大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革

任力

摘 要：该文从当前新技术时代的特征出发，概述数据处理、人工智能、网络技术等时代背景下，大数据对传统档案信息管理的冲击。分析了大数据技术时代，档案信息管理在管理思维与管理方法等方面的变化与变革。思维方面，从注重保存到档案保存与开发并重；方法方面，从平面单机档案数据管理到智能化、可实现大数据分析与处理的立体网络化档案管理新方式；最后，提出应对大数据技术时代档案信息管理新要求的对策。

关键词：大数据技术 档案管理 理念 思维 方法 变革

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）11（b）-0023-02

在这个科技飞速发展的年代，新技术的不断涌现成为推动整个社会前行的发动机。大数据、云计算、人工智能等每一次技术的进步和革新，都渗透到社会的各个行业和领域，在引领社会变革的同时，使之快步走入信息化时代。在档案界，新技术的应用和管理正成为不断深入研究的课题，档案工作的发展理念、工作目标和实施路径发生了深刻的改变，档案事业的发展正迈向更广阔的未来。

1 大数据时代档案管理所涉新技术的发展特征

1.1 数据处理技术

当今的档案数据正在向电子化过渡，档案信息已经成为存储在某种介质上能被相应电子设备识别的物理符号。与纸质数据相比，它是对一定事实、概念或指令的一种全新的表达形式。随着计算机和网络技术的发展，数据信息的处理更加高效和便捷。面对海量、无序的数据，应用计算机软件程序，人们能够对数据进行快速的采集、存储、检索、加工、变换和传输，并通过各种数据处理的应用软件包，将数据提取并演算出有价值和意义的信息。数据处理技术是档案管理的重要环节，随着新技术的不断发展和创新，档案工作才得以向系统化和自动化发展。当前档案数据处理工作主要依靠计算机和网络来支撑，依据不同电子处理设备的结构、工作方式或时空分布，对各种原始数据的分析、整理、计算、编辑等的加工和处理，由相应的软硬件来共同完成。

1.2 人工智能技术

人工智能被称为世界三大顶尖技术之一，其目的是让机器来替代人类智慧才能完成的复杂工作。作为计算机科学的一个分支，通过了解和掌握智能的实质，以此设计和生产出近似或高于人类智能的仪器和设备，让机器来完成人类的智能工作。该领域的研究包括机器人、语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等。2016年3月基于人工智能的围棋程序阿尔法狗战胜了世界冠军李世石，标志着人工智能已经向实践应用领域取得了突破性的进展。面对多元化的档案信息资源，档案数据规模的几何式增长，档案社会化程度的不断提升，档案管理工作也应更加智慧和智能，而人工智能技术也终将成为档案信息化建设的技术引擎。

1.3 计算机网络技术

计算机网络将处于不同地理位置的计算机相连接，以实现信息检索、网络通信、办公自动化、电子商务和远程教育等功能。当今世界已进入全球化、高速和智能的网络时代，一个巨型的“虚拟世界”在逐步形成，人们可以足不出户的实现互动和交流，现实生活向数字化发展。计算机网络技术也为档案管理工作插上了翅膀，每一项网络新技术的出现都极大的促进了档案管理工作效率和水平的提高，在当前的档案信息化建设中，云计算、数据挖掘和物联网技术的不断成熟和完善，解决了传统档案受时间和空间的限制，实现了档案信息的高效检索和利用，真正实现了其在人类记忆、信息服务和文化传承等方面的社会功能。

2 大数据技术时代档案信息管理面临的挑战与变革

2.1 大数据技术时代档案管理思维的变化

从何种角度、层次、方式去管理、开发和利用档案，取决于每个档案管理者的思维方式。随着科学技术的发展，传统的分类、比较、归纳和演绎的档案学逻辑思维方式，往往将档案管理局限在文字馆藏的管理上，面对档案资源范畴和信息形式的变化，以及互联网、移动终端和个人电脑等产生的电子档案数据，以传统的鉴定和整理思维加以处理，很难从档案中挖掘出高价值的有效信息。因此面对大数据时代的来临，档案工作者应当采用扩散型和横向型的思维，关注档案事业发展的整体性和多维性，从信息科学汲取养分，改变单纯的以保存、检索等为主要的档案信息服务理念，将网络化、智能化的档案数据挖掘和分析工作当成未来档案服务的主要方式，真正体现档案信息的价值，满足档案工作的社会化需求。

