新形势下档案管理工作规范化探索

严雪

摘 要：在经济不断快速发展的背景下，人们对档案管理工作的要求越来越高，在这项工作上也逐渐摒弃了传统的纸质管理方式，档案管理工作开始倾向于信息化和多媒体化。档案的管理工作对于社会发展而言有着重要的作用，档案管理的规范化在很大程度上影响着人才的调动和企业的管理，并且对于经济效益的实现也有一定的影响，本文就新形势下的档案管理工作的规范化进行分析和探讨。

关键词：新形势；档案管理；规范化

从日常的生活中，可以了解到档案管理工作对于国家政府、学校、企事业单位都有着十分重要的影响。这就意味着在各行各业的发展中一定要重视档案管理工作，并且不断的提升档案管理工作的效率。随着我国渐渐步入高科技的新形势下，做好档案管理工作的关键就是实现档案管理工作的规范化。

一、新形势下档案管理工作规范化的重要性

档案是某一单位或者企业各种信息的积累，是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说，是一种无形的资产，可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展，人们对档案管理的要求也逐渐增加，档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致，因此，档案管理工作规范化可以使管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。

二、档案管理工作存在的问题

1.没有充分的发挥出信息化的优势

在信息技术日新月异的前景下，有效的进行学习与使用是当前的档案管理人员的首要任务，这也是提升其工作效率的必然途径。但是这对于档案管理工作人员自身及配套的设施的要求都是比较高的。虽然目前各单位对于档案的信息化建设有了一定的重视，但是配套设备的更新仍然无法满足当前的工作需求，需要不断的加以改进。因而在具体的管理中无法充分的发挥出先进技术的优势，致使单位自身的信息化管理水平无法得到有效的提高，这对于实现其规范化的管理也是有一定的影响的。

2.档案管理人员自身的综合能力有待提高

工作效率的提升与工作人员自身的综合能力也是有较大关系的，在当前快节奏的社会背景下，对于档案管理工作的效率也是有较高的要求的。但是大部分企业并没有将档案管理作为一个重要的管理内容予以重视，因而在人员的招聘与培训中比较随意，这就极大的影响了单位内部的档案管理工作的规范性。在综合能力较弱的情况下，档案管理人员无法发挥出档案管理技术的优势，从而极大的降低了其工作的有效性。需要管理者从意识上予以重视，这样才能招揽更多专业性较强的档案管理人员，这样才能确保其规范性与实用性的实现。

3.管理水平有待提高

档案管理意识在近年来有了一定的提升，但是这种前期的不重视对于其档案工作的系统性是有较大影响的。虽然建立了一些政策与制度进行管理与约束，但是其日常的管理也需要有序的进行，明确的责任监督机制也需要得到落实。但是这些都在档案管理的工作中没有得到实现，因而其工作效率无法得到保障，直接影响到其参考价值的实现。

三、新形势下档案管理工作规范化策略

1.加强档案工作人员的综合能力

新技术的引用与设备的更新，需要操作人员具备相应的能力才能实现其价值与作用。这就要求档案管理工作人员不断的提高自我的要求，并且定期的进行新技术的学习这样才能更好的投入到实际的工作中去。同时需要档案管理工作者意识到自身工作的重要性，然后尽可能的在较短的时间内掌握相应的操作技术，并且不断的进行自我完善，加强与同事之间的交流，这样可以很好的实现自我能力的提升。

2.依法管理，建章立制

法制化是做好档案管理工作的基础，也是实现档案管理工作科学规范化的保证，要做好档案管理工作，就必须严格以依法治档，实现档案管理制度化。随着社会的发展，档案工作也在不断进步，尤其是随着档案管理设备的提高，设施的进一步优化，档案种类载体的多样化等特点，要求档案管理方法必须不断改革，与时俱进，全面创新。每个档案工作者必须要有高度的忧患意识，树立紧迫感，在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面要不断加强学习，不断提高，顺应形勢需要，坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案法律法规，建立健全档案管理规章制度，只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度的发挥其应有的社会作用。

3.重视档案管理方式的创新

随着信息时代的来临，计算机网络技术的进一步发展，做好档案管理工作迎来了新的挑战。如何实现档案管理同现代技术的有机结合，使档案管理工作逐步走上良性发展的轨道？这要求档案管理人员准确把握档案管理工作的特点，想方设法，提高档案管理者的服务意识，掌握丰富的业务知识和现代化管理技能，充分发挥档案的信息资源优势，更好的服务于社会。俗话说，前途是美好的，道路是曲折的，落实到档案管理的具体工作上，还是脚踏实际，从头做起，从繁琐枯燥、重复机械的工作做起，把最原始、最基本的资料收集、整理、甄别、归类，利用计算机、网络等现代化手段科学分类，整理档案，提高效率，做到事半功倍。设法降低人为因素，发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。尤其是在档案的查找检索中发挥信息化管理的优势，提高库藏资源的利用率。凡事有利必有弊，在信息化带来方便快捷的同时，也伴随着安全隐患。为了保证档案的安全性，必须制定严格的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录制度，建立有效的操作权限管理体系，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在软件功能上周密设计，加强电子签章、口令管理、活体指纹识别等技术，提高身份认定的精度，其中重点应对最常用的口令方式进行严格管理。同时，为了以防万一，还必须设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

4.科学规范，提高效能

合理有效的档案运用对把握经济活动的基本规律和发展方向具有很强的借鉴意义，加强档案管理工作的根本目的在于为社会和国家的经济建设服务。档案利用是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用又是档案管理者自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。作为档案管理人员既要加强档案收集、整理、鉴定、保管等工作，重点应做好档案的编目、检索、编研工作，结合本单位特点和实际需要，编制出切合实际方便快捷的检索工具，建立健全检索体系，以满足档案利用工作的需要。并要加强对档案的保管工作，为利用者提供需要。在档案利用过程中，对一些重要的珍贵档案资料要妥善保管，一般只把微缩或复制件提供利用，原始的资料不予查看外借，确实需要的要在保证资料安全的情况下，由管理人员亲自监督，以保证档案资料的安全完整性。对档案库房的设施建设，要不断进行加强，尽量减少外界条件对档案造成不必要的损害。随着社会的发展，还要积极寻求档案管理服务的新途径，提高档案利用质量和水平，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

综上所述，科学规范的档案管理不仅可以提升管理部门的自身水平，合理开发利用档案，还提升档案管理工作者的自身价值，为社会进步和经济发展做出新的贡献。现在，我们必须抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国社会制度特有的管理优势，实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化，与时俱进，开拓创新，创造档案管理工作的新局面。

参考文献：

[1]耿瑞娇.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务.2016（07）.

[2]苏海青.浅谈档案管理人员应具备的素质[J].办公室业务.2016（08）.