高校实验室档案的建设与管理实践

姜丹 刘洋 邵妍 权宇彤 逯家辉 刘艳

（吉林大学生命科学学院 长春 130012）

高校实验室档案的建设与管理实践

姜丹 刘洋 邵妍 权宇彤 逯家辉 刘艳

（吉林大学生命科学学院 长春 130012）

针对高等学校教学实验室档案建设的现状，以真实的实验室档案管理为依托，详细阐述了科学有效的实验室档案建设与管理的实施方法，运用信息化管理手段实现了实验室档案管理的规范化、制度化和科学化，从而提高了实践教学、科研工作的管理水平，推动教学改革，提高教学质量。

实验室 档案 管理 信息化

高校实验室是本科生开展实验教学、进行开放训练及开展专业学科建设工作的重要场所，在学生创新思维和意识、实践动手能力、综合素质的培养方面起着巨大的作用。高校实验室在各种教学、科研的活动中形成的大量数据信息在实验室评估、实验教学改革中具有重要的指导作用。然而，一些高校的实验室对档案建设重视不足，没有系统、完善的信息资料管理体系，资料整理不及时，造成了信息内容上的差错和丢失，给实验教学改革和实验室建设等相关工作造成极大的阻碍[1]83-85。因此，在高校实验室管理工作中，建立健全的实验室档案管理体系，建设科学规范的文档资料管理方法，可以为各种评估提供准确、翔实、全面的实践教学档案信息，对推动实验教学改革、实施实验室建设、开展教学研究、提高教学质量，起到重大的作用[2]34-35，对于实现实验室管理的规范化、系统化和科学化也具有重要的意义[3]372-374。吉林大学国家级生物实验教学示范中心（以下简称中心）从1999年开始建立档案室，经过17年的建设与发展，中心不断优化档案系统结构设置、充实档案文件内容、补充各类档案统计信息、制定相关档案管理制度，并采用信息化档案管理手段加强档案管理，为教学和科研工作提供了有力的保障。

一、实验室档案的建设

1.档案的收集和归档。档案的收集整理是档案建设的前提和基础，档案收集工作完成的质量高低，会直接或间接地影响到档案其他工作环节的质量。档案的收集工作要根据档案的不同性质集中或分阶段地进行收集，把分散的材料组织在一起要保证材料信息的直接性和真实性,这样才能保证档案的可信度和使用价值[4]120-122。中心档案管理收集和归档的范围为实验教学、实验室建设、实验室管理等日常工作中形成的具有保存价值的纸板和电子版文件资料，如仪器清单、使用记录、实验教学安排、实验室运行与仪器设备采购维护资料等。档案材料的收集分为定期送交和联系催要两种方式进行，实验室管理人员将需要存档的各类文件按照归档时间、归档质量的要求，移交给档案分管人员，同时档案分管人员也需要经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的实验室催收应归档的材料。收集进入档案室的材料必须是原始材料，即原件，内容要求完整、齐全、真实、文字要清楚。纸质版的档案文件材料和相对应的佐证材料，包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格等，电子版材料应保存良好，由档案分管人员进行系统整理、统一编号、建档存放。文件归档保管后，要同时建立电子档案，以档案编号命名，以便查询、统计和汇总信息。中心各类档案在提交时，需要填写档案交接单，由档案提交人和档案分管负责人双方根据移交的档案目录进行核查，并进行签字手续，避免档案在收集、整理阶段出现遗漏和差错。

2.档案的分类。根据各类档案不同的形式、来源、内容以及时间范围等特点，以多层次的分类方法对档案进行区分，从而形成科学、规范的档案体系，是高等学校实验室档案建设工作的主要内容。制定科学、有效的档案分类方法是提升档案管理水平的重要手段，为档案管理规范化和标准化提供主要依据。中心根据实验室档案的不同属性，将实验室档案分为实践教学档案、队伍与建设档案、教学研究管理档案、实验室管理档案、实验室建设档案、学生科技创新管理档案等九大类，由相应的档案管理人员负责收集、分类、整理、录入和归档工作。

