网络环境下档案信息资源整合研究

◎王君渠

网络环境下档案信息资源整合研究

◎王君渠

近几年来，随着计算机的应用和互联网技术的发展，我国的档案信息管理事业日益发展壮大，其管理观念与管理手段不断革新，信息资源整合方法也越来越先进。但与此同时，档案信息资源整合中存在的问题也逐渐突显出来，并严重影响了我国档案信息的有效整合与科学管理。本文以网络环境下我国档案信息资源整合中存在的问题为出发点，分析了在网络环境下档案信息资源整合应该遵循的基本准则，指出了网络环境下档案信息资源整合的有效策略，以供相关档案信息管理人员参考。

档案信息资源整合 存在问题 准则 科学策略

档案信息资源优化整合是进行档案信息开发，实现档案信息有效利用的基础。尤其是在当前的互联网环境下，各企事业单位的档案信息管理工作都在朝着信息化、数字化、规范化的方向发展。如何借助现代计算机技术和各种档案管理软件功能，科学有效地进行档案信息资源整合，更好地满足单位实际发展和社会发展的需求，已成为众多档案管理人员共同关注的话题。

一、网络环境下企事业单位档案信息资源整合中存在的问题

第一，缺乏统一的信息化建设标准。企事业单位档案信息资源整合状况不佳，档案信息化程度低，其最主要的原因就是目前还没有制定较为正规统一的档案信息化建设标准。在计算机硬件配置、档案管理软件功能、信息存储方式、信息处理程度、数据结构方式等方面都没有统一硬性标准。从而导致档案信息资源整合错综复杂，具有较大的盲目性与差异性，甚至出现“互联互通”的现象。第二，对档案信息资源的价值认识不足。在当今的互联网环境下，企事业单位大力进行档案信息资源整合，开展档案管理数字化建设对于创建一个服务范围宽广、服务功能强大的信息资源整体体系，促进信息化建设工作具有十分重要的积极作用。但是，因为受传统档案管理观念的束缚，企事业单位领导普遍不重视档案信息资源整合工作，不能为档案信息资源整合工作的开展提供良好的外部环境。第三，档案信息资源整合资金投入不足，档案信息整合工作队伍整体素质不高。在网络环境下，进行档案信息资源整合是一项长期繁琐复杂的工作，需要相关的档案信息资源整合机构投入大量的资金，购买先进的软硬件设备。而许多档案信息资源整合单位由于受传统档案管理观念的影响，普遍不重视档案信息管理工作，所以也不会拨出大量的专项资金来支持档案信息资源的数字化建设工作，加快档案信息资源的有效整合。而且现阶段，许多的档案管理人员既不具有专业的档案业务知识，也没有掌握先进的档案信息资源数字化技能，其档案处理能力、档案业务能力和网络技术能力都不达标，档案信息资源整合人员的整体素质不高。[1]

二、网络环境下档案信息资源整合应该遵循的基本准则

（一）系统性原则

在当今的互联网大环境下，档案信息资源不断进行优化整合，其首要遵循的基本原则就是系统性原则。因为档案信息资源整合的主要目的就是将各种信息资源科学有序地输入到各个计算机网络系统中，从而被人们按需共享，有效利用。计算机网络建设是进行档案信息资源有效整合的基本前提，而网络环境下的档案信息资源可分为纸质档案和电子档案两部分，只有系统性地对它们进行收集整合，才能最大限度地丰富各类档案信息资源。而且网络时代的档案信息数量繁多，来源不一，各式各样。因此，档案信息管理人员在信息资源整合过程中一定要从不同用户的实际信息需求出发，科学地进行相关档案信息的收集、处理和加工，从而创造出与档案信息资源整合相关的一系列开发性“档案产品”，满足不同档案利用者的各类需求，提升档案信息资源的有效利用率和经济效益，实现其增值功能。

