信息化背景下档案管理建设的探索研究

于洪琳

摘 要：随着全球信息化、数字化、网络化发展，企业档案管理信息化建设势在必行。本文针对传统的档案管理存在的问题，提出了现代档案管理信息化建设，有利于提高工作效率、增强信息共享、促进组织优化，并提出了加强档案管理信息化建设的对策和建议。

关键词：信息化；档案管理；建设

2015年7月，习近平总书记强调，“深入开展科学研究，要加强资料收集和整理，必须通过档案、资料、事实来说话。”这表明，档案在社会中具有十分重要的作用，是社会信息系统的基础。档案具体是指对国家和社会具有重要保存价值的各种文字、声音、图像等不同形式的原始、真实的历史记录。

企业档案作为一种宝贵的信息资源，真实记录和保存着企业的各项活动和人才资料，对于企业日常生产经营和长期发展具有十分重要的意义。随着改革开放的不断发展，信息化水平的不断进步，加强档案信息的共享和利用，实施企业档案信息化建设，不断完善企业档案，已经成为必然趋势[1]。

一、档案管理信息化建设的内容

档案管理信息化建设，实质就是指由“传统的纸质档案实体”转变为“现代的数字化档案信息”。档案信息化建设主要包括三项内容：①档案信息的数字化；②档案信息系统化（注重信息存储、传递、接受的全过程）；③档案信息的共享化。（见图1）

随着互联网技术的普及应用，現代档案信息主要分为三类：信息类和数据类。信息类数据主要包括办公系统文件、情报系统信息等；数据类信息主要包括财务系统数据、生产系统数据、物流信息数据等。现代化档案管理最核心的问题在于新华的高度共享，即在最短时间内将最恰当的信息精确共享到相应部门，为企业生产发展服务。

二、传统档案管理工作存在的问题

传统的纸质档案文件繁多、种类繁多，随着档案管理工作人员的流动，档案信息查找工作变得力不从心。传统的档案管理工作主要存在以下问题[2]：

（一）档案材料不宜保存

传统的纸质档案材料保存需要适合的温度、湿度、光照等条件，当档案保管室内出现温度过高、湿度过大、光照较强等特殊条件，或者发生火灾、地震等灾害时，传统的纸质档案极易发生损害。

（二）档案材料不宜查找

由于档案材料是长期的重要文件、资料的保存，短则五年、十年，长则几十年。一般情况下，档案馆内日积月累的纸质材料浩如烟海。从如此繁杂的档案材料中查找相关信息，一来颇为耗时，可能需要耗费几天、十几天，工作效率低下；二来准确率不高，由于纸质档案间细微的差别，极易造成错误；再者会耗费大量人力。

三、档案管理信息化建设的重要意义[3]

随着全球信息化、网络化、数字化发展，信息技术和系统已成为企业竞争的核心环节。企业的外部市场营销手段、人才竞争，内部的业务管理、组织结构、管理方式都需要最新的信息与技术系统。因此，必须要加强企业生产、管理全过程中的信息技术应用，充分发挥信息技术的优势。档案管理的信息化建设有利于提高企业工作效率、增强信息资源共享利用、促进组织结构优化，具有十分重要的意义。

（一）促进企业提高工作效率

信息化档案管理有利于企业短时间内实现信息的共享，促进企业内人员、资金、技术等资源流通，降低企业的生产成本，提高企业工作效率。同时，流动的信息共享有利于企业打破原有的技术屏障，实现技术创新，促进企业创新。

（二）增强信息资源共享利用

通过对企业原纸质档案进行电子扫描、存档，创建企业信息共享数据库，实现信息化共享，企业各部门间的信息资源的交流与共享变得更加方便快捷，各部门通过信息共享数据库，及时调取工作过程中需要的数据和信息，有利于促进工作效率的提高。

（三）促进组织结构优化

传统的组织结构呈“金字塔”型，以多层级为特点，企业运转较为僵化，不利于信息化的传播。现代的档案信息通过电子文件，全部录入企业信息共享数据库，各部门通过适当权限及时获知数据，信息获取变得更加精准、快捷。传统“金字塔”型组织结构将逐渐被更加开放的“网络型”组织结构所替代，降低了信息交流成本，有利于加强决策层与执行层的沟通。

四、加强档案管理信息化建设的对策

（一）加强档案信息化团队建设

档案管理信息化建设，首先要加强信息化队伍建设，招聘、培养一大批信息化的专业技术人才，提高档案管理工作人员的水平。一方面，对信息化队伍进行基础理论和专业技能的培训，既要掌握档案管理相关知识，又要具备相关计算机处理文件档案的技术；另一方面，加强档案信息化建设的培训，帮助其了解数据库开发、软件应用、数据采集等知识，为信息化建设做好人才储备。

（二）加强档案管理信息平台建设

加强档案管理信息平台建设主要包括三个方面，一是加大档案收集管理力度，确保档案资料信息的真实准确；二是加大文档数字化整理，对现有的纸质档案进行电子化扫描、归档，确保档案材料完整、准确，建立电子档案数据库；三是加强企业信息共享数据库建设，理顺企业内各部门隶属关系和权限，优化信息共享渠道，对各部门开放信息共享数据库[4]。

（三）加强档案信息化制度建设

任何一项工作的成功完成，必须要有规范的制度加以保障。在企业进行档案信息化建设过程中，必须制定完备的规章制度，保证信息数字化建设工作能够有条不紊地开展。首先，应当设立一批专业的人才队伍负责管理和维护，定期考核，建立相应的奖惩机制；其次，对于档案的整理、借阅、归档等程序，设立完备的制度，保证档案内容的真实有效；再者，采取电子档案和纸质档案相结合的方式，共同存储，保证档案内容的完备；最后，加强档案信息的安全管理，对数据库系统采取相应的保障制度[5]。

参考文献：

[1]王莉莉.信息化背景下的档案管理与创新[J].中共伊犁州委党校学报，2015（03）：101-103.

[2]蒋晓婷.信息化背景下档案管理工作对策研究刍议[J].经营管理者，2015（21）：281.

[3]秦立民，相立武，杨亮.信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究[J].中国管理信息化，2015（22）：151.

[4]刘汉青.信息化条件下地质档案管理的应用实践及对策——以长庆油田地质档案管理实践为例[J].办公室业务，2012（03）：52-53.

[5]姬红庆.浅谈企业人事档案管理的信息化建设[J].新西部（理论版），2012（11）：68+70.