新时期档案材料收集研究

文/刘 宁

档案材料收集工作，就是档案管理部门通过各种渠道将其所管辖部门已经形成的分散的档案材料收集起来，汇集成档案案卷的工作。收集工作在档案工作中是最基础的工作，但是这项最基础的工作却决定和制约着档案工作的各个方面。档案材料的收集是档案工作必不可少的重要环节，也是档案工作的起点，没有收集工作，档案工作就成了无源之水。

一、档案收集工作的意义

一是收集是档案工作的起点。从档案工作构业务程序来说，收集是首要的工作环节，只有在做好收集工作韵基础上，集中了大量的档案材料，诸如整理、保管、利用等工作才能有条不紊地进行。否则，开展任何业务工作均将是无米之炊。所以，从这个意义上说，档案工作是从收集开始的。长期的实践经验证明，没有档案的收集工作，就没有档案工作的建立和发展，也就没有健全的档案工作。二是收集是档案工作的基础。只有把该收集的档案材料收集完整齐全，才能更好地整理和鉴选，才能更好的把这些收集到的材料分类并加以利用。如果收集工作不扎实，收集到的档案材料残缺不全，或者只收集到一些零散杂乱、价值不大的档枣材料。由于收集工作薄弱，整理和鉴别将会遇到无法克服的困难，查阅利用时，因没有完整系统的材料，不能发挥应有作用，失去档案工作的意义。所以，档案材料的收集是档案工作的基础，只有收集到档案材料，才谈得上业务工作的开展和管理水平的提高。档案工作者必须花大力气做好收集工作，占有丰富的档案材料，才能为档案工作打下坚实的基础。三是收集是实现档案集中统一管理的基本途径，以实现对档案的集中统一管理。

二、档案材料收集的要求

一是主动积极。一般，对档案材料收集，有以下要求：能够主动及时，并且保质保量深入细致地完成。但是，由于档案材料涉及众多的部门单位，档案材料在产生和形成的过程中，和谐部门和单位由于种种原因，不能及时把档案材料转递到档案部门，档案部门又不能消极地等待各部门主动地传递档案材料，也不能等待各部门的材料堆积成山的时候再去收集，这就会导致很多负面影响，为了解决档案材料不能及时传递这一问题，档案部门就应该积极主动作为，紧密与各个部门单位取得密切联系，通过各种方法，走出办公室，做好档案的收集工作。对于档案部门来说，一定要防止档案材料的积压，这就要求，档案人员在工作中要有时间观念，做工作绝对不拖拉，这样档案材料才会不积压，把形成的档案材料以最快的速度收集起来。使已建立的档案能源源不断地补充新材料，尚未建立的及早建立起来。一个档案材料，应是历史材料与现实材料的集合，内容充实，富有新意，才能在为档案利用工作发挥现实作用。如果收集工作拖拖拉拉，慢慢腾腾，甚至认为早点晚点关系不大，无所作为和消极等待的思想是有害的。因此，档案工作者要以只争朝夕的精神，讲究工作效率，采取有效措施，尽快地将所形成的、新发现构档案材料收集起来，及时归入档案。二是深入细致。对于档案工作者来说，做工作必须要深入细致。档案材料门类众多，分类复杂，这就需要档案工作者在档案收集与整理过程中，耐得住性子，深入细致地对待每份档案材料。在收集工作中，不能只打电话、发文件，坐在办公室中遥控指挥各个部门传递档案材料，应当到各个部门调查研究，针对不同的单位，不同的情况，提出可行的方针对策，同时要广泛动员宣传，疏通材料来源渠道，摸清档案材料的形成规律，更快更好地指导档案的收集和整理工作。收集是一项比较具体的工作，要求认真负责，踏实细致，不允许马马虎虎，粗枝大叶。否则会造成错收漏收，范围不清，玉石混杂。这样很容易造成收集工作效率低下，增大鉴别工作量，造成人力物力的浪费，还有可能把没有价值的材料收集起来，影响了档案作用的发挥。

三、档案材料收集的方法

一是定向收集。所谓定向收集，就是向一定的单位、部门收集，具体说，就是根据形成档案材料的广泛性的特点和收集途径，向有关单位，或与该项工作有过重要联系的部门，收集可能形成的档案材料。为了更有效的收集所形成的档案材料，收集之前要调查了解清楚各个单位的实际情况，逐一收集。收集之前，要向有关单位、部门宣传收集工作的意义，说明收集的内容和要求，争取支持和配合，保证收集工作顺利进行，定向收集，是开展收集工作的主要方法。二是按时收集，档案材料形成的不定时特点，决定了收集工作是一项经常性的工作，收集档案材料不是一次、两次突击便可了事的，它是一项长期的任务。按时收集，是对收集时间的总要求。具体讲，它包括随时收集、定期收集和不定期收集等几种情况。随时收集是指及时掌握档案材料的信息，根据档案材料所形成的时间，及时收集。定期收集是指收集一定阶段形成的档案材料。根据不同单位部门的实际情况，可以制定不同的计划，每季度、每半年或者每年收集一定时间内所形成的档案材料。不定期收集是根据实际工作需要而进行的不定时间的收集，它有较大的灵活性，但时间不能隔得太久。这三种方法在不同的档案管理部门可以各有侧重，灵活掌握，相互结合，使收集工作经常地有效地开展。

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