（1）实践教学档案。此类档案包括教学文件、教学运行、教学效果反馈等三方面内容，其中教学文件指的是各级教育领导部门下发的指导性文件、实验中心建制文件、工作计划、培养方案、教学大纲等；教学运行是指课内、外的实践教学和毕业设计过程中所获得的，有实验教学安排、实验教学通知书、实验课件、教师听课记录、教师预实验记录、实验教学工作量、考试安排、考场记录、实验理论考试试卷、实验操作考试试卷、实验报告、实验通报、实验成绩等。每一学期结束后，负责实验课的实验技术人员应将本学期的实验课程所涉及的各类文件内容送交档案室，分类归档。

（2）队伍与建设档案。此类档案包括师资队伍、实验技术与管理队伍、教学工作任务与工作量、队伍建设、在职学习、培训考核等。教学研究管理档案，这类档案包括教学改革规划、教学改革项目、教学改革成果、信息技术应用、科研成果转化等。其中教学改革项目又包括了项目的申报书、中期总结材料、结题报告及年度统计表和佐证资料；教学改革成果包括发表教改论文、出版教改专著、出版教材和各级各类教学改革成果获奖的统计及证书的存档。

（3）实验室管理档案。此类档案包括实验室运行、实验用房、实验室经费、实验室安全管理、仪器设备管理、仪器配件管理、维修与报废管理及其他日常管理等八个方面。其中仪器设备档案分类按购买仪器设备经费来源设置[5]248-250,253，相同的经费所购买的仪器设备档案装入同一个档案柜中，一台仪器设备对应一个档案盒，并有由仪器验收人填写的信息单，同时有仪器采购申请单、采购合同、说明书、操作规程、装箱单、合格证、使用记录、维修记录等，还建立了各类仪器厂家资料。

（4）实验室建设档案。此类档案是实验室在建设发展过程中所形成的各类文件，它包括实验室上报的文件、合作协议、各类合同、主任资质、实验室日常管理日志、值班记录、专利及技术合同、安全环保、人员信息、各种政策法规资料。

（5）学生科技创新管理档案。此类档案包括研究创新实验、大学生创新性实验计划项目、本科生研究机会计划及学生创新成果等，学生创新成果分年度对本科生研究创新实验项目、本科生获奖、学生发表学术论文、学生申报专利进行统计。

3.档案的编码。档案的编码既要保证系统性和唯一性，又要从编码中体现出档案的追溯性和关联性，从而能够方便、快捷、准确地查找出所需材料以及与其相关的内容[6]17-18。经过多年的实践，中心根据自身实验室的特点及运行情况，结合实验室档案的内容和形式，参照国际认证标准，采用汉语拼音首字母缩写与数字相结合的8位制编码方式进行编码（如图1所示），分四个步骤进行一个档案的编码，首先根据档案的一级分类，确定该档案编码的一、二位，一级档案采用汉语拼音首字母缩写的方式命名，例如一级档案“教学研究管理”档案，缩写为JY；又如一级档案“队伍与建设档案管理”档案，缩写为DW；其次同类档案，根据不同的性质确定该档案的三、四位，即同类分卷号，由两位数字组成，从01-99顺次排序。例如在“教学研究管理”一级档案分类下设有10个二级档案分卷，即编码为JY01、JY02等等。再次根据档案形成的时间，确定编码的第五、六位，取年度的后两位数字，例如2009年的档案第五、六位编码09，2016年的档案第五、六位编码16等。最后在根据同一年度档案形成的先后顺序编码该档案的第七、八位，从01-99顺次排序。与纸质版档案相对应的或作为佐证的电子版资料，如录音、录像、照片、计算机软盘（磁盘）等，其作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，因此不单独设置电子版档案的类别，编码方式同纸质档案对应编号。这种多级档案分类下的编码方式，使实验室档案既相对独立，又相互关联，便于档案的科学管理和开发利用[7]123-125。

