高校成人继续教育档案管理工作信息化建设

2017-03-29丁丽丽

传播力研究 2017年12期

文/丁丽丽

当前随着信息时代的到来，在信息化、网络化快速发展的时代，对于高校成人继续教育档案管理工作逐渐朝着信息化的方向发展，在信息化建设的一种新形势下，高校成人档案管理工作逐渐朝着一种新的方向发展。高校成人档案管理工作也是当前高校教育中的一项重要工作内容，对于高校档案管理工作的信息化建设也能够更好地提高档案的利用率，符合当前档案管理的发展趋势。

一、高校成人继续教育档案管理工作信息化建设的重要意义

(一)高校成人继续教育档案管理信息化建设，能够有效的促进成人教育的工作需求，提供各种有用的信息资源。当前随着社会经济的不断发展，成人教育也呈现快速发展的趋势，在高校成人教育档案数量的日益增多，利用率也逐渐提高，对档案管理工作提出更高的要求。当前信息化的发展已经成为社会发展的重要标志，信息化技术的发展促进了教育工作的进步和创新，成人继续教育档案是成人教育中重要的信息资源，对于以后的发展有着重要的作用，具有一定的参考和借鉴作用。

(二)成人继续教育档案管理工作的信息化是成人自身发展的需要，当前随着高校成人继续教育事业的不断发展，成人继续教育工作的人数不断增多，规模也不断扩大，成人继续教育工作的任务也越来越重，成人继续教育的档案对于自身的发展有着重要的借鉴作用，提高成人继续教育档案管理工作的信息化建设，可以对档案进行有效的管理，能够有效的节省人力、财力等的成本，提高档案管理的效率，为成人教育档案管理工作提供更大的帮助。

(三)成人继续教育档案管理工作的信息化建设也是满足社会需求的重要内容，高校成人继续教育具有一定的社会性，在开展相关工作的过程中，会有很多的信息资源产生，利用传统的方法进行对信息资源的整理是比较复杂的。信息技术的应用可以有效提升管理的效率，为成人未来参与工作奠定良好的基础，成人继续教育档案管理的信息化建设，可以有效提升成人继续教育的整体发展水平，促进成人继续教育朝着更加科学的方向发展，促进成人教育工作的现代化，更好适应社会发展趋势。

二、高校成人继续教育档案管理工作信息化存在的问题

(一)对成人教育教学档案管理工作认识不到位。当前随着高校成人教育的不断发展，档案的不断增加，对于档案的管理也是越来越复杂，高校对于档案的利用率不高，档案信息资源开发不到位，对于成人高考教育的档案管理工作认识不到位，对于档案的管理不够重视，这在一定程度上也会制约档案管理工作的深入开展，不利于档案的管理和利用，高校成人继续教育档案管理工作很难适应社会发展的趋势，在档案的整理和管理方面还存在很多的问题，档案管理工作制约了高等教育的发展。

(二)成人教育的教学档案开发利用率不高。对于高校成人教育的档案管理，主要是为了以后的利用，当前对于档案的收集管理工作还不到位，管理人员的管理意识比较差，对档案的管理不够科学，一些有价值的档案不能够被充分利用，因此，需要改革传统的档案管理方式。

三、加强高校成人继续教育档案管理工作信息化建设的措施

(一)做好成人教育档案的收集整理工作。当前成人教育档案的管理工作是当前高校重要的一项工作内容，需要将信息化技术应用到档案管理中，要充分做好档案的收集整理工作。采取的收集整理方式包括：一是集中收集，在成人教育的面授辅导中，应该将档案进行收集，做好对档案的管理工作，将相关的档案进行分类整理进行统一归档；二是在日常的工作中，收集零碎的档案进行整理归档，这两种方式都可以对档案进行收集整理，保证档案材料的齐全和完整，也为以后的档案的利用提供丰富的资料。

(二)加强成人教育档案的信息化管理。对于高校成人档案的信息化档案管理都是以纸质的档案为基础形成的，通过从纸质档案中将信息录入数据库中，创建电子档案，同时要保证电子档案与纸质档案信息的一致性，做好对两种档案的不同管理，提高档案管理的效率。需要利用现代化的管理手段加强对档案信息的管理，可以及时进行相关信息的查找，从中获取有价值的信息资源，从而形成一个完整的成人教育档案管理系统，建立档案信息管理网站。

(三)完善成人档案管理制度，做好人员培训。对于档案工作的管理，需要不断完善档案管理制度，要将成人教育的档案管理工作纳入到学校的计划和规划中，纳入到学校的有关管理制度中，对于相关的档案管理人员，需要做好日常档案的收集、检查和验收，制定适合的档案管理制度和方案，使成人教育档案管理工作朝着规范化的方向发展。当前的高校成人档案管理都实现信息化的管理，需要加强对档案管理人员信息技术的培训和知识的培训，要让管理人员了解档案的鉴别和整理，做好档案的保管和开发，将其作为成人档案管理信息化的重要环节，加大对管理人员的培训工作，不断提高管理人员的相关技能，确保档案管理工作的有序性。