2.2 大数据技术时代档案管理方法的变革

档案管理工作肩负着对档案信息采集、整理、鉴定、存储和检索等任务，具有社会记忆、信息服务和文化传承等社会职责。在传统的档案管理方式下，对档案数据往往是孤立、扁平和简单化的处理模式，对海量数据缺乏一种立体和智能化的技术手段，大量死档案和低价值数据是各档案管理部门普遍存在的通病。而在大数据时代下，云计算、大数据分析、人工智能等技术的出现，使主动利用档案成为可能，不同的档案管理部门，可以针对自身档案数据的特点和属性，利用基于不同数据模型而开发的软硬件系统，对本单位的海量数据进行相关性分析，从而满足档案管理者和使用者的需求，使档案更加价值和意义。

3 应对大数据技术时代要求的档案信息管理策略

3.1 利用人工智能技术，对档案资源进行采集、分类和管理

人工智能技术的飞速发展使档案智能管理的实现成为可能，档案信息摆脱了传统载体的限制，在计算机网络中，应用基于自然语言搜索、云计算和数据挖掘等技术，在各种软硬件的相互配合下，能够完成从档案资源的采集、分类、存储、鉴定、安全、分析、检索等一系列的档案管理业务，有效提升档案信息化建设水平。以档案数据收集为例：文本挖掘是人工智能中最早实现的技术之一，面对浩如烟海的档案信息资料，想要收集满足自身需要的有价值数据，凭借人力是根本不可能实现的。而应用基于人工智能技术的数据挖掘产品智能Agent，通过关键词检索和智能分析系统，能够在海量信息中搜索和提取到网络资源中几乎全部的数字化成果，使档案的检索和利用更加的方便和快捷。

3.2 基于大数据技术下的档案信息资源的共建与共享

“运用互联网和大数据加强横向联系，让数据多跑路，群众少跑腿”是近期国务院对满足百姓信息需求的新倡导。对档案管理工作而言，也就是利用大数据技术实现档案信息资源的共建和共享。大数据本身的物性是经过数字化后被存储的可被识别的物理代碼，其真正意义在于能够从这些海量的信息中提取和利用有价值的部分。也就是利用互联网和大数据的相关技术，使数据更加公开和透明，实现不同部门间、不同社会群体间的信息传导和利用，为档案管理者和服务对象提供数据支撑，充分体现档案管理工作的社会价值。应在档案信息共建共享的原则、技术和设备、实施路径、安全性等方面制定详细和可行的规划，从而确保档案管理的社会价值最大化实现。

3.3 应用数据挖掘技术，对档案信息进行开发和利用

当前我国档案管理的自动化、网络化工作已经基本实现，很多档案管理部门都能利用计算机软件或网络平台，对档案工作所产生的海量数据信息进行记录、整理和分析，并从中挖掘有价值的信息，为档案业务信息的管理提供可以参考的决策信息，为档案数据资源的优化和整合，档案服务的便捷和高效提供了一定的技术支撑。但在档案数据的深层次处理方面，由于分析方法和技术上的缺失，在对大规模数据处理上仍显不足。而随着数据挖掘技术的日趋成熟，人们可以通过特定的算法和模型，对数据进行总结、分类发现、聚类和关联，对档案数据进行更高层次的抽象，提高档案资源的实际利用率。档案管理部门应积极应用最新的数据挖掘技术，将传统的数据保管模式向数据开发和利用模式转变，将档案服务从被动向信息的主动提供者转型。

参考文献

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