图1 档案目录编号示意图

二、实验室档案的管理

1.档案室的设置。中心档案室分为资料存贮室和成果展示室两个部分。资料存贮室设有足够的合乎要求的档案柜，根据一级档案分类将档案柜进行编号，并做好一级档案标签，所有档案材料按类存放，并按照顺序分装在档案盒中，档案盒上注明该档案所属的二级档案分类，便于对档案文件的查找。成果展示室以中心成立、发展、创新为主线，展示了中心历年来学生和教师的实践教学成果，包括本科生发表的科研论文、获得的各级各类创新创业竞赛的证书、学生参与创新项目制作的具有代表性的产品；中心教师编写的教材讲义、出版的教学改革专著、发表的教学研究论文、获得的教学奖励与荣誉，其中包括蝉联两次国家教学成果一等奖等等。设立成果展示室的目的，一是为本科生提供一个对外展示的窗口和平台、激励学生的创新创业热情，另外也是提醒中心全体成员铭记中心发展历程的经验与教训，珍惜现在来之不易的辉煌成就[8]3-5，同时也对全国各高校起到引领示范的作用[9]129-130。

中心的档案室由专人统筹协调管理，严格保管档案室钥匙，并负责室内一切环境、安全工作。非档案管理人员不经允许不能进入档案室，更不能开启档案柜及数据库档案。由于档案室内存储的多为纸质版材料，因此中心严禁吸烟及携带易燃易爆物品进入档案室，同时配备了报警设施和灭火器材，将档案室列为中心重点安全管理区域。

2.提升全体实验室人员的档案管理意识。中心档案管理采用一人统筹，全员参与档案建设工作的管理办法，不断增强档案的管理意识，将档案管理工作与中心人员分工挂钩，即每个人在本职工作中负责的材料及时收集、整理、录入和归档，既节省了人力资源，又能及时有效地进行档案管理。其中重要的部分如实验教学、仪器设备、环境安全、教学研究等专设分项负责人，由其组织和协调该类档案的管理工作，做到归档内容明确、职责明晰，落实到人。

3.制定切实可行的档案管理制度。为提高实验室教学质量和科学管理水平，充分发挥档案在实验室建设和实验教学中的作用，中心在档案管理工作中不断摸索和总结制定了《档案建设的管理规定》《档案的分类与管理》《本科生实践教学成果档案管理工作流程》《档案管理制度》《中心建设档案管理工作流程》《中心教师实践教学成果档案管理工作流程》《档案管理人员的主要职责》《档案的保密工作》《档案借阅管理规定》《各种记录本领用、归档管理》《创新实验文件管理》《实验教学档案管理》等相关管理制度与工作流程15项，发现问题及时梳理和整改，不断完善档案管理制度，使其可操作性更强，同时成立监督检查机构，对实验室档案管理过程进行定期或不定期的督查，对于不规范的则督促其整改，从而提高了档案管理质量和管理水平[10]229-231。

4.建立专业的信息化档案管理软件。随着科学技术的发展，越来越多的文字、数据、图片等信息记录在电子媒介上，纸质档案已经不能满足优质教学资源共享的目的，提升实验室档案的信息化管理水平，提高实验室档案的技术效用与管理效率，促进和完善高校实验室档案的信息化管理，是当前实验室档案建设和发展的必然要求[11]224。

