规范企业档案管理提升档案信息的利用水平

2017-03-28佀平平

成功 2017年5期

关键词：数据库档案管理信息化

佀平平

双鸭山市友谊县档案局黑龙江双鸭山155800

规范企业档案管理提升档案信息的利用水平

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双鸭山市友谊县档案局黑龙江双鸭山155800

档案管理和信息的利用密不可分，要提升档案信息的利用水平，规范档案管理十分重要。本文从分析企业档案管理存在的问题入手，提出了改变现状，提升档案信息利用效率的建议。

企业档案管理；档案信息利用；问题；建议

企业在生产创新过程中需要很高的信息需求，企业的信息需求是多种多样的，其中最主要的信息类型包括：市场信息、政策信息、技术信息、管理信息和人才信息。对企业来说，企业档案是宝贵的信息财富，管好用好是企业必须履行的职责。但在现实情况下，企业的档案管理常常不尽如人意，还存在很多不足的地方，这促使我们必须发现问题和解决问题，只有这样才能有效的提升档案信息的利用水平。

一、企业档案管理的现状和存在的主要问题

（一）企业单位对档案管理工作不够重视

一方面企业单位不够重视。少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料。另一方面档案管理人员素质偏低。究其原因，往往是一些单位分管档案工作的档案管理人员都是非专业人员，而且身兼多职，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾，严重影响了档案信息的管理和有效使用。

（二）信息化水平低，档案管理技术落后

在档案管理工作中，我国很多企业依然没有将信息技术充分融入到档案管理工作中去，这大大削弱了企业档案的使用效率，阻碍了企业管理能力的提升；信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程，只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。

（三）档案信息利用程度不够

一些基层企业在工作中，存在重保管轻利用现象。忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

二、提高档案利用效率的几点建议

（一）规范管理，完善档案管理制度建设

在信息化的时代下，档案信息管理体制在一定程度上存在着管理力度不够的问题，应该在档案管理体制进行改革，以实现档案信息的共享；同时我们也要在管理机制上下工夫。通过建立合理、科学的档案管理制度，保证档案管理制度的简洁性、双向性和严肃性。

（二）加强培训，提升企业员工素质和服务水平

实践中，要加强学习和培训，注意选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，同时要强化档案业务培训，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

加强员工素质建设，提升科技服务水平。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础，同时要注意改进档案服务措施，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系。

（三）增加投入，提升企业档案信息化水平

信息化是大势所趋，这就要求我们在档案管理工作中，要尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。对档案室硬件环境设施不齐全的企业，应该加大档案资金投入，完善档案设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，对收集来的需要归档的材料，及时进行归档。同时加大材料的数字化处理力度，有条件的可以建立企业信息数据库。只有这样才能使信息化档案管理工作过程中的效率得到不断地提高。

（四）借力档案信息数据库，为企业发展提供强力支撑

规范的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。应用标准化的档案管理系统，依靠强大的档案信息数据库，相关部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定，信息就可以在企业局域网的任何终端共享了，这极大的提升了档案信息的利用效率。

同时档案管理人员也可以借力档案信息数据库给客户提供所需求的专题服务。当用户将自己所需要的档案信息通过网络向系统数据库提交以后，由专职的信息服务人员确定检索词，通过搜索、分析、筛选、归纳、总结，最终形成用户需要的档案信息资源，直接传给客户，实现了企业档案信息的升值使用。

（五）加强档案信息分析，为企业决策提供服务

在信息收集和分析领域，档案部门具有很大的优势和潜力值得去发掘，档案信息服务部门应该利用自身优势，不断跟踪、编译世界各国重大科技计划、政策、管理、创新与发展战略等方面的最新资料，建设专题数据库，进行基础性情报资料的积累与分析，同时紧密结合企业自身情况，进行不同层次的研究与开发，直接参与企业的科研生产活动，起到企业经营者的参谋作用。

企业信息情报的收集、整理、分析和预测已成为企业技术创新的必要手段，企业档案信息服务部门应调整自身的工作方法和方式，在企业的知识产权保护以及市场经济所关注的一些关键问题方面开展调查，为企业决策提供服务。