关于创新文书档案管理树立电力档案文化的分析

薛仙凤

（广东电网茂名化州供电局 广东 茂名 525100）

摘 要：电力文书档案作为企业档案管理的关键部分和核心部分，在企业档案整体管理中的作用举足轻重，其详细记载了企业发展历史以及发展进程中出现的各类问题，是指导企业正确决策与实践的重要依据。本文分析了现阶段我国企业文书档案管理创新工作的现状，并就如何使企业电力档案管理工作更加标准化、规范化以及如何树立电力档案文化提出了几点意见和建议。

关键词：创新；文书档案管理；电力档案文化

近年来，随着我国信息化进程的不断加快，企业档案管理工作中电力档案文化的内涵得到进一步外延。在新的时代背景下，我国电力企业应当积极顺应时代发展的需求，结合自身实际情况不断优化创新、推动企业的文书档案管理工作的开展，创新文书档案管理、树立电力档案文化，力求获取最大化的文书档案管理价值。

1电力档案管理的重要意义

档案是随着经济、社会发展而逐渐形成的，以记录社会生活实践情况为目的的文档。近年来，随着我国电力企业的不断发展和扩大，企业档案管理工作在企业发展和运营中发挥着越来越突出的作用。电力档案可涉及电力企业设备情况、一般运作情况、日常营运情况等关键信息，涵盖面较广，对于企业的发展和完善有着强劲的引导作用；同时也是形成完整有效的数据库，构建健全的电力档案数据库，提高电企工作效率和质量的关键手段。

2电力档案管理现状

2.1对于文书档案管理的重视度不高

现阶段，我国大部分电力企业的中高层领导还未能树立正确的档案管理意识，未能真正意识到企业文书档案管理的重要性，对于文书档案管理工作的重视度普遍较低。据调查，约有68%的中高层领导认为企业文书档案管理不过是无关紧要的工作，既不会影响到企业日常运行，更不会设计到企业核心利益。但研究证实，企业文书档案的管理不仅可直接关系到企业产品质量、产品市场，同时也直接关系到企业的长期发展，为此，加大对于文书档案管理工作的重视度，对于企业高效发展意义重大。而目前，我国大部分电力企业在文书档案管理中的投入比例很少，导致档案室设施还不健全，文书档案资料缺失、损坏情况时有发生，企业发展严重受阻。

2.2文书处理与档案管理分离

文书档案管理工作指既包括文书处理工作，同时也包括档案管理工作的有机整体，实践中不能把二者简单的分开或者对立，应当将其视为事物的两个方面，协調发展。但现阶段，受到认识水平差异等因素的影响，我国电力企业在进行文书档案管理工作时，普遍存在文书处理与档案管理分离的现象，大多数文书档案管理工作人员认为文书的处理应当分属于企业各部门办公室，认为其职责所在不过是整理、汇总由办公室上交的文书资料。但实际上，企业文书档案管理是具有一定的职业性和专业性，办公室相关人员虽能够按照规定对文书进行相应的处理，但对于没有规定或规定不全的、但同时又有记录和保存价值的工作内容却不能形成标准文书。

2.3文书档案软件落后、硬件匮乏

近年来，随着我国经济的不断发展，我国企业大多得到深化发展，电力企业档案资料数量也呈现逐年增多的趋势，但电力企业档案管理的软件和硬件却未能很好的跟上时代的发展，企业文书档案的管理大多存在软件落后、硬件匮乏的现象，硬件方面，档案室定点不当、档案柜老旧稀少、微机匮乏；软件方面，档案信息自动化系统不健全、数据库不完善，企业文书档案管理受到严重制约。

2.4文书档案管理人员素质不高

现阶段，电力企业普遍缺乏专业的文书档案管理人员，档案管理人才匮乏、人员素质有待加强和提高，大部分工作者均未接受过系统的学习和培训，未达到专业管理水准，导致档案管理工作常常出现失误问题；此外，大部分的档案管理人员年龄较大，人员结构老龄化趋势明显，进一步扩大了文书档案管理效率不高、质量低下的问题；最后，由于企业对于文书档案管理工作的重视度不够，使得多数管理工作人员均为兼职上任，人员变动频繁，造成文书档案管理工作开展进程中遭遇重重消极阻碍。

2.5文书档案管理机制体系不完善

电力企业档案管理制度不完善，未能建立有效的文书档案管理机制体系，档案管理机制不健全，导致了管理信息缺失、档案不能及时归档等问题。此外，还造成了文书档案管理者在实际工作中由于理解偏差或理解程度不高，而在进行管理的过程中常出现不依法循章办事的违规现象。

2.6信息化程度低

电力档案信息化管理程度低，处于相对落后的发展阶段，相较于我国企业行业，电力企业文书档案管理的硬件、软件以及信息化程度均较落后，远远跟不上发展步伐。电力企业对于档案软件的研究与开发缺乏缺适用性和通用性，而硬件设备又难以充分实现有效运用，直接导致了资料信息分类编码笼统，网络系统管理薄弱，数据安全风险大。

3创新文书档案管理、树立电力档案文化的措施

3.1创新主动参与机制

建立企业内部各部分之间对于文书档案管理的互动协调机制，形成良好的发展互动。采取“年度—组织机构—保管期限”分类模式对文书档案进行管理，即各部门单独立卷，将传统繁琐的管理过程简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订的方式，并使用计算机直接录入相关文件和内容，实现文书档案管理工作的高效化、简洁化和快速化，全面提高文书检索效率和服务效率，促进文书档案管理工作充分发挥服务职能和指导功能。

3.2创新档案业务流程

创新、规范文书档案管理工作业务流程。近年来，随着我国信息化技术的不断发展，在信息技术的支持和引导下，我国企业办公效率得到了大幅度提高，企业依托网络信息技术规范文书档案管理工作流程，不仅可为应用系统的发展提供良好的基础条件，同时也可显著提高企业办公效率，增加企业市场竞争力。企业在对电力文档管理工作流程进行创新时，应当利用网络信息技术，重新调整组卷流程，即首先按照“以我为主”的原则，由各部门根据相关依据性文件及立卷模板进行预立卷；其次，由专职的文书档案管理人员对预立卷内容进行检查和核实，同时专职文书档案管理人员对各部门所提交的预立卷进行调整、修改、著录、挂接电子文件以及组卷装订；最后，专职鉴别、审核、把关。

3.3加强人员素质建设

首先，纠正企业中高层管理人员对于文书档案管理工作的认识，提高其对文书档案管理工作的重视程度，为该项工作的顺利实施给予全面有力的强劲支持。其次，强化对于文书档案管理工作的培训，全面提升和优化管理人员的业务素质和业务水平，要求其在做好内部本质工作的同时，加强与其他部门的沟通与联系，以便及时发现和解决文书档案管理工作中存在的问题，确保电力档案管理工作的顺利开展。

4结束语

综上所述，文书档案管理工作对于电力企业的发展意义重大，电力企业应当将其作为企业日常活动中的一项基础性工作，加强对于文书档案管理工作的重视力度、改善文书档案管理的基础设施建设，创新文书档案管理，树立电力档案文化，进而有效发挥文书档案管理工作在促进企业发展方面的作用。

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