电子文件归档管理的思考
2017-03-31刘春晓
摘 要:信息化技术的飞快发展,为电子文件归档提供了更多的便利。随着电子文件数量的增多,在文件归档中也存在着各种各样的问题。本文主要针对电子文件在归档工作中存在的问题,提出了切实可行的解决方案。
关键词:电子文件;归档;管理
随着无纸化办公理念的推广,电子文件的数量越来越多。但是电子文件的增多同样也为文件归档工作带了许多难题,因为文件保管方式的问题,会带来安全隐患。如何科学合理的管理不同的电子文件,为日后的工作提供更多的便利,成为许多单位关注的问题。
1 电子文件的概述
(一)电子文件的表现形式
随着计算机技术的迅猛发展,电子文件的表现方式也多种多样。不同的单位部门根据业务需求的不同,所采用的电子文件方式也有差异,大体可以分为以下几种:(1)word文档。该种电子文件是最常见的文档保存方式,主要用于记录单位的公文、年终总结等;(2)电子表格。通过对各种数据的汇总整理,较为清晰地反映出数据的变化情况,适用于数据信息较多的部门;(3)建模文档。该种文档具有较强的专业性,主要是总结某个课题研究的成果挥着规律,在科研院所比较常见;(4)照片。通过现场拍摄等方式记录各种活动,比如警察的调查取证。
(二)电子文件归档的标准
电子文件归档根据分类依据的不同,标准也有不同,主要从时限、部门以及文件形式三个方面划分。
根据档案完成的时间差别,可以将时限标准分为以下几类:(1)年度标准。只要是本年度内形成的文件,都应当归档;(2)依据完工时间划分。无论该档案经过多长时间完工,只要完工都需要统一归档;(3)根据工作规划来划分。在规划期限内所形成的文件,都应当归档。
根据不同的工作部门性质不同,归档的标准也会有所差异,主要分为以下几种:(1)执行部门标准,即工作、记录以及归档都交由同一部门完成,通常适用于保密性质较强的部门;(2)主管部门标准,即谁主管,谁保存;(3)专门部门保存标准,这种保存方式更为专业。
按照文件标准分类,即无论该种档案属于哪个部门,也无论档案的内容如何,都统一根据文件形式来进行归档,这也是很多单位经常使用的归档方法。
2 目前电子文件归档中的不足
(一)重复存档
每个单位文件归档的标准不同,归档的方式也会有所差异。比如在单位依据年度标准的方式进行归档时,会出现一些部门为了自己管理的方便,或者应对上级部门的随时检查,也将档案依据部门归档的标准保存管理,这样就会出现重复归档的情况,这会给日后的文档检索带来很多不必要的麻烦。有时因为归档的方式、细节上有所差异,也会导致档案管理的混乱。
(二)检索目录不统一
很多单位因为部门之间档案保存的标准不一致,会导致电子文件的形式不统一,也没有形成统一的信息搜索平台。这样就导致在档案检索时,工作人员无法通过检索目录来快速寻找需要的档案,严重浪费了时间。
(三)人员流动频繁
电子文件的原始编写者对文件内容很熟悉,也方便日后的查询工作。但是在目前的工作中,受到各方面因素的影响,单位内部人事流动比较频繁,很多新上任的员工因为对工作环境还不熟悉、工作方式上存在的些许差异,加上单位内部缺乏统一的档案管理标准,导致档案管理活动出现了混乱,档案的利用率不高。
(四)存在安全隐患
相比于传统的纸质档案,电子档案轻便、占用空间小,因此被很多单位采纳。但是任何事物都有两面性,电子档案在为日常办公提供便利的同时,也存在着许多的安全隐患。电子档案的保管、储存、传输都需要通过互联网,在这个过程中档案的信息很可能被泄露,或者被人恶意修改。同时电子档案兴起时间比较短,很多人没有认识到这种档案管理的便利,对该种档案管理方式不太了解。因此在很多单位内部经常会看到整整齐齐摆放的纸质档案,但是计算机设备却摆放的比较随意,因为很多人觉得电子档案保存在电脑中,看不见也摸不着,因此也不容易泄密。最后很多单位将电子档案保存在电脑硬盘当中,但是一旦电脑系统崩溃,则导致文件的丢失。为了有效地解决这个问题,很多单位选择将文档保存在U盘中,但是U盘又比较容易丢失或损坏,同样不利于档案的保存管理。由此可见,我国目前电子文件的归档管理存在许多的安全隐患,这也是制约这项技术推广的一大障碍。
3 电子文件归档方式的创新
(一)根据部门归档
单位之所以要开展电子文件的归档管理工作,是为了更好地为各个部门的工作提供服务,因此笔者认为在众多的归档管理标准中,部门管理标准是比较合适的划分,即将档案交由专门的档案管理部门,或者执行部門来管理,因为这些部门才是档案真正的制作和使用人员。这样一来档案的制作、归档管理以及利用都交由同一个部门行使,省去很多不必要的环节,提高了工作的效率,同时也避免了文件在传输过程中的丢失。其次由执行部门来负责管理,可以让他们在工作的开始就规划全局,电子档案的内容也更加贴合实际,并且及时发现工作当中的不足,及时地纠正工作的方向爱,避免造成不必要的资源浪费。将电子文件的归档工作交由专门的部门管理,不仅可以更完善地保存资料,还可以用专业的眼光发现动态工作中存在的不足,以及总结工作规律。
(二)实现部门间资源共享
分析目前我国电子文件归档当中存在的种种问题,最大的原因在于部门之间没有协调互助。每个部门信息比较独立,没有实现信息的共享。很多部门因为缺乏及时有效的信息,导致在工作中始终处于被动的状态。为了有效解决这个问题,有必要搭建单位内部的信息交流平台,实现文件资源在单位内部的共享。将文件资源传输到信息共享平台中,各部门可以根据各自的需要随时随地上网下载资料,加强了不同部门之间的沟通。搭建信息共享平台也就意味着档案服务是24小时永不停歇的,只要通过合法账户登录上去,就可以快速搜索到自己需要的文件资料,节约单位的资源。
(三)确保管理的安全性
电子文件安全性问题可以从以下几个方面解决:首先要密码的设置,比如设置不同人员的查询权限、系统应用的人群范围、系统密码等,通过第一道关卡来保障文件资料的安全性;其次完善单位内部的制度规范,确保文档信息的规范性。最后加强监督管理。在档案管理过程中,加强对人员的监管,避免无权限的人员操作档案系统。在出现人员变动的时候,及时做好工作的交接,避免电子文件的丢失。在档案管理方面做好备份工作,既需要在电脑上做好记录,同时在多个U盘上做好备份。
4 结束语
信息化技术的发展,为文书档案的保存管理提供了技术支撑,但同时也带来了很多问题。不管是文件的创立,还是档案的管理,已经不满足于事后的记录,而开始关注于文件创作的全过程,及时总结当下的工作情况,并且预测未来的发展。电子文件归档工作的变化,也为档案工作者提出了新要求。他们只有提高专业技能,同时还要掌握边缘学科的内容,才可以为电子文件的归档提供更好的服务。
参考文献
[1].段荣婷.国际电子文件归档最新标准及其对我国的启示[J].情报学报,2009,(6).
[2].杨艳,邓飞其.试论电子文件归档管理系统的总体建设[J].兰台世界,2008,(8)
作者简介
刘春晓(1984-),女,即墨,青岛市市北区特色街管理委员会办公室。