事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策

邓小云

摘 要：近年来随着我国科技创新的推进，我国的经济科技水平都有了显著的提高，企业的员工应聘者越来越多，导致事业单位的档案的数量需求大幅度的增加。以往的档案管理模式已不能满足事业档案管理的需要，事业单位的档案管理必须进行改革，以满足需要。当今社会都进入了信息化的社会，事业单位的发展也顺应时代的发展事业单位的档案管理也进入了信息化建设。但是事业单位档案管理进入信息化的过程中遇到了一些问题，本文将列写事业单位在改革档案管理进入信息化的过程遇到的实际问题及其解决方案。

关键字：科技创新；信息化管理；档案管理；问题及其方案

本文讲述的是事业单位档案管理信息化建设中的问题及对策，事业单位档案管理信息化就是对档案的原文件进行保存，是目前保存档案的主要方式，随着科技的不断进步与发展，事业单位原来的档案管理方式已经不能满足事业单位发展的需要，事业单位逐渐开始利用先进的信息技术对档案管理进行改进。信息化建设并没有完全的废弃之间的管理方式，而是在传统的管理模式基础上进行改进，主要是把各种各样的物质化信息资源转化为信息化形式，再进行保存。为了更好的为事业单位的每一个工作人员提供更加便捷的服务随后还建立了档案数据管理库和档案目录数据库，同时和之前传统的模式二者紧密的结合，相互的补充，共同发展。

1 事业单位档案管理工作信息化建设中的问题

1.1 没有合理的开发档案信息资源

当前的我国的事业单位信息化建设出现采集的档案信息资源内容比较少而且信息的资源重复加工利用的情况比较严重。出现这些问题不是我国没有信息资源，而是我国档案资源开放的比例还比较的低下，好多的档案信息资源都没有得到有效的开发。

1.2 必要的档案信息内容的安全性保护措施不完善

事业单位的一些档案资料涉及到国家的机密，有些可能关系到一个企业的重要机密，一旦档案资源泄露造成的后果则是不堪设想。所以事业单位的档案是不同于与普通的档案资源，在信息化建设管理过程一定要加强重要档案信息内容安全性保护措施。但是一些事业单位往往会忽视信息安全保护措施，存在诸多的信息安全隐患，例如；事业单位对公开的信息资料审查程序不严格，更严重的就是在存有重要信息的电脑使用外网浏览网页，这样很容易的让网络黑客侵入电脑窃取重要信息，这些大大降低了重要资料的安全性。

1.3 档案管理人员不固定

事业单位的档案工作本身存在的缺点不足就是档案管理相对于其他工作而言比较的枯燥乏味，一般有能力有才华的年轻人不喜欢从事此类工作，事业单位档案管理工作很难留住经验丰富的人才，一般选择从事档案管理的工作人员也会应长期的从事这类工作，导致事业单位档案管理工作人员不固定，经常的更换管理人员很容易导致一些重要资料的丢失，更严重的就是导致重要机密可能被泄露。

1.4 事業单位档案检索效率比较低

目前档案检索方式有两种，一种就是传统的手工检索，另一种就是速度比较快的计算机检索。随着科技的不断的发展进步，计算机检索是目前最快的检索工具，但是一些事业单位采用极端的方式，一些企业还是采用传统的手工检索工具，而另一些企业为了提高检索效率，投入了相当大的人力物力和精力去研究开发检索工具，在他们看来检索工具的数量与检索的效率成正比，造成人力物力的浪费，到最后研究开发繁琐的检索工具不但没有提高检索效率还大大的增加了档案重叠率。

2 为了更好的实施事业单位档案信息化管理采取的有效措施

2.1 制定规范的档案管理工作的制度

事业单位是一个比较重要的单位，有些事关到国家的机密，所以对于事业单位的档案管理工作一定制定相关的制度。我国对于事业单位档案管理工作也有相关的法律法规进行约束，一切的事业单位档案管理工作都要在国家法律规定的条件下进行，在此基础上，不同的事业单位根据自身的实际情况制定规范档案管理工作制度，让事业单位的档案管理工作有章可循有法可依。

2.2 加强对重要档案资料的安全保护措施

由于事业单位档案管比较的重要，很多的不法分子想尽一切的办法窃取重要的档案信息。所以要更加的重视事业单位档案管理的安全性，不要用存有重要的计算机登陆外网，同时对公开信息程序进行严格的检查把关，完善监督制度，对事业单位的档案信息进行实时的监控，一旦发现安全隐患第一时间进行补救，对重要的档案信息进行加密处理，不给网络黑客以可趁之机。

2.3 大力培养档案管理人员

改善事业单位自身的不足，丰富档案管理工作，为档案管理招纳更多的人才。同时加大对档案管理人员的培训。事业单位档案管理信息化建设，首先让档案管理人员熟练的掌握信息化档案管理的技能，改变之前的档案管理模式与结构，对工作人员进行培训，提升他们的综合素质和能力，固定住管理人员，减少由于经常更换档案管理人员而造成的重要资料的丢失。

2.4 加强建设档案管理工作的信息化

事业单位的档案管理随着社会的信息化进入了信息化建设，要加强建设档案管理工作的信息化，充分利用计算机等现代化的信息化设施，及时的更新档案内容，普及利用计算机检索，提高检索效率。

3 结束语

事业单位的档案管理是一个比较特殊的工作，事业单位要准确的认识事业单位档案管理工作信息化建设出现的问题，并积极的采取措施，确保事业单位档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1]王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013（02）：321-322.

[2]温双瑗.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务，2013，（06）：134-135.

[3]杨巧.事业单位档案管理信息化建设问题 [J].青春岁月，2013，（03）：429-430.