城建档案信息化建设的突出问题与完善策略

摘 要：随着政务处理的信息化发展，当前各级单位部门已广泛应用先进的电子管理系统以简化政务处理的复杂性。对于城建单位来说，城建档案一直是其政务工作中的重点与难点，档案信息化的管理有效地提高了相关政务的工作质量。本文从当前城建档案信息化建设中存在的典型性问题出发，详细研究具体的解决策略以实现更高效的城建档案信息化管理。

关键词：城建档案；信息化建设；策略

随着我国社会城市化与信息化建设的深入，档案管理逐渐成为城建部门日常政务中的重要工作内容，其对规范城建工作规划与管理具有重要意义。从实际城建规模上来看，我国城建工作基数庞大且发展速度较快，因此城建档案相应具有规模巨大的突出特点。另外从分布范围来看，我国城建工作在经济形势的影响下具有明显的区域性特点。因此档案信息化建设是解决当前城建工作问题的重要途径，其并不仅是外在设备上的改进更是城建管理模式的巨大完善。

1 城建档案信息化建设的突出问题

（一）城建档案信息技术有待提高

首先从管理技术方面分析，长期以来由于我国互联网技术起步较晚，因此在政府各部门并未及时普及各种政务处理电子系统。对于城建档案管理来说，一直以来档案管理方式与硬件设施落后，即使在互联网技术普及的当下仍存在各种典型问题，例如各地区与各级城建部门由于所使用的软件系统的差异极大地限制了大规模城建信息的共享。对于最上级的城建领导部门来说，当前仍缺少一个规范化的可以实现信息共享的电子档案系统与标准化数据库。在当前城市建设中，大部分归档的工程档案均为磁盘等电子存储资料，但城建部门并不具备相应的电子档案分类处理规范与标准，因此技术性缺陷是突出问题。

（二）城建档案信息资源管理有待规范

对政务处理而言工作设备方面的改进为整个管理机制的完善提供硬件基础，对于信息化建设来说，进一步规范归档工作才能发挥档案电子系统最大作用。在实际档案资源管理中，需要切实深入明确管理工作中存在的问题与漏洞才能有效规范整个管理体系。具体在声像档案归档工作中，部分部门忽视对归档后的电子文件的存储，导致文件因存储环境恶劣而损毁。另外一个突出问题是在城建档案存档后，大规模的档案信息被搁置而并未实现高效的信息共享与高质量的数据库管理。另外从信息存储期限来看，虽然目前电子化工程文件已广泛普及，当仍有较大规模的旧档案需进行数字化转换，对前期纸质材料的重新整理也缺少严格的工作规范。

（三）信息化管理的前期准备工作不充分

前期准备工作的准确与完善对整个档案整理有直接影响，一旦前期准备未能保证资料的整齐与准确，后期的操作规范等措施都因无法改变文件质量而变得无效。城市建设作为一门综合性较高的工程，因此档案管理对相关人员的职业素养要求严格。在当前实际工程建设中，前期的城建档案基本是由施工单位负责管理的，而对于施工单位来说其工作重心始终放在工程建设中，档案编制对整个施工来说并不具有任何重要性。因此在整个工程施工过程中，由于缺乏专业性管理城建档案的整理并不专业规范，而存在文件缺失、归档不及时等严重问题。

（四）主动服务意识不强

城建档案管理的复杂性对其相关人员的专业水平要求严格，而基于行业发展现状目前仍有一定规模并不满足要求。由于缺乏专业人才队伍与完善的管理监督评价机制，大部分人员的业务能力无法满足当前档案系统的发展要求。目前城建档案管理人员广泛存在主动服务意识不强的问题，其日常工作仅仅负责对档案的归档分类与辅助查找，因而严重缺乏对档案中有用信息的提取与归纳，故而无法发挥城建档案重要的参考性作用。

2 城建档案信息化建设的完善策略

（一）积极开发城建档案信息化软件

在互联网时代，政务处理已越来越依靠计算机技术的辅助，因而城建档案信息化建设的首要策略就是积极开发相关软件系统。城建档案作为地区政府重要的政务资料，安全性与保密性是政务处理的首要原则。因此要求相关的软件系统需在日常的归档处理工作中保证数据的安全，尤其对于涉密文件要严格切断与外部网络的连接，而非涉密文件的查询与处理也应配备完善的身份认证系统与数据备份等保障措施。在技术开发的基础上，研发部门要加快建设城建档案信息数据库管理系统，以保障城建信息的分类归档与文件共享。

（二）实现城建档案信息的规范化管理

对于城建档案的实际管理工作来说，需要在先进软件系统的基础上大力加强管理体系与管理机制建设，完善在管理、业务、技术三个方面的工作管理标准。针对信息化建设，需要在行业层面上完善相关制度，以便为有效实施规范化管理提供完善保障与理论指导。另外，基于不同地区经济现状与城市建设需求的不同，档案信息化也应紧密结合地方实际以适应地方建设需求。可设立工作质量评估体系以及时反馈成果与实施情况，不断完善城建档案的规范化与标准化。

（三）重视城建档案电子文件的收集工作

随着互联网技术的普及，当前城建档案工作处理的文件基本均为电子文件，因此加强电子文件的收集与整理也成为档案信息化建设的工作重点。城建档案具有突出的专业性与复杂性特点，因此档案收集与归档工作对相关人员的专业素养与工作经验要求较高。在档案电子文件处理工作中，文件归档的处理规范、具体措施包括所涉及文件的范围与期限都需要得到明确规范。为提高工作效率并保障档案质量，可对电子文件整理过程各环节进行量化处理并与相应人员的绩效考核关联起来。另外对于前期存储的较大规模的纸质档案，也应将其进行电子化存储以实现城建档案数据库的完整性。

（四）实现由档案管理到信息服务的观念转变

基于现代企业的柔性管理理念的深入，企业与单位管理的核心是人员，因此城建档案工作的提高需要依靠工作人员的专业化与服务观念的转变。档案信息化在管理、业务与技术三个方面的建设都是以人才建设为前提的，高素质的专业化人才是管理措施的实际实施者。首先，信息化建设要求人员必须具备较高的计算机专业水平，以保证先进数据库系统的高效运行。其次还要加强广大基层员工的专业培训，针对其职位要求制定针对性的知识技能训练。另外，实现工作人员由档案管理到信息服务的观念转变才能更大发挥其工作效率与城建档案价值。思维模式的转变会促进工作行为的改进，使得工作人员不再局限于简单的归档存储，而更加主动地参与到城市建设中去。

3 结语

城建檔案的信息化建设促进了城市建设档案工作的规范化进步，有利于城市建设相关文件的资源安全与资源共享。城建档案信息化有效地保存了区域发展各阶段情况，有助于城市建设人员结合地区现状更好地促进区域发展。本文从城建档案管理存在的典型性实际问题出发对促进其信息化提出了切实可行的有效策略，对充分发挥城建档案的指导性影响具有巨大的现实意义。

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作者简介

赵萍（1963—），女，重庆綦江人，綦江区城市建设档案管理办公室，馆员，研究方向：档案管理。