基于OA系统文件收发功能的应用实践及二次开发

谭再利

摘 要：收发文件是办公的一项重要内容，即“办文”。在传统的手工办文方式下，办公室人员需要先起草文件、审批文件、印制文件、加盖公章，再进行派送或者发送传真给接收对象。派送需要花费较长的时间；发送传真还需电话确认对方是否收悉，文字是否清楚；对于重要的文件，还需要接收人签字确认。手工办文既费时、又费力，同时还要耗费大量的纸张油墨等办公用品，是一种不小的资源浪费。随着OA系统的广泛应用，改传统手工办文方式为自动化办文，是办公的发展方向。该文以“点易OA系统”为软件平台，通过对文件分发工作流程的设计、表单设计、附件文件红头设计，公章制作、发文应用实践、模块二次开发以及IE7以上安全浏览器环境下Office插件工作异常的处理方法等方面做了有益探索，实现了发文办公自动化。

关键词：办公自动化 OA系统 文件自动分发

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）11（b）-0022-02

收发公文是公务活动和行政管理的重要手段，在单位日常工作中，“办公”的一个重要内容就是办理和收发文件，即“办文”。

手工办文方式存在诸多弊端。办公室人员需要先起草文件、审批文件、印制文件、加盖公章，再进行派送或发送传真给接收对象。其间需要进行大量的复印、装订工作，派送需要花费较长的时间，发传真还需电话确认对方是否收悉、文字是否清楚；对于重要的文件，还需要接收人签字确认，特殊情况下，文件不能如期送达和签收。手工办文既费时、又费力，同时还要耗费大量的纸张油墨等办公用品，是一种不小的资源浪费。随着OA系统的广泛应用，改手工办文为自动化办文，是办公的发展方向。

点易OA系统应用当代信息技术将管理和服务进行集成，提高了公文的流转效率。公文从生成到运转、发送、接收、归档全面实现电子化、无纸化。实现公文流转中的文件保护、个人签章、加盖公章、身份认证、印章验证、签收等要求，确保公文传输的真实性、完整性、合法性。

点易OA系统根据电子公文传输系统的具体要求，开发了发文和收文两大模块。发文工作流程包括起草、报批、版式文件的生成、文件盖章加密、公文分发；收文工作流程包括文件的签收、公文打印；系统还包括回执功能以及与其他信息交换平台之间的接口。

由于各个单位的具体情况不同，收发文件的流程具有不同的特点，OA系统只提供了发文和收文模块和常用流程模板，具体流程必须由具有管理员权限的用户来定义，才能让收发文件功能动起来，真正实现收发文件。

1 OA文件收发应用实践及二次开发

整个实践过程分为：单位统一安排布置项目计划、制作电子公章、设计流程图、设计表单、设计公文模板、发文操作调试、培训、推广、验收等环节。该文主要讨论工作流设置。

1.1 工作流设置

工作流是一个实用、灵活，贴近办公需求的模块，可以高效完成由多个人按照一定的步骤、顺序分工完成的工作任务。工作流设置包括设计表单和定义流程两部分。该文以恩师职业技术学院的“学院发文申请”为例，其他流程定义方法相似，其功能在“系统管理”项中。

1.1.1 设计表单

表单是业务流程中的数据载体，是日常工作中的工作单、业务卡片等以纸张形式存在的单证在办公系统中的体现。表单的内容和用于填写信息的“字段”可由用户自己定义。设计表单的方法为：点击“新建表单”按钮指定表单名称，保存后该表单即出现在“未分类表单”下的列表中。接下来通过表单智能设计器编辑表单字段，进行表单设计。

在表单设计器中，首先按表单需求制作表格，填写相应的名称标识，再添加相应的控件，控件名称就是流程设计中需要用到的“可写字段”的名称。

1.1.2 定义流程

流程是日常工作中的业务办理过程在办公系统中的数字化体现，流程的步骤也就是业务办理过程中的办理环节，流程与流程的步骤是由用户自定义的，该系统支持用户定义任意多个流程用以体现不同的业务或公文的办理过程。

为了便于对众多流程进行归类整理，事先自定义流程类型。

定义流程的方法为先点击“新建流程”按钮，然后指定表单和流程类型，不同的流程可以指定相同的表单。流程类型分为“固定步骤流程”和“自由流程”两种。保存后需要编辑步骤，点击流程名称列表中的“流程设计器”按钮进入流程设计界面。

在流程设计器中，右击步骤，弹出菜单对步骤进行设置，空白处右击可添加步骤。

1.2 附件公文模板設计

真正的公文内容是以Word文档形式作为附件在工作流中传送的。为了保证所传公文与纸质公文外观高度一致，将各种红头文件进行扫描，通过PS图片处理，得到与纸质文件高度一致的红头图片和线条图片，通过插入到Word文档中得到电子版红头文件。

1.3 公章制作

将各部门公章清晰地加盖于干净的白纸上，然后扫描图片，通过PS图片处理，得到与实际公章高度吻合的公章图片，最后通过软件，输入加密信息制作电子公章，该加密信息在OA中能够验证公章的真伪，以防公文造假。

1.4 收发文件操作

工作流设置完成，以后就可以通过所设置的工作流进行文件收发。实际过程中应用工作流是在“公共事务”项中。新建对应的工作流程，在表单中填入相应信息，制作附件，必要时加盖电子印章，然后转到下一步，相应的人员就会收到待办事项，这样就可以一步一步得到完成。

1.5 过程中遇到的问题及处理

1.5.1 NTKO OFFICE文档控件版本冲突

收发文件的附件是Word文档，必须通过NTKO OFFICE文档控件进行在线阅读，点易OA所用NTKO OFFICE文档控件3.0是针对IE6浏览器的低版本，不支持ie7以上版本，因此必须将NTKO OFFICE文档控件升级为4.0。此组件在通达OA官方网站下载，完全免费，但组件内部是要验证OA软件中的组件使用许可的，因此需要将webroot＼module＼下的oc文件夹中的页面反编译，修改相应的许可，使插件达到合法使用，问题圆满解决。

1.5.2 不能装载文档控件

IE7以上的浏览器属于安全浏览器，因此必须将OA网站设为受信任站点，并设置为兼容视图，问题得到解决。

2 实施效果总结

该院OA文件收发功能的成功上线，带动了该院电子政务信息化改革的不断深入，院方不断加大电子信息化建设的力度，学生管理、工资发放、内部通知等都通过内部办公系统得以实现。截止2015年年底，该院全面停止纸质公文，全面实行公文电子化传输，经过不断升级与改造，OA文件收发功能已经成为该院电子政务信息化系统中不可替代的部分，得到了院领导以及各部门和职工的一致好评，提高了办公效率，节省了办公经费，经济效益明显。

参考文献

[1]胡乐.浅谈高校OA系统在公文办理中的应用[J].2013（4）：92-96.

[2]董天鹏.基于OA系统公文应用的设计与研究[J].信息通信，2015（9）：204.

[3]孙萍萍.高校利用OA系统处理行政公文分析[J].青年时代，2015（15）：37-38.