九华山佛教档案管理体制研究

汪孔德

（池州学院图书馆，安徽池州247000）

九华山始建于唐天宝年间，是中国四大佛教名山之一，至今有1200年历史。今天的九华山是国家五A级景区，国家地质公园，国家级风景名胜区。随着九华山旅游经济发展和佛事活动的兴盛，九华山积累收藏大量佛教档案，佛教档案总数超过20万件，其中年代最早的是千年贝叶经。九华山佛教档案是九华山和九华山佛教历史发展的记录，是珍贵的历史文化资源，对于研究弘扬佛教传统文化，发展池州地方经济，建设和谐社会有重要的作用。但现有管理体制已经不能适应形势发展的需要，阻碍了档案统一管理、安全保护和有效利用，必须进行改革。

1 九华山佛教档案管理概况

九华山佛教档案从义上讲是指九华山佛事活动中形成的历史记录。 九华山佛教档案种类有：佛教文书、佛教经文、佛教艺术、佛教实物、佛教文献、佛教音像等档案。从我们的调查研究看,九华山佛教档案共20万件（卷、册、块、枚），其中已15万件被各地图书馆、博物馆、档案馆、科研单位收藏，另有5万件左右流落在海内外个人手中。

九华山佛教档案保存分布状况：（1）佛教经文是佛教档案中最主要最珍贵一种，如大藏经、血经、千年贝叶经等是镇山之宝，现有经文档案6万册（卷）。（2）佛教文书档案是历代九华山佛教管理和佛事活动中形成的文件材料，最有代表性的是明神宗的圣旨。（3）佛教实物档案指高僧肉身、匾额、铭文印章、僧用器物等实物。九华山法师用印，多为铜质，少量金、银印，数量在600件左右；僧用器物中法器、赠品等等不计其数。（4）佛教艺术档案是现存于九华山的佛雕像、名人字画、佛教音乐、碑刻石刻。九华山有明清时期的2000多块的记事碑刻；有43000多尊佛塑像档案，最早的一尊宋代尉迟敬德所造释迦牟尼铜像。存有大量书画名人字画，其中明清两代的圣旨和御书为最富贵。（5）佛教文献档案是指1000多年来历代关于九华山佛事活动、风土人情等记述的书籍文献资料。（6）九华山佛教音像档案主要是在现代佛事活动中形成的录像、光盘、照片、录音等档案。除上述之外，九华山档案馆存有大量明清时的关于九华山寺庙建筑地契是珍贵的历史地产档案,。九华山佛教档案现存于官方档案馆、九华山重点寺庙及地方图书馆、博物馆、科研单位，其它散存于寺庙僧侣及海内外私人手中。目前九华山佛教档案管理模式是分散保管，九华山档案馆保存官方佛教工作中形成的档案，各重点寺庙形成的教档案自行管理，但小寺小庙及僧侣个人档案得不到有效的监控管理。在实际管理中存在部门分割，一张纸进了档案馆就是档案，一张纸进了博物馆就是文物，因而存在多头管理现象，佛教协会、文物、档案等部门都能管，却是分而不管，没有形成佛教档案强力管理模式和机制。

2 九华山佛教档案管理体制改革的必要性

九华山佛教档案针对所有权来说分为两大类：公共与私有。公共档案存在部门分割、资源分散、管理不力等问题，私有档案存在档案流失、安全隐患大、无法监管等问题。因此现有管理体制已经不能适应形势发展的需要，必须进行改革，变分散管理为集中管理，变私人占有为有效监管。

2.1 九华山每年形成大量档案需要得到有效安全管理

随着九华山旅游经济繁荣，九华山香火更加兴旺，九华山佛事活动更加频繁，九华山宗教管理事务逐年增多，九华山行政区划内每年源源不断产生大量佛教档案。九华山政府部门与社会组织形成的佛教档案得到有效管理，保存在九华山档案馆及各组织的档案室。但目前还有大量档案形成或散存于各个寺庙及僧侣个人手中，佛教界僧侣与世俗社会隔绝，几乎没有档案意识，也不知道什么是档案，不会主动保留，更不会向上移交，造成档案管理失控，不能正常接收。现在散存在民间的九华山佛教档案数量很大，由于保管条件差和经济诱惑，面临有流失和损害的危险。因此客观上要求九华山管委会发挥政府集中统一领导作用，出台政策法规，建立统一的佛教档案管理制度，确立九华山佛教档案的归档范围，把该接收的档案接收进馆。建立佛教档案捐赠制度，制定佛教档案征集办法，运用行政与市场手段，加强对散落在民间档案的收集和征集，抢救和保护珍贵的佛教档案。

2.2 九华山佛教档案管理条件需要升级换代

九华山佛教档案是重要的历史文化资源遗产，忠实的记录了九华山佛教发展历史，是九华山佛教文化的物化标本，保护佛教文化遗产是九华山管委会党委、政府义不容辞的责任。九华山珍贵的佛教档案同时是国家珍贵文物，多为孤本，需要特别的保护，需要现代化保管条件。九华山佛教档案绝大多数是分散在各寺庙保存，除九华山文物馆（化城寺藏经楼）有安全保管条件外，现有寺庙保管条件离档案的安全保管要求差距明显，一旦发生意外容易造成不可挽回的损失。必须建造现代化的九华山佛教档案馆将分散各寺院的佛教档案集中管理，运用现代设备和现代保护技术保管珍贵档案，所有珍贵档案要进行统一数字化保存，从根本上提高档案防护水平。

