实现档案收集、档案整理、档案归类等档案管理工作的系统化。在进行制度的制定上，机关单位的领导要加强对档案管理工作的领导，依据制定的相关政策，对档案管理工作进行指导。落实相关政策，首先要建立档案管理的监督部门，对档案管理的工作进行监管、检查，对于档案管理工作进行定期检查，将监督管理工作作为日常工作提上议程；接着要建立档案管理的考核制度，进行档案管理工作的考核，进行奖惩，调动管理人员的工作兴趣，提高工作效率，推进科学化档案管理的进程，推动机关管理高效化发展。

4 结语

综上，机关单位在人才培养上更要重视其道德素养的培养，令其明确档案管理的价值所在，机关单位要充分利用科学化的管理体制，提高档案管理的高效性，提高自身发展的效率。

参考文献

[1]郑小平. 谈如何强化机关管理人员的档案意识[J].档案天地.2010（02）

[2]杨洋. 以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].办公室业务.2015（05）

[3]佘岳群. 浅析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].企业家天地（理论版）.2011（06）