高校资产公司档案管理现状分析和优化建议

邹旻

摘 要：高校资产公司档案是高校资产管理发展的重要见证，对于理顺高校国有资产的发展历史与管理、推进产业规划化建设等都十分重要。然而在日常管理中，档案的价值并没有得到相应的重视。本文试图对高校资产公司档案管理现状和存在问题进行分析，进一步讨论如何对管理方式进行优化设计，从而使高校资产公司档案得到合理化利用。

关键词：高校；资产公司；档案管理

1 高校资产公司档案管理现状概述

高校资产是我国国有资产的重要组成部分，早在2005年，教育部为规范化建设高校产业，提出了组建高校资产公司的若干意见。高校资产公司管理水平的高低，在很大程度上影响着高校科研技术发展、科技成果转化、校辦企业发展等工作。随着高校资产公司由初创朝纵深发展，其法人治理结构、内部管理制度等也越来越完善，同时也产生了一系列重要的文件、制度等重要档案。这些档案是高校资产管理发展的重要见证，对于理顺高校资产管理历史、企业关停并转等十分重要。但是，目前大部分资产公司对档案管理还停留在人工装订和归档的阶段，少有高校资产公司实现了档案信息化管理。

2 高校资产公司档案的分类与特点

按照国家教委《普通高等学校档案管理办法》的统一规定和要求， 高校档案分为包括九大类，在高校资产公司的职能活动中所产生的档案主要包括党政类、科研类、产品类、设备类、财会类五种类别。而在与高校其他职能部门、国家机关和事业单位、其他高校资产公司等兄弟单位往来时，还会产生诸如协议、合同等不易分类的档案。此外，由于高校资产公司所属的校办企业有学校控股资产公司代管的、有资产公司控股的、有资产公司参股的，类型较多，这些企业在日常的生产经营与管理中也会产生自身的档案，更增加了高校资产公司档案的多样性。

因此，高校资产公司档案主要存在如下特点：第一，同时具有较高的法律价值和经济价值。第二，利用频率高，效用持续时间长，比如，中央对高校的审计、高校内部审计可能会提取十多年前的文件查看。第三，档案来源众多，除了学校直接发的文件，还有学校财务、国资、人事等部门的文件，此外还有中央与省市的教育、财政、国资、人事、工商和税务等党政机关的文件。第四，既是高校档案的整体组成部分之一，同时又具备企业档案的性质。

3 高校资产公司档案的管理现状与存在问题

目前大部分高校资产公司在日常管理中没有重视档案的规范化建设，档案承载了企业重要的信息资料，是企业不可取代的无形资产，却经常处于被忽视的状态，比如：档案管理的方式仍处于将纸质档案人工编号后立卷装柜的原始状态；绝大多数高校资产公司并未设立专门的档案管理部门或档案管理岗位；绝大部分高校资产公司存在对档案管理人员培训次数少、培训间隔时间长，甚至没有组织其参加专业培训；基本没有高校资产公司特地为档案管理制定规章制度、管理流程等。

这些问题产生的原因是：第一，领导人员不重视，不会成立专门的管理部门或岗位，负责档案管理的人员多为兼职管理、流动性大；忽视档案的形成、搜集与整理，可能造成某一阶段或某一项目的资料存档缺失散佚。第二，制度措施规定不健全不完善，存在“谁承办、谁负责”的现象，无法一以贯之，如某一时段担任档案管理的工作人员换岗或离职，后来者可能会按照自己的习惯进行档案管理，造成档案管理的裂层与断代。第三，档案管理分类与编号存在混乱重合之处高，部分年代久远的纸质档案查找起来非常不方便，对档案的利用率不。

4 高校资产公司档案管理的建议与优化设计

高校资产公司档案的管理，既要符合高校档案管理的基本原则，又要符合资产公司的现代企业管理模式。以规范和实用为原则，高校资产公司档案管理应当向信息化、数字化、网络化方向发展。笔者试图从以下几个方面提出建议，优化档案管理的设计。

（一）领导干部和管理人员要提高对档案管理的重视，有效合理的对现存档案进行分类，以及相应的功能模块和运行。

（二）积极利用现代化工具与技术，提高档案归档与查找效率。如利用OA系统及扫描系统，将现存档案以PDF形式存入电脑，利用关键词搜索技术便可实现快速查找。甚至，有条件的单位可购买相应的数据管理系统，合理设计系统管理流程，实现模块化管理。

（三）专岗负责档案收存档事项，之所以用岗位而非专人负责的形式，是为了避免“个性化”存档方式，不论是谁、何时、从何人手中接手管理都可轻易交接。

（四）统筹好资产公司档案学校保管与单位保管之间的关系，首先是满足资产公司对档案的日常利用，避免要查找一份档案还要开介绍信到校档案馆查阅的情况，同时，也要满足学校档案馆的要求，做好年度档案报送工作。

参考文献

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[2] 薛松，《企业档案网络化管理层次的构建与优化分析》，经营管理者，2014年第1期。

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