谈谈如何有效开展数字化档案管理工作

摘 要：随着信息时代的来临，数字化技术在档案管理工作中的应用已成必然趋势。尤其是信息资源传播日益增多，信息量不断加大的社会背景下，在档案管理工作中加强数字化建设，成为现代化档案管理的重要内容，然而，在数字化档案管理中还存在着数字化理念不到位、信息安全保障不健全等问题，本文在阐述数字化档案管理内涵的基础上，结合工作实践，分析数字化档案管理工作中存在的问题，并进一步探索有效开展数字化档案管理工作的措施。

关键词：数字化；档案管理；信息化；问题；对策

1 数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是在信息技术不断发展的时代背景中迅速发展起来的，信息技术促进了档案管理工作、管理模式的转变，提高了信息资源利用的效率，增强档案管理中对档案信息的收集、整理、保护、利用、鉴定、统计、研究等工作的效益。目前，我国档案管理工作在法律法规上对数字化提出了比较明确的规范，在技术上也积极地开发相关系统，增强了档案信息的数字化存储、处理效率，利用现代计算机、多媒体技术，建设网络电子检索、服务等多维档案信息系统。由此可见，数字化档案管理突破了传统档案管理时空的限制，将现代化技术、服务与信息存储、处理、利用等紧密结合起来，形成了便捷、高效的社会信息服务模式。

总体来看，数字化档案管理的内容主要包括两个层面，一是对档案信息的保管、维护，即对不同形式的档案进行整理、归类，提高档案管理工作的实效性，如对珍贵的历史档案与社会公众利用率较高的档案进行数字化，满足用户对信息数据使用的各项需求。数字化技术不仅为信息资源存储、保管扩大了巨大的空间，也有利于信息的智能化运用，如通过建立数字化档案管理工作流程，能够更加及时、全面地了解档案管理各个环节的进展情况，因而实现对档案信息的有效控制。二是提供高效、便捷的档案信息检索服务，数字化档案管理促进了档案、管理者及用户的密切联系，利用现代化信息技术，将不同形式的档案、不同需求的用户进行整合，如强化对档案的分类，提高检索的速度，同时提供多样化的检索方式，提高了档案信息检索的准确性与全面性。另外，还可以对用户实现不同类型的档案信息服务，如信息查阅、预览、共享等，最大限度地提升信息资源的利用率。

2 数字化档案管理工作面临的主要问题

2.1 档案信息安全保障缺失

网络信息技术变革了现代社会的思维、生活及工作模式，数字技术虽然提高了档案管理工作的效率，但是在信息安全保障上还存在一定程度的缺失，尤其在档案管理的存储、传输、利用的过程中，容易受到病毒侵犯，导致信息数据损毁、遗失等，甚至信息数据被改变、窃取等，都会影响用户对档案信息全面、安全的利用。尤其是一些珍贵的档案信息，一旦遭到破坏、遗失，就很难恢复，因此，在数字化档案管理工作中，必须加强对安全保障的重视。

2.2 数字化档案管理素质不高

虽然数字化技术在档案管理中的地位不断提升，但是人作为档案管理的核心，其素质对于档案管理工作的影响依然不容忽视。数字化档案管理要求变革思维模式及工作方式，然而，在数字化档案管理工作中，对档案信息资源的管理理念落后，主动性不高，对于工作人员的培训不到位，导致档案管理工作中存在着档案管理、利用效益低下，甚至出现侵犯用户隐私权、知识产权的现象，不仅严重损害了用户的利益，也影响了档案管理工作的整体质量。另外，在档案管理工作中人才管理水平不高，對于数字化人才的培养、引进机制还不够完善，也阻碍了数字化档案管理的健康发展。

2.3 系统建设有待完善

健全、高效的数据处理系统是数字化档案管理的重要物质基础，然而，在具体的管理实践中，由于对数字化档案管理认识欠缺，或者受物质水平的限制，对相关硬件设施、软件开发的投入有限，影响了数字化档案管理建设的效率。

3 有效开展数字化档案管理工作的对策

3.1 转变数字化档案管理理念

在数字化档案管理中，应变被动为主动，提高对用户需求的重视，通过建立多元化的服务方式，满足用户对档案信息的个性化需求。档案管理工作者要结合自身实际，在总结传统纸质档案管理经验的基础上，利用数字化技术，将不同的档案信息进行层次化的收集、整理、分析，数字化技术更多地是管理工作的工具，为管理工作者的档案管理提供了高效的途径，而对档案的备份、保存方式及期限等的设定，仍然需要人工做出设定，以更好地保障信息的安全性，为此，数字化档案管理工作者应根据时代的变化，明确档案管理工作的目标、重点及原则，以为用户提供更加全面、高效的服务。

3.2 加强硬件设施建设

数字化档案管理需要强大的硬件设施支撑，尤其在存储、处理珍贵的档案信息时，为保障信息的安全性，需要专业化的设备设施，因此，在数字化档案管理中，要结合单位实际，添置现代化的设备设施，在扩大档案信息存储空间的同时，也能够实现对档案信息的即时控制，从而更好地防范重要档案数据丢失。

硬件设施的完善，还包括数字化档案管理数据库的开发、建设，通过完备的数据库系统，增强用户与档案管理的黏性，不仅能够提升档案管理工作的影响力，也能够增强用户对档案信息检索、利用的良好体验。如在数据库系统的支持下，扩大用户检索范围，创建人性化用户界面，提供多样化的检索方式等，对图片、文字、声音等档案信息进行一体化的检索，并将检索结果进行智能化排序，使用户能够在对短时间内获得需要的档案信息。

3.3 提升档案管理队伍素质

档案管理是一项综合性、系统性较强的工作，为满足数字化档案管理工作的要求，需要提升管理队伍的素质，一方面，要建立科学合理的数字化档案管理工作机制，除了明确数字化档案管理工作的原则、流程外，还要加强对数字化档案管理工作的规范，既促进档案管理工作者的数字化观念，也要提升他们的职业道德素质，使工作者以责任、高效地理念开展数字化档案管理工作。另一方面，加强对数字化档案管理人才的培养、引进工作，在加强数字化档案管理技能培训的基础上，通过合理的激励制度，吸引数字化专业人才进入档案管理工作队伍，数字化档案管理工作的有效开展，既是现代化社会信息传播、利用的要求，也是实施社会服务的有效方式，通过培养一批优质、专业的数字化档案管理人才队伍，才能够为提升档案管理效率，增强社会服务质量提供充足的动力。

4 结论

综上所述，数字化是现代档案管理工作的重要趋势，对于提高档案管理工作效率，增强用户档案信息利用体验具有不可忽视的价值。目前，在数字化档案管理工作中还存在着信息安全保障不到位、管理工作队伍素质不高、设备系统建设不完善等问题。档案管理部门应结合自身实际，在变革数字化档案管理理念的基础上，加强设施系统建设，提高档案管理队伍素质，为促进数字化档案管理工作的长远、健康发展提供更加有力的支持。

参考文献

[1]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础，第一版，清华大学出版社，2006.2.

[2] 王健.关于数字化优化模式的探讨[J].档案学通讯，2007.1.

作者简介

李元芳（1985-），女，广东，东莞市第七人民医院，研究方向：档案管理。