2.3 九华山佛教档案重大价值要得到充分利用

九华山佛教档案具有重大的学术研究和现实社会经济价值。九华山藏有的大量佛教档案对研究宗教学、历史学、文物学、档案学、艺术学、建筑学、社会学、民俗学等有重要的研究价值。九华山是安徽省重要旅游品牌，国家五A级景区，国家地质公园，国家级风景名胜区。佛教档案是高品位的宗教文化类旅游资源，是重要的旅游吸引物，珍贵的档案是九华山旅游产品组成部分，特别是肉身档案满足人们猎奇的动机。可以利用佛教档案出版宣传画册，开发旅游纪念品、工艺品，直接为旅游经济服务。九华被誉为国际性道场，九华山珍贵佛教档案多次到海外展览，九华山佛教档案是扩大对外交流增进中外友谊的重要媒介。九华山佛教档案是佛教文化重要转载体，在弘扬佛教文化、传承中华文明、建设和谐社会、统一祖国大业中有不可替代作用。九华山佛教档案处在封闭管理当中，特别是寺庙档案秘不示人，利用渠道不通，利用手续繁琐，巨大资源得不到有效利用。因此，建设统一利用平台，简化利用手续，提供一站式服务，扩大开放力度，实现档案管理现代化是时代要求，必须建成档案资源高度整合、档案信息高效开发、档案利用及时便捷的新的档案管理体制。

3 建立集中管理与监控有力的佛教档案管理体制

九华山佛教档案分为两类：公共档案与私有档案。公共佛教档案是由政府部门和社会组织在佛教管理和佛事活动中形成的档案，这类档案已得到正常收集与有效管理。但是也存在明显问题：一是多头管理，分而不管，管理不力；二是分散保管，资源部门分割，管理财力人力成本大，资源不能社会共享；三是档案资源整合难，政府对档案投入少，现代化大档案馆与现代化管理设施得不到建设，档案作用无法充分发挥。随着九华山佛教档案数量和利用需求不断增长，现有档案工作中“条块分割”问题、私人档案管理等问题已成为制约档案事业发展的体制障碍，只有不断地进行体制调整与改革，才能适应九华山档案事业发展的需要。 改革目标变分散管理为集中管理。

3.1 公共档案变分散管理为集中管理

集中统一管理是我国档案管理工作的基本原则，当今的档案管理体制改革仍然要继续坚持坚持集中统一管理这一基本原则，集中统一管理才能进一步确保我国档案的安全与完整，有效整合档案资源满足社会利用的客观需要。

在九华山传统档案管理体制中，各个职能部门分别设立档案室对本部门的档案进行管理，这种管理方式在过去历史条件下确实实现档案资源有效管理，但是管理封闭，部门分割，利用不力。因此，在新形势下要创新档案管理观念，建立九华山佛教档案集中统一的管理体制。九华山管委会党委、政府对九华山佛教档案工作实行统一领导，出台系列政策条例，解决特定历史条件下档案工作各自为政、分散保管等问题，建立一个新的大型现代档案馆，加强档案资源的整合与统一管理，打破档案开发、利用、接收过程的时间与区域限制，对各部门档案资源进行的有效整合，全部集中在总档案馆统一管理，构建“大档案”，节约管理所投入的人力与财力成本，实现档案管理利用的现代化及档案资源信息的社会化共享需求。

实现九华山佛教档案集中管理体制必须建立三位一体的档案管理模式。即：九华山管委会设立档案馆，重点寺庙建立档案室，九华山佛教协会建立综合档案室，最终各档案室档案移交档案馆集中统一管理。这种管理模式解决了基层档案平时收集与管理难题，分清职责，加大管理力度，同时又实现了档案集中管理，整合了九华山佛教档案资源，提供了现代化保管条件，为公众提供集中便捷服务，满足档案资源信息的社会化共享需求。

3.2 建立私有档案有效监控管理体制

私有档案也称私人档案，指个人在私人活动中形成的或通过合法途径获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录。私人档案与公共档案都是国家档案资源不可或缺的一部分，是国家档案全宗的一部分，加强私人档案管理是新时期社会活动中私人档案大量形成和积累的客观要求。

私人档案种类繁多，内容复杂，形式多样，具有生成的自发性、所有权合法性、保管分散性、状态的流动性。私人档案管理面临诸多问题和难题，比公共档案管理难度大。从档案所有权来说，私人档安不能采取集中管理体制。私人档案管理的关键是实行有效监控体制。监控体制它是确保私人档案完整与安全的体制保障，这一体制框架是明确谁来管、管什么、管到什么程度和如何管的问题，在私人档案管理中发挥着关键性的作用。

对九华山佛教档案中私有档案最有效管理就是实行监控管理，由九华山档案主管部门实施。首先，明确监控对象。私有佛教档案主要集中在寺庙的僧人中及社会自然人手中，监控对象是这些档案私有者及其拥有的对社会和国家有保存价值的佛教档案。其次，对私有佛教档案的形成与保管实行监控。私有佛教档案产生于私务，保管自主自由，档案部门要建立佛教档案申报保管登记制度，掌握有价值佛教档案形成时间与保管地点，在一定期限内要求私有佛教档案拥有者进行报告，如档案的种类与数量、存址变化、流失损坏等情况。第三，档案流转中的捐赠、买卖和出境三方面直接关系到私人档案所有权的转移与变更，必须对私有佛教档案实行流转监控。《档案法实施办法》中规定：严禁将对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案捐赠给外国人和外国组织，应尽量采取措施鼓励和引导私人档案所有者向国家捐赠。我国是实行私人档案禁止擅自出口制度，对于私人佛教档案出境，必须经过档案行政管理部门的同意。私有档案拥有者逐渐认识到私人档案的价值后必然追求经济利益，对私有佛教档案买卖主管部门要出台相应政策与交易条例，确保私有佛教档案处于规范化管理轨道中。

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