档案管理与知识管理的关系研究

徐明芳

摘 要：档案管理和知识管理同为管理技术，管理领域可以相互延伸，前者用于后者研究领域的深入拓展和挖掘，促进我国知识产权保护事业的发展，后者可以帮助增强前者管理的内涵，促进档案管理事业的优质化发展。本文从档案管理和知识管理的关系研究角度出发，通过对两者相同点和区别的对比分析，明确两者的融合方式，以期对我国档案管理和知识管理的深入發展提供可行建议。

关键词：档案管理；关系；相同点；差异

作为迎合知识经济发展的全新理念，知识管理工作最初流行于商界，后扩展到政府机构等其他领域。其与档案管理在管理领域、管理目的、管理流程上具有一定的共通性。但是两者的实际管理范围、具体管理细节上又有一定的差异存在。要想实现两者的有效融合，需要从各自的特性和相互作用角度出发，明确档案管理对知识管理的积累、沉淀作用，并确定知识管理对档案管理的知识提升作用，进而实现两者的优势发展。

1 档案管理与知识管理相近相通

（1）两者管理对象重叠

档案管理负责的主要是文件的归类、档案资料的归档整理等，知识管理则主要是在分析知识内容的基础上对显性知识以及可能存在的隐形知识进行相关文件、档案、期刊、图书等内容的整理。因此可以表示，与知识内容相关的图书、期刊、档案等都属于知识管理针对的对象。有学者表示，知识管理主要是为系统整理知识内容，保证知识书面形态和电子形态的完整性。从这一角度来说，知识管理中针对各类文件和档案的管理同样属于档案管理的内容，意即两者的管理对象具有重合部分，一定程度上也决定了知识管理和档案管理的相关性。

（2）两者管理目的相近

档案整理的主要目的是将与整理主题相关的内容进行归类整理，以方便有关机构或组着对档案的利用，重点在满足用户档案服务需求基础上增强档案使用的便捷性和有效性。知识管理则主要通过知识的整理进行相关知识内容的整合，除去提升知识的综合价值外，还能有效提升知识的利用价值，提高企业、政府等部门的知识利用效率，提升根据知识内容进行决策的能力。

两者通过对档案或知识内容的整理，以档案或知识的服务效益为最终目的，以便让人们更快更好的获得相关内容，因此可以发现，两者在管理目的上具有一致性。

（3）两者管理流程类似

一般来说，我国的档案管理需要通过档案的接收环节确定、档案的征订和真实性鉴定、档案保存、现有档案内容统计以及档案编索条件补充等几部分组成。而为加强对档案的保护，方便随时调取使用，相关工作人员还有可能对档案的接受、保存、建档等工作进行细致化处理。而知识管理的流程则从知识创作入手，通过对相关知识资料的整理、储备，明确现有知识内容的范围，并利用加工、处理和评价等环节，实现对知识内容的整合。

综合来看，两者都属于对分散性内容的整理，且都通过相关内容的归类完善实现对档案或知识的加工，并最终通过鉴定、评价等环节，促进档案或知识价值的提升。

（4）两者管理技术相同

在当前的数字经济时代，互联网技术发达，各项内容都可以通过网络查找实现，大大缩短了档案管理和知识管理的时间。档案管理工作通过将整理的文件、档案资料录入到信息系统当中，实现了电子版和纸质版档案的双重管理，加强了对档案的保护。知识管理则利用信息化技术，通过对国内外相关知识内容的整理实现知识的储备、整合和妥善管理。由此看来，两者都需要借助计算机技术、通讯技术等提升整体的管理效率，实现最终的管理价值。

2 档案管理与知识管理相差相异

虽然在管理对象、管理目的、管理流程和管理技术上有一定相通甚至是相同点，但是由于档案管理和知识管理的内容和方向有所区别，两者在管理层、管理深度、管理基本范围、管理侧重等方面具有一定差异。

首先，就管理层面而言，档案管理属于管理活动，着重注意对管理方法的应用和总结；知识管理则更属于管理活动之上的价值观总结，其所涉及的内容更多注重在管理体系的整合方面，其管理理念更加多元化，管理范式也更多样化。

