档案信息化建设的对策探析

赵继红

摘 要：随着现代信息技术的飞速发展尤其是以互联网为代表的信息时代的来临，档案管理工作现状已经无法适应档案事业发展的需求，信息技术的推广应用让档案基础管理工作的重点逐渐朝着档案信息化建设推进。我们必须要紧跟时代发展步伐，进一步促进档案管理的信息化建设，让档案材料能够更加高效的发挥出其价值。本文分析了档案信息化建设的基本要求，并结合笔者研究提出了档案信息化建设的几点对策。

關键词：档案管理；信息化建设；对策

现代信息技术在档案管理过程中的推广应用不仅让档案信息材料在国家社会经济建设过程中的地位与作用越来越凸显，同时也在本质上转变了档案信息技术传播途径。对于档案管理部门和档案工作人员而言必须要紧抓时代发展机遇，进一步推进档案管理信息化建设。

1 档案管理信息化建设的要求

第一，档案管理信息化建设的最终目的是为了尽可能的实现信息资源的共享，这也是一项长期性系统性的工程，需要投入大量的人力物力财力，所以在信息化建设中必须要做到审时度势，全面调查，科学进行分析论证，确保信息化建设相关的软硬件配套设施、软件标准以及网络系统的建设等工作保持一致性，把有限的资金应用到信息化建设的核心环节，确保其能够满足档案信息化的实际要求，让其符合未来档案事业发展的趋势，防止出现资源浪费的情况。

第二，档案管理信息化建设不单单在于“量”，更关键的是“质”，从已经有了显著作用的馆藏档案目录数字化开始，对档案部门内部纸质档案予以数字化转化，力求在信息服务的多元化与个性化等方式上推陈出新。用特色的档案信息服务来满足实际需求，同时把档案部门馆藏信息资源真正加工为系统化的专题式的信息，将其有机的连接为一个整体，为档案利用者提供高效服务。

第三，档案管理信息化建设可以说是一项长期性的工作，信息化建设并不单单是档案管理部门的工作，也并非是仅仅凭借几个技术人员就能够完成的。它需要整个单位各个部门以及各岗位人员的通力配合，档案管理人员队伍的整体素质对于信息化建设工作的质量具有非常重要的作用，所以，档案管理人员队伍素质的提升是信息化建设过程中的重要内容。

2 档案信息化建设的对策

（一）做好电子档案文件的管理

建立完善档案信息化服务网与公众服务网，充分发挥网络平台的作用，让档案专用网站变成宣传、服务工作的第一窗口。推动档案文件材料的信息化标准建设，结合信息化系统的实际需求，采购必备的硬件配套设备为系统打下坚实的硬件基础。进一步促进档案信息化管理软件技术的提升，为确保档案信息的传输，实现档案信息高效利用提供条件[1]。

对部分价值较高的电子档案应当由电子文件形成部门进行编目整理，应当建立附着于信息管理网上的归档专用子系统，把上网和未上网的拥有较高利用价值的电子档案借助于此系统传输给档案管理部门。档案部门和信息管理部门进行沟通协商后，应当对归档的电子档案材料提出格式要求。不管是通过什么方式进行归档，都应当由电子文件形成单位根据统一格式编目整理后传输给档案部门，从而保证电子文件形成部门能够对数据信息的准确性负责。

（二）加强软硬件配套设施建设

软硬件基础设施建设可以说是档案信息化建设的必备条件，属于档案信息材料开发利用与信息化建设的基础，其关键在于档案信息网络系统的建设。完善的软硬件设施属于档案信息开发利用以及档案资源传输共享的坚实保障，因此档案管理部门应当投入更多的财力物力来加大对相关配套设施的建设力度。现阶段单位档案管理部门的资金主要源自于上级部门或财政拨款，另外档案管理部门还能够和其他各部门进行充分的沟通，共同找出解决问题的对策，在政策方面积极寻求上级部门的支持，推动档案信息化建设的快速发展。档案管理部门必须制定全面完善的计划，保证录入档案数据量满足要求，将档案信息化录入当成是常态化的工作来做。唯有进一步提高档案信息化数据库的数据量，才能够真正促进档案信息化软硬件配套设施实际功能的发挥，努力增强信息化服务工作水平，促进档案信息化的全面实现。

（三）加快档案信息化人才培养

加强档案管理信息化建设，真正实现档案数据材料的信息化管理，其中人才是关键，高素质档案管理人才队伍建设也刻不容缓。应当真正建立符合档案信息化建设要求的综合型高素质人才队伍。档案管理人员必须要拥有相对较高的思想政治素质，要主动树立较高的政治思想觉悟、法制意识以及协作理念，同时还应当学会更加科学的现代档案的信息化利用方式，掌握一定程度的计算机操作与电子档案归档技能。因此每一名档案管理人员都应当让自己尽快的适应信息技术发展对档案管理工作带来的变革，让自己能够胜任信息时代的档案工作。档案管理人员应当能够对电子档案文件的制作、利用与维护工作有基本掌握。所以需要定期对档案管理人员开展基础知识教育和理论培训，通过举办讲座、研讨会等方式来促进其专业素质能力的提升，培养档案管理人员的创新意识，这是确保档案信息化建设有效实现的人才保障[2]。

3 结语

总之，信息时代的来临让档案管理工作也逐渐朝着信息化的趋势发展，档案信息化建设可以说是未来几年内档案管理工作的必然趋势。实现档案的信息化管理，能够让档案管理工作更好的符合社会经济建设发展的需求，同时为档案材料的高效应用提供了更多的可能，让档案管理工作能够更好的为社会各项事业的建设发展带来更加高质量的服务。

参考文献

[1]高慧敏.档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2016，18：104-105.

[2]刘方瑜.档案信息化建设措施及意义[J].科技传播，2016，19：154-155.