浅谈电子档案的安全管理

摘 要：随着互联网技术的发展和计算机的广泛使用、电子政务、电子商务等工作的开展，产生了许多电子文件，大量具有保存价值的电子文件需要做好保存工作以备不时之需，这就要求将这些电子文件转化为电子档案进行保存。网络使得电子档案的使用变得更加方便侠捷，同时，也给电子档案的安全管理带来很大的挑战。

关键词：电子档案；安全管理

一 、档案信息安全工作的必要性

档案不同于一般信息，它记录着党和国家事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密，关系国家安全，包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息，具有较强的保密性和利用限制性。这些信息被非法利用，将威胁到国家安全，损害公众的利益，危及社会稳定。档案信息特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他带式浓缩脱水一体机，如何提高档案信息的安全性，成为档案管理信息化时代必须面对的问题。

二、 档案信息安全性的范围

档案信息的安全性包括三大范围机密性：使非合法授权者不得使用真实性：可确定档案来源的合法性完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为：保密性需求；真实性需求；完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此，在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，实现电子档案的信息公开，就必须建立计算机网络系统。然而，电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。

目前，互联网存在许多安全威胁，电子档案极易受到诸如非法篡改、删除等危险，电子档案的安全存储和备份非常重要。因此，要做好电子档案管理工作，就要从以下几个方面着手：

一、增强电子档案管理工作的安全意识。

长久以来，部分单位和个人只注重企产品业务管理工作，而忽视了电子档案的安全管理，无论是在日常的工作计划还是工作总结中，都甚少提及电子档案管理方面的内容，久而久之，以至于很多企事业资料的完整性遭到破坏，对企事业的相关电子档案的查找与管理带来诸多的困难，因此，加强电子档案管理、增强电子档案的安全意识实为企事业的当务之急。

二、建立必要的电子档案安全管理制度。

针对企事业电子档案安全意识薄弱，制定相应的管理制度，例如档案的接收、分类、签订、销毁等制度，把电子档案的安全管理工作提到日程工作安排里去，做到有据可依、有章可循。

三、要定期的进行电子档案的安全性检查。

针对某些有可能给档案带来侵害的隐患要及时采取应对措施，将危害消灭在萌芽伊始。

四、提高电子档案管理工作人员的安全意识和警惕性。

因为对企事业而言，某些电子档案的价值非常高，这有可能会引起一些不法分子的觊觎，如果这时候工作人员管理松懈，大意麻痹，则有可能造成档案失窃等损失，因此，电子档案管理工作人员必须时刻提高警惕，努力做好自己的本职工作。

五、完善好相应的防盗设施。

对企事业而言，电子档案是不可再生的宝贵资源，防盗是做好电子档案安全工作的一项重要内容，决不能掉以轻心。同时，必要的时候企事业也要多投入一点的物力财力，尽可能的将档案库房的防护措施做到最好，起到足够的防御作用。

六、建立完善的奖惩制度。

对于已经发生的电子档案安全事故，应该及时查找原因，明确事故责任，给予有关责任人员相应的处罚。这样，才能起到警示作用，防止类似事故的再次发生。目前，很多企事业往往是仅对有关责任人员给予通报批评就算了，一些较为严重的事故也作如此的处理，这样的处罚力度明显偏轻，没有起到足够的震慑作用，达不到预防事故再发生的效果。

综上所述，我们不难看出：由于一些企事业的电子档案管理安全意识淡薄，经费投入明显不足，防范措施不到位，电子档案在保管、使用等过程中存在着各种各样的隐患，严重危及电子档案的安全。因此，企事业全体上下必须牢固树立“安全第一，预防为主”的思想理念，加大对电子档案工作投入的力度，建立综合性的安全事故预防体系，积极参加安全知识技术培训，把电子档案安全融入到所有活动领域并占据主导地位，创造一个良好的电子档案保管环境。只有这样，才能更好的做好电子档案管理工作。

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总之，电子档案是企事业的宝贵资源，具有非常重要的凭证和参考作用。对企事业而言，电子档案是不可再生的资源，一旦遭到破坏或遗失，将会对企事业带来不可挽回的损失。企事业的电子档案管理工作关系着企事业的可持续发展战略。因此，做好电子档案的安全管理是每个企事业日常业务的重中之重。在此之前，广大电子档案工作者也曾为此做出了不懈的努力，也取得了比较显著的成效。

参考文献

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作者简介

张红春（1976-），女，中共党员，本科学历，现就读于中央党校在职研究生，山东省郓城县人力资源和社会保障局就业办公室，现担任档案专业副研究馆员。