经过多年的探究，中心与软件公司共同研发了适用于高校实验室的信息化档案管理系统（如图2所示）。将实验室在教学、开放、运行中形成和获得的大量数据与资料进行数字化处理，利用计算机网络技术，实现了高效、便捷的数字化档案存储、管理、查询和应用。档案管理系统的终端设在档案室，档案管理教师具有不同级别的管理权限，可从后台自行登陆进入实验室档案管理系统，根据档案分工的权限对负责的档案进行录入、汇总、统计及附件上传工作，具体档案文件目录如图3所示。现在，使用者借助档案管理软件平台，可以方便快速地查找所需电子版资料信息，实现了档案资料的资源共享[12]96-97。针对高校实验室档案的特点，开发和应用科学适用的电子文件管理模式，提高了档案管理和查询的效率，同时避免了对档案纸质版原件造成的损耗，实现了档案建设与管理的科学化。

图2 实验室档案的管理系统

图3 实验室档案文件目录

高校实验室档案的建设与管理的科学规范为实验室各项工作的开展提供首要依据[13]168-169，是实验中心管理工作的重要组成部分。智能化、精细化的档案管理的工作是一个长期的任务，必将随着学校的建设引起人们的关注[14]206-208，因此重视实验室档案，不断提高档案意识，加强实验室档案管理工作，以适应实验室档案管理的发展要求,更好地为高校实验教学的改革与发展起到积极的推动作用。

[1]李淑芳.独立学院经济管理专业实验室建设现状研究[J].中国教育技术装备，2011（36）.

[2]徐舶.网络环境下高校实验室档案管理的思考[J].兰台世界，2006（9）.

[3]王元松.强化实验室文档建设与管理的措施及意义[J].青岛大学医学院学报,2010,4（46）.

[4]林芷荫，徐国辉.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理，2003,20（1）.

[5]权宇彤，闫国栋，孟威，等.大型仪器设备档案及配件管理建设[J].实验技术与管理,2016,33（8）.

[6]孙琳.论高校实验室档案的功能和分类[J].兰台世界,2007（8）.

[7]朱桂兰.做好高校实验室基本信息统计工作的实践与研究[J].实验技术与管理，2003,20（1）.

[8]刘艳,权宇彤,邵妍，等.铭记历史珍视现在开创未来：吉林大学国家级生物实验教学示范中心的心路历程[J].实验技术与管理,2015,32（8）.

[9]邵妍,逯家辉,姜丹,等.实验教学示范中心辐射示范途径的探究[J].教育教学论坛,2016（21）.

[10]姜丹，张洋，孟威，等.树立精细化的管理理念提升高校实验室管理效益[J].实验技术与管理,2016,33（4）.

[11]陈建锐,何增颖.高校实验室档案建设与管理探讨[J].实验技术与管理,2013,30（8）.

[12]王慧茵.高校实验室档案信息规范化管理研究[J].兰台世界，2013（20）.

[13]金丽颖.谈高校教学实验室档案的建立与管理[J].实验室科学, 2007（5）.

[14]梁国华，武晓峰.高校实验室档案工作的实践与思考[J].实验技术与管理，2012，29（6）.

Construction and Management Practice of Laboratory Archives in Colleges and Universities

Jiang Dan，Liu Yang，Shao Yan，Quan Yutong，Lu Jiahui，Liu Yan

(School of Life Sciences,Jilin University,Changchun 130012,China)

According to the current situation of teaching laboratory archives construction in colleges and universities,this article,based on real laboratory archives management,expounds on the scientific and effective implementation method of laboratory file construction and management,that is,the method of informatization management is used to realize standardization,institutionalization and scientification of laboratory archives management,thus improves the management level of practical teaching and scientific research,promotes the teaching reform and enhances the teaching quality.

laboratory；archives；management；informatization

G271

A

2016-11-03

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.06

吉林省高等教育教学改革研究重点课题（编号：201506）；吉林大学教育教学改革重点项目（编号：2015XZD057）。

姜丹，吉林大学生命科学学院工程师，研究方向为实践教学与管理研究；刘洋、邵妍、权宇彤、逯家辉，吉林大学生命科学学院；刘艳，通讯作者，吉林大学生命科学学院高级工程师，主要从事实验教学与管理（130012）。