文书档案管理一体化措施探讨

王丽娟

摘 要：文书档案管理工作一体化是企业现代化发展的必然趋势，有助于企业的全面发展。随着经济的发展，文书档案管理模式也在不断变化，因此应不断提升文书档案的计算机书及数据处理能力和信息化水平，不断提升文书档案管理一体化的科学性和优越性。文章针对文书档案管理一体化工作中存在的问题进行分析，并给出了具体的解决措施

关键词：文书档案；管理；一体化；措施

一、文书档案管理一体化中存在的问题

（一）管理思想上存在的问题

现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。

（二）实践理论上存在的问题

现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。

二、文书档案管理一体化的对策

将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。

（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者

文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。

（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移

文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后進行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。

（三）强化制度建设实现全过程管理

为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。

（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理

为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用

（五）通过档案业务来促进文书处理工作

通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。

（六）优化队伍结构满足人文需求

为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。

参考文献：

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