论纸质档案管理与电子档案管理的融合

姜娟

摘 要：档案是伴随人一生，对人一生行为和事迹的记录，更是一种具有重要参考价值和历史参考意义的一种凭证。它是原稿，是历史文献，具有不可替代的地位。伴随着社会的不断进步和发展，档案的发展趋势越发明显，纸质档案的弊端日益显露，电子档案作为一种新的档案形式存在于我国的档案管理系统当中。电子档案和纸质档案的相互促进和融合，为我国的档案管理带来更为科学的模式。本文就将针对电子档案和纸质档案的融合进行简单的分析与思考。

关键词：纸质档案；电子档案；融合

伴随着信息化程度的不断提高，在我国的档案管理当中，电子档案作为一种新的档案管理模式，填补了传统纸质档案的不足和弊端，不仅仅为我国的档案管理工作提供了一种更为科学有效地管理模式，还保障个人档案的安全，为个人档案的长时间保存和个人信息的进一步保护都带来了重要的意义和作用。

1 纸质档案管理与电子档案管理中存在的区别

目前，由于技术力量和实践经验等各方面的原因，电子档案的保护技术和纸质档案相比显得很不成熟，它们在管理中存在以下区别：（1）纸质档案与电子档案归档时间的区别。传统纸质档案的归档时间一般规定，在文件形成后第二年的上半年向本单位档案管理部门移交，以备查考利用。电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，由形成文件的各科室通过网络传送的方式传送给本单位的档案管理部门，并履行必要的交接手续，形成交接文据。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案的分类号，设定访问的限制和级别，以便将来用户查找、利用。随时归档的好处，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面也符合电子文件自身的特点，方便快捷，同时还可以避免档案的流失和遭受病毒的破坏。（2）纸质档案与电子档案的归档方式不同。现在传统纸质档案归档采取的是“一事一卷软卷皮、用盒装”的方法，尽管比过去的立“厚卷”的方法有所改进，但仍然存在着文件分类难、程序多、要求细、工作量大等弊端。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留任何痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始性、凭证性辨别真伪变得复杂而又困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、身份验证、信息认证和加密保护，以保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保档案管理部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证效率。（3）纸质档案与电子档案在保管方式上存在着差异。目前以纸质档案为主体的保护技术主要内容有：档案制成材料的耐久性和优化档案保存环境技术，它包括温、湿度调节控制的技术、防尘、防光、防有害生物和防有害气体等技术，对破损档案进行修复的技术，如：去污、去酸、字迹恢复、纸张糊裱等方面，它们主要是围绕构成档案的物质材料自然损毁的原因和结果，而进行预防和治理的。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以统一、通用的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保證信息资源的有效利用。（4）纸质档案与电子档案查询、利用方式的不同。我们开展档案工作，其目的是为了积累档案的信息资源并为现实工作提供利用服务。纸质档案的利用是指以利用者为服务对象，以提供档案室库藏档案为手段，采用多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务。但纸质档案的查询、利用存在场地限制，人工服务的弊端。电子档案查询和利用的方式，只要符合一定条件，利用者就可以注册、登记成为电子文件中心的会员，就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

2 电子档案管理与纸质档案管理的融合

2.1 电子档案管理与纸质档案管理的共存

电子档案与纸质档案在很长一段时间里需要一起为档案管理服务，二者共存的原因很多主要包括以下几种：

首先，电子档案是在纸质档案的基础上形成的，电子档案是纸质档案的数值化表现形式，根据不同的需要把纸质的档案用电子档案表现出来。电子档案的形成主要在以下两种情况下：当档案管理部门刚收到时就要求改成电子档案，这时有两证形式的档案，纸质与电子共存；还有就是对以前形成的纸质档案进行数字化，这就形成了两种档案的共存。

其次是先形成电子档案，后改成文字档案。随着当今社会的快速发展，人们的工作、生活节奏也加快，由于纸质档案记录比较慢，而电子档案可以快速准确的记录一些活动、工作的主要内容，但是电子档案在长久保留中可能被损坏，考虑到这一点，人们通常把重要的电子档案改写成纸质档案。这种档案的形成也有两种主要的形式：一种是电子档案制作完成后作为信息传输的形式传送，然后通过纸质把电子档案纸质化，这时就有两种版本的档案共存；还有一种是对于已经归档的电子档案根据需要，要求转换为纸质档案，这时也有两证档案共存的情况。

2.2 电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案管理与纸质档案管理的互动是由于二者的共存后对其的管理后形成的，这两种档案管理的形式了两种管理系统。在每个档案管理系统中的内部要各自独立的积极发展，但是在两个档案管理系统之间又要相互磨合、相互依赖。二者既要完成各自管理系统内部的职责，又有依据各自的特点相互配合，完成需要共同承担的责任。在电子档案管理和纸质档案管理的两个系统之间二者相互影响可以促进两种档案管理系统各自的改进从而完善自身功能，使各自系统工作的效率大大提高，这对档案管理来说具有积极的意义。电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面：

第一，电子档案管理对纸质档案管理的影响，前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案些影响，这直接加速了档案管理流程，对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有就是电子档案管理的实体管理的模式促进了纸质档案管理，实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础，有了二者建立好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能，加以互联网的应用，读者能够更加方便地浏览到自己需要的信息，而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系，纸质档案借助电子档案的实体管理的简化可以通过软检索而更加快速地找到所需纸质档案。

第二，在纸质档案管理的影响下，电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短，然后进一步发展，形成一种综合管理系统。

3 结束语

综上所述，在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中，纸质档案管理的规模慢慢减小，电子档案管理的规模则随着信息技术的发展日趋变得壮大。当今档案管理工作中仍存在不少问题，档案管理人员既要利用科学的方法加强对电子档案管理安全的保护，促进电子档案管理发展，同时又要对纸质档案进行必要的保留，通过二者完美的结合互相补充，做好档案管理工作。

参考文献

[1]李丛珊.电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用[J].办公室业务.2016（13）

[2]张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案.2016（07）