（二）安全性原则

网络环境下的档案信息资源整合还必须充分考虑档案信息的安全问题。相关的档案信息资源整合单位必须应用一定的网络防火墙技术、网络杀毒软件、加密技术、网络跟踪检测技术等科学有效地维护档案信息管理系统的安全，防止档案信息资源整合的成果被盗，引起一系列的经济损失和社会危害。[2]

（三）共享性原则

在以前的档案信息化建设中，因为各个档案管理单位的档案数据库在建设标准和数据格式方面存在着一定的差异性，所以，各个档案管理单位之间很难进行档案信息共享。因此，网络环境下的档案信息资源整合一定要创建标准的档案数据库格式，重视同区域、同系统以及同专业的档案管理部门之间的协调工作，使这些相同性质的档案管理部门彼此之间明确分工，互为利用、彼此补充，实现档案信息资源的共享功能，共同推动整个档案信息资源系统的进一步发展。

三、网络环境下促进档案信息资源有效整合的科学策略

（一）科学配置各类档案信息资源

我们对档案信息资源优化整合的目标就是尽可能地开发和利用档案信息资源，实现档案信息资源社会共享。这是一项繁琐复杂而又艰巨的任务，不是一朝一夕就能够完成的。相关档案信息资源整合机构必须做好一个整体性的整合规划，然后依据这个总的整合规划，以计算机技术和网络技术应用为基础，分阶段、分目标、分步骤地科学配置各类档案信息资源，实现档案信息整合任务。因为目前许多单位还没有建立较为统一的档案信息整合标准，所以相同性质的档案信息整合机构一定要结合国家相关的通用标准，创建一个相对科学统一的档案信息标准体系。在统一的标准体系下，有序地开展档案信息资源整合工作。

（二）选择适当的整合技术和网络途径

档案信息资源整合离不开先进的信息资源整合技术和适当的网络途径。档案信息管理机构在选择整合技术和网络途径时，一定要从多方面综合考虑，相互比较，既要注重整合技术和网络途径的实用性，又不能忽略其相应的经济效益，所选择的整合技术和网络途径必须能够很好地与事先创建的整合标准相适应，只有这样，才可以最大化地发挥档案信息资源整合的作用，尽可能地开发利用档案信息资源，实现其增值功能，获取合理的经济效益。在当今的互联网环境下，开展档案信息资源整合工作，还要注意开发它的资源共享功能，重视不同档案管理系统之间的网络合作，消除“信息孤岛”现象，提高档案资源的安全性，尽可能地实现其一体化运行，以减少档案信息整合过程中人力、物力的浪费。[3]

（三）提高档案整合工作人员的整体素质

现阶段，在互联网环境下，我国能承担档案信息资源整合工作的档案人才不多。尤其是那些既清楚了解档案业务知识，又熟练掌握计算机应用技术和互联网信息技术的高层次复合型档案管理人才更是少之又少。所以，要在网络环境下，开展档案信息资源整合工作，就必须提高档案整合工作人员的整体素质，同时培养大量高层次的复合型档案管理人才。这类高层次复合型档案管理人才既要精通系统性的档案管理理论知识，又能在网络环境下开展具体的档案信息资源整合工作，熟练应用计算机技术和各种现代网络技术，而且还要具备一定的网络安全维护能力、档案管理软件开发能力。

四、结语

综上所述，在当前的互联网环境下，档案信息资源整合面临着新的挑战，目前我国在档案信息资源整合中存在的问题还比较多。为此，相关的档案信息整合机构必须从单位的档案管理具体情况和单位发展的实际需要出发，以网络环境下档案信息资源整合的基本准则为依据，采取科学的整合方法，尽快突破档案信息资源整合的瓶颈，加快单位档案信息的共享和有效利用。

[1]王志文.网络环境下档案信息资源整合研究[J].卷宗，2016（06）.

[2]杨雅茹.网络环境下档案信息资源整合研究[J].科技创新导报，2013（18）.

[3]武艳.网络环境下档案信息资源整合研究[J].青春岁月，2015（12）.

（责任编辑 刘月娇）

王君渠，女，本科，临沂职业学院，讲师，研究方向：档案管理）