探析人事档案的管理体制与模式

杨旸旸

干部人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单位集中保存起来的历史记录。干部人事档案按其管理對象身份的不同，可分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大门类。其中以干部档案发展最早，要求最高和最重要；工人档案数量最大。这两种档案涉及范围大、影响面广、面临的问题较多。

1 切实加强领导是发展干部人事档案工作的关键

干部人事档案工作是一项科学性、服务性、政治性的工作，在组织、人事工作中处于“辅助”和“服务”地位，具有“配角”和“后台”操作的特点，很难做出惊人的成绩和轰动效应。这使得干部人事档案工作默默无闻，工作成绩与艰辛难以为人所知，难以得到领导的理解，难以进入领导的视野，难以摆上领导的议事日程。应当说，任何一项工作，要取得成绩和发展是与各级领导的重视和支持分不开的。在当前形势下，要推进干部人事档案工作的改革，使其取得新的成绩和有一个大的发展，十分需要各级组织、人事部门领导的重视与支持。干部人事档案由每个员工确凿的原始档案材料构成，记述和反映了该档案人的个人经历，德、才、能、绩、廉（洁）、信，以及成长的轨迹。干部人事档案是考察了解人员的重要手段；是发现人才、使用人才、预测及制定人才计划不可缺少的信息源泉；是落实待遇、澄清问题的凭证；是推进干部交流轮岗，健全激励机制，强化干部宏观管理、推行和贯彻公务员制度的重要依据；是维护个人权益和福利的有力保障；是研究和撰写各类史志、人物传记的宝贵史料。只有认识到干部人事档案对组织、人事工作不是可有可无，而是不可缺少，才有可能重视和支持干部人事档案工作，加强领导并列入议事日程，由一名负责同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加强领导，才能使档案机构健全，加大人力、物力、财力的投入；才能把档案队伍建设好，使干部人事档案工作与组织、人事工作密切结合、协调发展；才能使干部人事档案工作跟上社会主义建设事业发展的步伐，完成肩负的使命。

2 档随人走与人档适度分离并存

档随人走是人事档案管理工作的一项重要制度。在人事管理工作中，干部的任免权限与主管单位是动态的，人员流动是客观存在的，干部的主管协管单位经常发生改变。为此，人事档案要随着人员的流动，干部任免权限的改变，主管协管单位的变化，及时转至新的主管部门，做到“档随人走”。“档随人走”是保持管人与管档案相一致的有效措施；是保证干部人事档案工作及时为组织、人事工作服务的必要条件；是维护人事档案完整与安全的一项重要业务建设；也是干部人事档案部门接收干部人事档案和充实档案内容的重要途径之一。

长期的实践证明，“档随人走”的最大优点，是保持了人事档案的完整性，使其能集中反映一个人一生的经历、政治思想、品德作风、个性特点、业务专长、工作表现、实际业绩、工资待遇、廉洁诚信、健康状况等全面情况，便于组织、人事部门历史地、全面地了解、考察、选拔、培养、使用干部，有利于充分发挥人事档案的作用和避免“无头档案”的产生。但是，档随人走的制度，却遇到了人员流动频繁的挑战，实践检验证明，它并不是一条普遍适用的规律。档随人走取决于人员与单位之间处于相对稳定状态，流动性不大；机关变动少；人事档案管理规范，转递制度健全等条件。从我国的现实情况看，在以公务员管理或参照公务员管理的党政军机关的干部人事档案，仍可沿用“档随人走”的制度。一个干部（公务员）无论怎样调动或流动，只要还在党、政、军系统内，应坚持档随人走，一人一生只有一套人事档案，是终身的，不得“重新建档”。

3 管理模式走多元化之路

管理模式和机制的过于单一，存在着档案数量庞大、利用率低、管理不善等弊端，造成人力物力的浪费，必须进行改革和创新，走多元化发展之路。为适应干部人事制度的改革，适应公务员运行制度的要求，应筹划干部人事档案分类管理的机制和模式，抛弃计划经济时代以一刀切的一个模式的做法。企业、事业单位不必须硬搬干部档案的管理模式，也不宜完全套用干部档案的规章制度，应根据本身的特点及人员流动性强的状况，创新管理模式，建立人事文件中心。

1、人事文件中心的性质与职能。人事文件中心的性质，具有过渡性、代理性。所谓过渡性，是指人事文件中心管理的人事档案是完成了文书处理程序的半现行文件，保管一定时期后，其中具有长远保存价值的要移交到档案馆保存，在更大的范围发挥作用。所谓代理性，是指文件中心是文件形成单位的文件寄存机构，它与形成者是一种委托代理关系，文件材料的所有权属于形成单位。人事文件中心的职能是保管、服务和处置。人事文件中心作为文件形成单位或个人人事档案的代管机构，其首要任务是维护人事档案的完整与安全，档案要完整齐全，实体不受损害，不丢失，不泄密，不被盗窃。服务包括被动服务与主动服务两个方面，被动服务是满足形成单位和个人查阅档案材料的需求；主动服务是使人事文件中心成为人员数据库，通过整理、分析、统计各种人员数据，提供人才规划、职业介绍、人事咨询、人事代理、人员流动、人才供求信息等多方面服务。处置是指文件中心对所保管的人事档案，根据形成单位提供的档案保管期限表，在征求形成单位档案馆意见的基础上，挑选出具有长远保存价值的档案向档案馆移交，经过鉴定对已经丧失保存价值的人事档案，经主管单位批准后予以销毁。

2、人事文件中心的运作模式。人事文件中心有公益性和商业性两种运作模式。公益性人事文件中心是负责代管国有企业、事业单位人事档案的机构，由政府出资兴建并提供运营的经费和人员，归政府主管部门领导，业务上受档案行政部门的指导。国有企业、事业单位形成的人事档案，具有公共信息特征，根本不具备任何商品属性。政府理应负责对人事档案管理事业的投入，切实改变现行的人才中介服务的商业化运作模式。由国家统一规划、按级别、系统、地区等因素设置公益性人事文件中心，所有服务均为无偿服务。商业性文件中心负责代管私营企业（含外资企业）、私营事业单位的人事档案，其档案的所有权是形成单位。为了履行委托双方的权利与义务，理应向文件中心提供资金，实行有偿服务。商业性人事文件中心要遵守档案管理的有关规定，业务上接受档案行政管理部门的指导、监督和检查。