广播电视工程档案收集归档的有效策略

文/戴品

近年来，我国广播电视事业不断发展，节目类型、形式、播出报道的方式都有了明显的改善。这一情况的出现，在丰富人们视野的同时也加大了档案管理人员的工作量，相关的数据信息和资讯不断增多，如何做好信息的收集归档，对资料进行立卷、保管和利用就成为了单位研究的重点。长期以来，我国的广播电视工程不断探索档案管理的新办法，以质量提高为根本，坚持自主创新和发展，逐渐建立了一整套档案管理的新方法。

一、工程档案的前期管理

(一)制度体系是档案前期管理的基本保证

档案的收集归档是广播电视工程工作的基础，要保证工程的顺利完工，防止资料的丢失和信息的泄露，就必须根据规范化的制度，落实科学的管理工作。具体而言，各个部门都要履行好自身的职责，对信息和资料进行分类处理和归档，按照不同的活动类型进行统计，并按时开展工作，实施程序化控制，确保信息得到及时处理。

(二)前期管理归纳文件与材料

作为最重要的参考依据，广播电视工程档案的前期归档工作显得尤为重要，它涉及到工程的建设、处理、具体的施工和设备的维修等等。因此，要做好原始档案的记录和归类，定期向领导汇报工作，规范交接程序和准则，为后期管理工作提供保证。

二、工程档案的收集归档的有效策略

广播电视工程档案数量多，各个时间段的工作重点和播出的内容侧重点不同，档案的数据资料也具有非常大的差异。要掌握完整的信息，落实制度化管控，就必须结合实际有效的做好档案的收集和归档。

(一)分类组卷

分类组卷是广播电视工程档案收集整理的主要原则，也是对工作人员的技术能力要求非常高的一项工作。由于工程档案信息较多，在实际管理中必须实施分类处理，解决信息繁杂引起的消息不畅通的问题，并对工程档案管理进行全面控制，按照不同的类型和内容分类组卷。

具体而言，一是要做好立项和选项，分析当地的综合情况后，做出简单的项目审核，分卷进行规划工作；二是要编制各类文件，形成初期管理图纸；三是将整理和归纳结合起来，严格审查相应的资料，用多组卷的方式进行作业。

(二)案卷排列和编目

对广播电视工程中的档案资料进行排序和目录的编制，能够保证第一时间做好查询工作，一旦需要检索信息，也可以快速完成工作，减少工作量，缩短工作时间。当然，在案卷的排列过程中要以独立卷为单位，按照顺序统一梳理资料，页号编写位置和单面书写的文字材料页号编在右下角，方便查阅。

(三)工程档案检索目录的填写

信息技术的推广和普及，为广播电视工程档案的收集归纳工作提出了新的要求，利用信息软件填写目录，可以以单元为单位做好信息的管理，及时做好保存资料的工作，从而减少工作时长。对于案卷目录的填写，则要从不同的时期入手，制作规范化模版。模版文件是要对于信息具有专业性的格式，通常是文书格式，经过工作人员的技术性操作，最终形成了文书，读取的时候是非常的方便，简单。具体而言，以技术为主导的工程档案归档收集保存资料信息的时间较长，能够及时的备份信息，防止丢失现象的发生，并自动的进行检索、核对、维护、校正，确保工作顺利开展。

三、结束语

工程档案管理是一项专业技术很强的工作，主要是保障广播电视台资源的保存和后期维护使用。每个阶段所形成的文件和资源都是具有效益，所以做好管理和归纳的工作重视程度要不断加强。对此，相关的工作者要立足根本，耐心、细心的进行作业，解决工程档案收集归档中遇到的各类问题，按照文件的属性和类型分类组卷，做好数据的编写工作，及时更新目录和信息，做好备份处理。针对重要文件，还要建立数据库，以多重密码的方式管理档案，提高办公化水平。

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