办公自动化环境下文书档案管理探讨

◎刘文立

办公自动化环境下文书档案管理探讨

◎刘文立

随着经济与科技的快速发展，信息化在企事业单位和政府部门中的普及程度越来越高。信息自动化的办公条件，可以有效提高企事业单位和政府部门的工作效率。

办公自动化 文书档案管理 研究探讨

企事业单位和政府部门的文书档案管理是一项重要环节，对于单位有效运营起到至关重要的作用。在办公自动化的趋势影响下，企事业单位和政府部门的档案管理也逐渐朝自动化、信息化的方向发展。其基本的运行机制是以计算机为载体，采用科学的管理思想与管理模式，代替传统的纸质档案管理操作，高效地保证了档案管理的完整与准确，提高档案的使用寿命。

一、办公自动化环境下文书档案管理特点

办公自动化以计算机、网络平台为运行基础，极大丰富与完善了办公系统，使文书档案能实现高效的整理、分析、收集以及管理工作，规范了相关单位档案管理流程。自动化办公环境下，文书档案管理工作主要有以下几个特点。

（一）存储安全

纸质档案在存储过程中容易受到温度与空气湿度的影响，长时间的安置与存储，内部资料很容易受到侵蚀，纸质资料上的文字可能会发生模糊与褪色现象，影像资料也难以反映真实的情况，降低了资料存储的价值与质量。

（二）效率高

企事业单位和政府部门文书档案管理工作涵盖文书、办公设备、人力资源等多方面的信息。传统的档案管理工作需要管理人员进行一一的分类整理，时间长，效率低，并且容易出现失误操作。办公室自动化的办公背景下，为文书档案管理提供了高校的自动化办公软件，可以高效地完成一系列整理、分类与归档工作，便于存储与信息检索。

（三）资源共享

自动化档案存储模式中最显著的优势即是资源共享特征。可以利用QQ、微博、微信等人们常用的媒介进行档案传输，提升了档案调用与检索效率。管理人员只需要输入关键字，即可在短时间内搜索到相关文献，不受时间与地域限制，颠覆了传统的档案管理模式，极大地节省了大量的人力、物力资源。

二、应用办公自动化环境下文书档案管理存在的问题

（一）信息化管理程度低

在当前办公环境中，由于各大企事业单位和政府部门受到技术、资金等方面的制约，导致文书档案管理难以推行信息化管理模式。即使相关建设有相关的硬件与软件，但是由于重视程度较低，并且缺乏完善的管理制度，不能有效发挥自动化办公的优势，呈现出档案管理效率落后的现象，制约了文书档案管理的高速发展。

（二）档案管理人员综合素质低

自动化管理是基于计算机操作基础上的一种档案管理工作，档案存储具有多样化的技术操作过程，并且对操作有较严格的要求。我国企事业单位和政府部门的文书档案刚从传统的纸质档案过渡到电子档案上来，缺乏具有专业操作技术的管理人员。招聘了一些不具备专业档案管理知识的人员，导致文书档案管理环节中出现疏漏。

三、办公自动化环境下文书档案管理措施

（一）健全专业的档案管理队伍

随着办公自动化技术不断发展与更新，涌现出大量新型的技术与内容，文书档案管理任务也不断增加，信息种类逐渐繁多，需要更加科学高效的方式进行档案管理。因此，各企事业单位和政府部门应定期对档案管理人员进行技能培训，保证管理人员能随着技术的进步更新档案管理知识。在提高档案人员管理素质的基础上，应切实制订规范的档案管理制度，配合适当的奖惩制度，激发工作人员的管理效率，推动事业健康发展。

（二）建立档案管理子系统

应加大对办公系统的资金投入与研发力度，在基本的自动办公系统之上，建立文书档案管理的子系统，使电子档案的管理与传输能有效进行连接，便于电子档案的归档与生成，完善自动化办公系统。档案管理由工作平台、权限管理、人员管理组成。子系统能与电子软件协同合作，降低资金投入成本，提高系统适应能力。

（三）科学制定管理标准

企事业单位和政府部门的文书档案管理环节，包括档案的收集、编排、统计、整理、保管与检索等多个工作环节。档案管理工作应根据具体的实施情况，建立科学完善的管理制度，并符合国家档案部门颁布的有关标准，严格监管档案存储的各个环节，并根据管理制度的实际运行情况，进行适当的调整与改进，保证档案管理能高效运行。

随着我国办公自动化技术的快速发展，文书档案管理的任务越来越繁重。为了确保文书档案存储的科学高效，需要加大自动化档案存储的投资力度，在此基础上建立子系统，方便档案的传输与管理工作，并对档案人员定期进行知识培训，辅以健全的档案管理制度，推动各单位事业快速发展。

[1]王琼.办公自动化条件下文书档案归档整理的问题探讨[J].企业文化旬刊，2015（06）.

[2]冯静美.自动化办公环境下企业文书档案管理探讨[J].科技与创新，2015（09）.

（责任编辑 刘冬杨）

刘文立，男，中专，吉林省通榆县科学技术馆，中级，研究方向：图书和档案）