信息时代档案管理工作面临的问题及对策

杨志英

摘 要：随着信息时代的到来，我们生活的各个方面都充满着信息，规划信息中心的档案管理领域也不例外，信息化、网络化的不断应用与发展，传统的档案管理模式受到巨大的影响和冲击，这无疑也给规划信息中心档案管理工作带来了前所未有的机遇于与挑战，做好信息时代的档案管理工作对规划信息中心具有巨大重要意义，作为规划信息中心档案管理工作中的一员我将对档案管理工作从以下几个方面展开论述。

关键词：信息时代；档案管理；问题

一、信息时代档案管理工作所面临的问题

（一）管理软件缺乏普遍通用性

现阶段规划信息中心档案管理单位都开始用计算机开进行档案管理工作，但规划信息中心所在地不一样，单位使用的计算机型号和软件系统存在明显的差异，彼此缺乏统一的档案管理软件，给档案管理软件的研发工作带来困难的同时也会对档案管理工作的信息共享造成障碍，使档案数据难以做到最大程度得资源利用，严重制约就档案信息化、现代化得发展进程。

（二）档案管理工作的安全性个保密行存在隐患

在信息时代的大背景下，无论是规划信息中心还是其他单位档案管理工作正在由录入的方式转变为运用信息技术来对档案进行处理，这虽然减少了档案管理的工作量，提高了工作效率，既简便快捷又节约了人力成本，但是由于文件的可塑性以及计算机病毒的产生和电脑黑客的攻击，容易导致档案管理整个系统的瘫痪，由此就有可能造成电子档案的损毁、遗失，发生不可逆转的损失，使网络电子档案的安全性和保密性存在极大隐患。

（三）专业的信息化档案管理人员的缺乏

档案管理者是开展档案管理信息化的核心力量，随着信息时代的高速发展，我们对这方面的人才需求也是愈加强烈，目前，我国既懂技术又懂管理的人才尤为稀缺，规划信息中心档案管理人员并不能完全适应现代化档案管理要求，虽然多数档案管理工作人员都具备相应的专业管理知识，但时代变了，仅凭原有的知识和经验来完成工作并不能跟上当今社会日新月异发展的潮流，加上对人员培训知识的不到位，导致人员缺乏对档案进行管理的专业能力，也对档案管理信息化的建设与发展造成一定影响。此外，档案管理人员在互联网和计算机方面知识的欠缺，也妨碍就了档案管理水平的提高。

二、应对档案管理工作问题得策略

（一）开展并加强信息化建设

在目前这个信息时代的背景之下，档案信息化管理的最终目的是为了使档案资源能够得到最大程度的共同分享，最大程度的发挥其价值。首先，应由相关部门牵头来开发适应现代化信息档案管理的系统软件，然后在规划信息中心乃至全国范围内推广使用，以此来提高我国信息化档案管理的水平。其次，充分应用现代化信息技术开实现规划信息中心档案管理工作的自动化，在档案分类时，可为管理软件进行编程，以便自动识别不同类型的档案资源，来实现对资源分类的高效统计、整理和分析。再次，可以利用计算机网络来实施远程操作和相互交流。

（二）建立健全的档案信息安全保障体系

档案管理信息化作为规划信息中心一种新发展起来的档案管理手段，其安全和保密工作是相当重要的工作。虽然我国制定了《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，但是在当前信息化时代，面对科技日新月异的发展趋势以及档案信息化建设速度的日益加快，为了更全面的提高规划信息中心档案管理的安全性和保密性，有必要对档案管理的安全系统进行全面的升级和改造，来保障档案信息资源不外泄以及安全性。一是档案信息的存储安全，二是档案信息的使用安全。存储安全和使用应该加强网络监管，需要技术人员在系统设计时加强防止入侵的安全系数，对于一些机密的档案管理，需要对相关计算机使用的网络进行限制，以防病毒的入侵，同时对接触档案资源的工作人员进行严格审查，并在登录系统的时候采取身份认证、实名制、密钥管理、录入指纹等安全手段来提高信息系统的安全和保密性。

（三）加强信息化档案管理专业人才的培养和培训工作

随着信息化时代得到来，电子文件也是突飞猛进，计算机网络技术也广泛应用于规划信息中心档案管理工作中，当前，各个规划信息中心都极度缺乏具备信息化档案管理能力的人员，所以，培养和锻造一批精通信息技术、电子技术、懂得档案管理的人员成为当务之急。首先，应充分利用好招聘方式来引进专业的管理和技术人员。其次，对现有工作人员进行培训，尤其要加大对现代信息技术和科技知识的培训工作。只有掌握了技术技能和管理知识并提高自身的业务素质之后，才能确保档案管理人员能够胜任信息时代规划信息中心的档案管理工作，推动信息时代档案管理工作的发展。

三、结语

随着信息时代的到来以及信息技术的快速发展，档案管理工作既面临机遇又面临挑战，作为规划信息中心档案管理工作中的一员，不管在信息化档案管理工作中出现什么问题，遇到什么困难，我们都要竭尽全力去解决和克服，来保障信息时代我单位档案管理工作的保密性和安全性，提高我国档案管理工作的效、质量和发展水平。

参考文献：

[1]王宏霞.如何进一步规范档案管理工作[J].黑龙江档案，2016（01）.

[2]曾紅.试论信息网络环境下档案管理[J].档案学研究，2014，（1）.