信息化环境下档案管理工作的瓶颈与创新

麦丽莹

摘 要：21世纪是信息化的时代，其中信息技术的应用为档案管理工作带来的机遇和挑战。因此，为了适应信息社会的发展，应明确档案管理工作的瓶颈，并据此创新档案管理模式。档案管理是一项收集、整理、保管、鉴定、统计档案及提供利用的活动。在信息化环境下，档案管理急需转型来适应社会的发展。但在这一转型过程中，却遭遇瓶颈。对此，笔者针对档案管理工作在信息化环境下遭遇的瓶颈，浅析其创新机制。

关键词：档案管理；信息化；瓶颈；创新

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）02-0245-01

1 档案管理工作的瓶颈

在信息化环境下，传统的档案管理模式显然无法适应社会的发展，其中遭遇的瓶颈主要表现在如下方面：一是管理方法落后，即目前，档案管理仍采用传统的管理模式，但在信息化环境下，信息的处理量尤其大，因此采用人工编写档案的方式将无法保证信息的真实性；二是专业人才匮乏，即目前，事业单位普遍缺乏专业的管理人才，特别是在职人员的计算机操作能力明显不足，这将无法保证档案信息的真实性；三是档案管理制度不健全，即目前，事业单位仍未看清档案管理工作在信息化环境下的转型需要，也未建立起与其匹配的管理制度，这导致了不同部门各自为政，从而阻碍了信息的流通及档案管理工作的高效落实；四是认识不够，即目前，事业单位仍将工作的重心放在创造更大的利润上，而未完全认识到档案管理工作的重要性，因此也未在其中投入足够的资金，这将不利于档案管理工作的创新发展。可见，为了提高档案管理对社会发展的适应能力，应从信息化环境的特征出发，创新档案管理工作[1]。

2 档案管理工作的创新机制

针对档案管理工作在信息化环境下遭遇的瓶颈，笔者提出如下创新建议[2]：

2.1 创新管理方法

档案管理工作是事业单位得以健康发展的重要内容，因此在信息化环境下，应不断创新档案管理方法，具体如下：一是在录入档案信息时，引入信息化技术；二是在整理档案信息时，应用信息化技术来按年份、日期和类别等分类存储档案信息，以方便调用和查阅档案信息。

2.2 重视人才培养

在信息化环境下，人才决定了档案管理的质量和效率，因此应培养一批专业的管理人才，具体如下：一是组织档案管理人员参与专业培训及思想教育，以提高其专业能力和职业素养，其中尤其要重点培养管理人员的计算机操作能力；二是招聘经验丰富的专业人才；三是选派优秀的管理人员外出深造，深入学习别国或其他单位的成功经验。

2.3 创新管理制度

制度是工作得以高效执行的准则。因此，在信息化环境下，应进一步创新和完善制度来保证档案管理工作的开展。对此，可从如下方面做出努力：一是将档案管理工作归入日常管理工作中，并进一步完善管理制度来约束档案管理人员的行为；二是健全监督机制，即在档案管理中，指派多人负责，并跟踪监督档案管理人员的行为，以保证档案信息的真实性；三是建立责任制，即明确每一名档案管理人员的职责，以约束其行为及增强其责任心，从而保证档案管理工作的质量；四是事业单位应密切不同部门的联系，并建立基于信息化技术的管理系统，以简化管理的流程及提高其效率[3]。

2.4 转变观念

信息化时代的到来对档案管理工作提出了更高的要求，因此领导人员应充分认清这一发展形势，并开展好如下工作：一是重视档案管理工作的开展，以确保档案信息的录入、分类存储等都满足要求，同时加大宣传教育，以保证每一位档案管理人员都能正确看待档案管理工作；二是加大投入，即投入足够的资金来购买先进的设备，因为在信息化环境下，事业单位处理的信息量非常大，唯有借助先进的设备，才能保证档案管理工作的质量和效率，同时还应加大在技术研发上的投入[4]。

2.5 重视安全管理

在信息化环境下，信息网络的应用一方面方便了档案管理工作的开展，另一方面也滋生了一系列安全问题，即不法分子借助网络信息技术来窃取别人的档案信息，且这一现象在当前的社会非常普遍，从而严重损坏了人们合法利益。对此，在档案管理工作中，应将安全问题考虑其中，如应用防火墙、身份认证技术等网络安全技术来维护档案管理信息化系统免受攻击。

2.6 推行现代化管理理念

档案信息是一种精神财富和物质财富，其对事业单位的发展起引导作用。但在信息化环境下，应采用现代化的管理手段来管理档案，以保证档案管理的高效率。此外，为了更好地将现代化管理理念引入档案管理中，应保证每一位档案管理人员都具备现代化的管理意识[5]。

3 结语

在信息化环境下，档案内容数字化及管理手段现代化已是一种大势所趋。因此，为了攻破档案管理工作的瓶颈，应从如下方面来创新档案管理工作：一是创新管理方法，即在档案信息录入、整理和存储等中引入信息化技术；二是创新管理制度，即在档案管理工作中推行完善的监督机制和责任制等；三是重视人才培养，其中包括对档案管理人员进行专业培训和思想教育，注意每一位档案管理人员都应具备一定的计算机操作能力；四是重视安全管理，这是整个信息化时代都普遍关注的焦点，具体可采用网络安全技术来保证档案管理信息化系统的安全；五是加大宣传，以转变档案管理全体人员的观念及提高其现代化管理意识。总之，为了适应信息社会的发展，必须进一步创新档案管理工作，以提高其对整个社会的服务能力。

参考文献：

[1]王翀.基于信息化环境的高校档案管理策略[J].办公室业务，2016（03）：35-36.

[2]张蕾.信息化环境中事业单位档案管理的科学化路径[J].黑龙江科技信息，2016（09）：181.

[3]鄭博熙，程达王.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].管理观察，2016（11）：29-30+33.

[4]付晓洲.论信息环境下档案管理的创新与发展[J].甘肃科技纵横，2016（06）：12-14.

[5]汪萃.信息化环境中的档案管理创新机制[J].读与写（教育教学刊），2016（07）：292-293.