其次，就管理深度而言，档案管理主要属于对实体化内容的管理，如个人履历等切实存在的显性内容；知识管理则不仅包括文件、档案等显性内容，还包括知识价值、知识体系等隐形内容。

再次，在管理范围上，档案管理大部分集中于对文件、档案的整合，知识管理则不仅包括档案，还需要注重对情报、企业内部员工潜在知识能力的挖掘等。

最后，就管理的侧重点来看，档案管理重点强调档案资料的完整、真实，意在对档案的保存；知识管理则通过对文件、档案中内容的整理，关注不同知识内容的实用价值，意在对致使的利用。

3 采取措施促进知识管理与档案管理的融合

3.1 以知识管理理念推动档案工作

作为新型的管理理念，知识管理通过管理内容的总结提升企业内部管理的有效性、针对性，保证业务流程的顺利展开和人力的最大化利用。而为提升知识信息网络的完整性，保证知识内容的真实性，促进企业学习机制的有效建立，档案管理也需要随之改变，即从原有的单纯注重档案整理的方式转变为对档案内容的综合化分析管理，在进行档案鉴定的同时注重档案价值的开发，实现对档案资料内容收集的全程参与，保证档案的智能化应用效果。

综合而言，知识管理可以扩宽档案管理的范围，将图书情报的区分和管理同样纳入到档案管理中，保证档案建设作用的有效发挥，更提升档案的管理价值。

3.2 借助档案管理体系促进知识管理

在知识管理过程中可以发现，隐形知识作为知识的主要体现方式，在知识资源管理中占据绝大空间。但是，由于隐形知识所处对象的复杂性，对其的管理和把握也较难展开。通常情况下的隐性知识管理主要有将隐形知识进行社会化处理，或者将其外现为显性知识进行归纳。但是如何实现知识的社会化，社会当前现有的知识体系是否与员工脑中的隐形知识重合，仍有待进一步考证。而隐形知识的显性化，即通过现有的档案资料整理进行。利用档案管理在各项活动中的文件指向性，保证对企业总体活动过程的真实、有效记录，实现对企业发展综合化整理的过程中，对组织中的记忆也进行客观整理。

事实上，人们在工作的过程中会自然的利用脑中的隐性知识体系进行问题的观察、分析和解决，通过对整体行为过程的客观记录，不仅实现了对其显性知识的把握，而且综合记录了其隐形知识促成的显性表现，保证了显性知识和隐形知识管理的同步进行，更有助于隐形知识的沉淀。比如当前各个公司流行的“工作日志”记录，即要求员工在每日工作完成之后，实时记录当天参与的活动和工作进展，同时分析自身的工作心得。企业通过对这些内容的整理实现对企业内部项目管理知识的分类归档，进而通过该类知识内容的整理发现员工在隐形知识方便的具体优势。

在企业当中每天都会产生不同的知识文件，档案整理工作方式在知识管理工作中的应用即加强对这些分散性活动的整理过程，增强对活动性文件的归档整理能力，以便于企业对自身知识体系的有效控制。通过知识的归档，实现对知识内容的积累，更利用档案的妥善保管技术，进行知识整理工作的优化和统一处理，保证知识内容的沉淀和积累，更为知识资源的收集和知识体系的建设提供基础。

4 结语

综上所述，档案管理和知识管理在管理对象上具有一定重合性，管理流程相通，管理技术重合，最终管理目的具有一致性，虽然管理层面、管理方式上具有一定差异性，但并不妨碍两者之间的相互作用。知识管理理念可以推动档案管理工作的纵深化发展，档案的归纳技术等也有助于知识的不断积累和沉淀，实现显性知识和隐形知识的有机统一和利用，进而提升知识管理工作的价值。

参考文献

[1]林东清.知识管理理论与实务[M].北京：电子工业出版社，2005：17.

[2]陈国林.固化组织知识[J].经理世界，2002（7）：104.