浅议企业档案数字化建设与实施

海丽军

摘 要：随着改革开放的不断深化，企业业务的不断扩展，积累了相当数量的纸质档案，档案存放空间不断增加，数量庞大的纸质档案，迫切需要将这些纸质档案进行整理、整编，进行数字化处理，挂接到现有的档案管理软件中，通过先进的信息化手段予以开发利用。只有对档案进行数字化处理，档案的信息资源才能得到更多的开发利用。通过数字化加工将纸质档案转换成数字化影像，建立电子文件基础数据库，不僅挽救了企业的无形资产，而且能够更好地保护企业的实体档案，档案数字化不仅提高档案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，而且为档案管理可持续性发展奠定基础。通过二次开发利用档案信息资源，为企业各项工作提供便捷有效服务。

关键词：档案 数字化建设 实施

档案作为重要的信息资源，它存储大量的知识和信息，目前信息的种类和形式在不断变化，传统档案管理模式已不能满足信息时代快速发展的形式，档案管理数字化建设的重要性正日益凸显出来，近年来，随着改革开放的不断深化，企业规模和社会影响持续扩大，企业业务的不断扩展，积累了相当数量的纸质档案，数量庞大的纸质档案，在开发利用服务上已不能为企业提供高效率地服务，必须将这些纸质档案进行整理、整编，进行数字化处理，挂接到现有的档案管理软件中，通过先进的信息化手段予以开发利用。只有对档案进行数字化处理，档案的信息资源才能得到更多的开发利用。通过二次开发利用档案信息资源，为企业各项工作提供便捷有效服务。档案数字化不仅提高档案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，而且为档案管理可持续性发展奠定基础。通过对开展档案数字化项目的实施，将档案管理的价值、创造能力不断增强，资源配置、过程管理能力不断提升，经营管理精益化、标准化水平显著提高。

一、档案数字化是数字档案建设最基础的工作

档案数字化是企业档案管理最基本的组成部分。档案管理又是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。档案是信息的重要载体，具有查考利用价值的。归档集中保存起来的文件材料是宝贵的信息资源和历史记录，管好用好档案，对企业资源开发起着至关重要的作用。尤其是近年来，随着改革开放的不断深化，企业规模的壮大和业务的不断扩展，积累了相当数量的资质档案，随着企业改革发展的需求，传统的办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息传递、收集、整理、分析体系，利用现代化的办公手段管理档案势在必行。办公自动化的实施以及协同办公系统中档案管理模块的开发、测试、运行、上线的陆续开展，档案数字化项目也被提到议事日程。企业档案信息化，是把档案收集、整理、归档、利用及统计等全过程与企业文件处理系统整合在一起，通过接口技术把文件处理系统与档案管理系统数据实现实时归档的。档案信息的数字化极大地增加了档案资源的存储。档案信息资源得到更多的开发利用。档案信息的数字化是实现信息化的前提，档案信息化的目的是实现档案的网络管理，为企业生产、经营和管理提供更高效的服务。档案管理建设是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极配合与参与，制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。构建一体化信息平台，加强档案信息化管理，建立新型档案管理模式，实现档案综合数据信息的充分共享和高效利用。

二、实施档案数字化建设，促进企业标准化提升

通过对开展档案数字化项目的实施，将档案管理的价值、创造能力不断增强，资源配置、过程管理能力不断提升，经营管理精益化、标准化水平显著提高。档案管理属于复杂的劳动范畴，内容包括收集、整理、鉴定、利用等多方面的工作，因此，需要所有档案管理人员及时调整和改进工作内容和方法，依法健全各项管理制度，制定统一标准的规范体系。企业档案工作管理机制逐步建立，基本达到了组织、人员、制度、措施的四到位，形成了企业档案工作“层层有人抓、事事有人管”的网络管理机制。

随着档案信息资源的开发和档案工作的深入，数字化建设项目的实施，实现了档案的价值的利用充分，激活了各方面要素，给整个档案工作带来活力，促进企业档案管理工作再上新台阶。实现了档案的网络化管理，进一步使档案管理工作在组织管理、档案信息化建设、开发利用等方面逐步得到提升，有效地推动了企业档案管理工作全面发展，促进企业标准化提升。

档案数字化项目的实施，极大地增加了资料的存储量，拓宽了档案的可利用途径，实现为档案的利用提供了快捷的服务。同时为企业的管理、科研开发、生产经营等提供快捷的档案信息资源。切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化。企业档案信息化是大势所趋，是企业档案工作的发展方向。

三、档案数字化的实施强化了档案信息服务功能

近年来，在现代企业制度改革过程中，档案工作者始终把推进档案管理科学化、制度化、现代化进程作为一项重点工作常抓不懈。形成了合理、有效的档案管理网络。根据企业发展环境的变化，积极探索解决企业遇到的管理难题。从实际出发，主动适应周边环境的变化，在知识管理、档案管理、档案产业化等方面进行了大胆实践，强化管理、创新服务机制，档案管理规范有序，档案服务利用成效明显。我局档案室配备了足够的档案用房和档案专用计算机、扫描仪等设施设备，能够积极开展档案编研工作。档案管理作为办公自动化子系统，实现了0A办公自动化，建立了文书档案、科技档案、声像档案、会计档案等内容的档案工作网页，推进了我局信息资源共享过程。同时，对各种门类、载体的档案编制了案卷目录、全引目录、归档文件目录、电子档案目录等检索工具。档案工作信息化，为企业提供高效率地服务，逐步走上了文档一体化管理。通过办公自动化系统（OA），实现电子公文网络实时归档，通过办公自动化这个平台提供文书档案全文浏览。

档案数字化项目的实施、数字化扫描文件挂接完成，基本实现档案全文检索。档案网络全文检索，大大地满足了利用者的需求，从根本上解决了档案信息网络共享，提高了档案服务水平。为档案的利用提供了快捷的服务，同时为企业的管理、科研开发、生产经营等提供快捷的档案信息资源。切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化。

总之，随着档案工作的发展，企业还需努力提高全员的档案意识、以保证档案文件形成的完整准确和系统。建立高效的信息传递、收集、整理分析体系，实现信息传递网路化进一步完善档案信息系统管理，实现档案信息资源共享，通过最大限度地挖掘档案资源，实现档案价值的最大化。通过对档案数字化的实施，使档案的价值和作用最大限度地发挥出来。

结束语：综上所述，档案数字化的建设与实施，将档案管理的价值创造能力不断增强，资源配置、过程管理能力不断提升、经营管理精益化水平显著提高。但是随着企业高速发展和体制改革的深入，形成大量的电子文件和生产资料，归档数量逐年提高，档案利用日趋频繁，档案数字化任务紧迫，档案部门必须与时俱进，增强各方面的搜集，提高利用服务的实效性，只有这样档案数字化管理工作才能适应社会和时代发展的需要，才能跟好地为企业经营决策服务。

参考文献：

[1]徜灌林《企业档案工作回顾与展望》2012年

[2]王良城蔡学美潘积仁等数字化档案馆建设指南国家档案馆2010年6月