关于事业单位人事档案信息化管理的思考

张红

摘 要：随着市场经济和科学技术的不断发展，事业单位传统的档案管理工作已经越来越不能适应当前社会的发展。在事业单位的人才开发管理中，人事档案管理工作起到了重要的作用，不但可以对人力资源起到优化的作用，而且能够对单位的基础管理起到促进作用。文章主要对事业单位人事档案信息化管理进行了简要分析，以供参考。

关键词：事业单位；人事档案；信息化

人事档案是人才信息的记录，包括了个人全部的履历业绩奖惩等信息，科学充分的利用人事档案，为合理有效的开发使用人才提供了重要的依据，因此对于人事档案的管理显得尤为重要。为了有效促进人事档案管理水平的提高，事业单位必须要转变思路，将现代信息技术引入档案管理中，积极开展档案管理信息化建设，进而推动事业单位整体发展。

1 事业单位人事档案信息化管理中的问题

1.1 管理模式滞后

就目前而言，事业单位正处于全面落实体制改革的过程中，管理观念和管理手段得到了更新，相应的管理模式也出現了很大的变化。不过，由于体制改革还没有彻底完成，事业单位现有的管理模式仍然存在着一定的滞后性，大量不确定因素的存在阻碍了人事管理制度的完善，现有的人事管理软件也无法适应事业单位人事管理工作的实际需求。

1.2 软硬件设施基础不平衡

单位不同，对于人事档案信息化的要求和建设进度也不同，因此不同单位的人事档案信息化管理软件开发程度存在巨大的差异。软件开发各自为政，不能互通，因此规范化的、能够通用的、管理软件的开发较为落后，硬件上信息化所需要的设备，如计算机、网络和扫描打印设备等，无论是从齐全程度还是先进程度上都有不小的欠缺。不少单位仍然是手动模式辅以计算机的管理模式，软硬件基础的不牢固严重限制了人事档案管理的信息化建设。

1.3 缺乏统一性和规范性

管理工作的统一性和规范化是工作有序进行的前提条件，但在人事档案管理信息化建设工作中缺乏必要的规范性和标准性，建立一定的标准作为参考，能够保证人事档案管理信息化建设的优质和高效。实际管理工作中，各单位运用各自的标准进行管理工作，严重影响数据共享。另外各单位内部管理系统使用权限上的不流畅，也是阻碍档案数据共享的原因之一。

1.4 开发水平偏低

人事管理信息化开发水平偏低，是影响事业单位人事管理信息化建设的主要因素之一。对于事业单位而言，其人事管理工作相对繁琐，想要将其完全融入到信息化管理平台中，开发人员不仅需要掌握现代化信息技术，还必须具备从事人事管理工作的经验，而事实上，绝大多数事业单位在人才储备上并不能满足上述要求，人才的欠缺影响了人事管理信息化开发水平的提高，也影响了信息化建设的成效。

1.5 管理人员信息化水平不高

从整体上来说，我国事业单位档案管理信息化起步较晚，在部分事业单位中，很多的档案管理者并没有达到熟练运用信息化平台的程度，其专业水平亟待提高。部分事业单位的档案管理人员没有相应的计算机操作能力，这就大大限制了我国事业单位档案管理信息化建设的进一步深化。社会的发展已经对档案管理工作提出了新的要求，对于管理人员的业务素质的要求也越来越高，保证档案管理工作适应社会的发展需要。

2 事业单位人事档案信息化管理措施

2.1 健全人事档案管理机制

信息时代的事业单位人事档案管理工作需要一套更加科学完善的制度作为保障。首先，要建立完善的档案管理制度，包括对原有纸质档案资源的保管以及对硬盘、磁盘等档案信息载体的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期对档案进行备份，防止由于介质损坏或计算机故障造成的档案损坏或丢失。另外，要完善档案管理信息化使用制度，在查阅和使用档案时要严格按照相关制度来进行，必须做好相关的审批登记工作，保障档案的完整性和安全性。

2.2 加快硬件建设

在信息化建设中，硬件设施是基础也是前提，如果没有完善的硬件设置作为支撑，事业单位人事管理的信息化建设也就无法顺利实现。立足当前网络时代的背景，事业单位人事管理平台必须以网络为依托，充分发挥信息管理的各种优势。在实际操作中，硬件设施的建设需要关注两个方面的问题，一是计算机系统的硬件建设，需要根据事业单位人事管理工作的具体需求，配备完善的硬件设施；二是网络的硬件建设，包括了基于互联网的硬件建设以及内部局域网建设。从互联网角度分析，日趋激烈的市场竞争对于事业单位的人事管理工作提出了许多新的要求，通过相应的硬件建设，将自身的各种人事信息放入网络环境中，可以打破传统人事管理的封闭式格局，提升对于各类人才的吸引力，顺应市场发展的客观需求。从局域网角度分析，在事业单位中，人事管理涉及到了每一个员工的切身利益，通过局域网的构建和完善，可以对资源进行整合，实现人事管理中薪酬、绩效、激励、职称等管理职能的高度共享，促进人事管理效率的提高。

2.3 完善软件系统

当前市场上存在的大部分人事管理软件系统都是针对企业而言，无法满足事业单位人事管理工作的需求，在这种情况下，事业单位应该加大对于专用信息化软件平台的开发利用，满足自身的各种需求。具体来讲，一方面，应该对规范化的人事信息代码进行推广，引导不同的事业单位在人事管理领域相互合作，实现信息和资源的高度共享；另一方面，应该积极引进现代化信息技术，立足事业单位本身的人事管理特点，开发相应的信息平台，以满足人事管理的一些特殊要求。另外，需要构筑完善的安全防护系统，做好机密信息的保护。

2.4 完善信息管理安全机制

首先，要建立科学严格的档案信息管理的规章制度，不断完善档案信息安全的保障系统。档案信息要注意随时备份保存，在管理系统内建立恢复机制，确立档案信息的安全保存。其次，要健全数据的备份和恢复机制，规范档案信息使用机制，确保档案保存和使用的安全性。再次，管理人员要有足够的职业道德，并且要充分树立信息化管理的安全意识，并加强对安全技能的学习。在档案信息化管理中，要认识到网络的便利性和危险性，保证电脑本身和网络使用的安全性，避免来自于他方的攻击，使档案信息能够不被外部力量攻击甚至篡改。管理人员也要注意对于工作电脑的安全使用，做到档案保存电脑专用。最后，数字存储与纸质存储要分开，尽量使数字档案保存和使用也能够分开，保证档案信息的完整性和安全性。

2.5 提高信息化工作人员的素质

档案管理工作的水平如何，很大程度上取决于管理者和应用者的素质和能力。针对当前档案管理人员能力不足、年龄结合较大等问题，必须要加强档案管理人员的能力素质建设。要解决个别单位没有专门档案管理人员的问题，确保档案管理有专人负责。通过定期开展培训等方式，让档案管理人员真正意识到信息化建设的重要性，提高做好档案管理信息化的主动性。要加强档案管理人员应用信息化设施的能力和水平，提高自己对档案信息化平台的熟练掌握和应用能力，确保档案管理信息化凭条能够真正发挥作用。

3 结束语

综上所述，人事档案管理工作是人力资源相关工作可以有序进行的重要基础，所以加强企事业单位的人事档案管理工作，切实发挥出人事档案对日常工作的服务效能，有着重要的意义。信息化建设已经是机关事业单位人事档案管理的必然趋势，相关单位要在信息化建设创造条件加快进度，为人才管理和使用创造更便利的条件。

参考文献

[1]曾红.浅析当前事业单位档案的数字化管理[J].科技展望.2016（25）

[2]沈全保.推动事业单位人事管理信息化建设的几点建议[J].人力资源管理.2016（04）

[3]曾华.事业单位人事档案管理的信息化建设研究[J].管理观察.2015（23）