对企业办公室工作效率的几点思考

王雪冰

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）01-000-01

摘要办公室是企业的中枢系统，其工作效率对整个企业的运转效率有重要影响。企业办公室承载着督导企业运营目标、把握企业生产经营状态、联系企业其他组织部门等多项任务，本文将分析企业办公室的作用和特点，对提高企业办公室的工作效率提出几点建议。

关键词企业办公室作用工作效率思考

随着我国市场经济的快速发展，企业面临的市场竞争越来越激烈，处理好企业内部关系、发挥办公室的中枢效应，是帮助企业在激烈的市场竞争中占据有利地位的有效途径。企业办公室的工作具有较高的复杂性，建立稳定的工作秩序，采用合理的办公方法，是提高企业办公室工作效率的关键。

一、企业办公室的作用及特点

（一）企业办公室的作用

企业办公室的主要职能包括信息收集、统计分析、公文处理、制度督办、对外交流、内部联系等，既参与企业的决策谋划，又负责后勤服务，是企业中综合性较强的部门。从企业办公室的职能来看，企业办公是是企业的指挥中心、运转中心和服务中心，在企业运行过程中发挥着重要作用，是企业的中枢系统。

（二）企业办公室的工作特点

企业办公室的工作具有复杂性、随时性以及较强的服务性质。首先，企业办公室的职能决定了企业办公室工作的复杂性，既要做好文秘工作、帮助领导谋划企业发展方向，又要组织会议、负责具体工作部署；既要拟定企业管理制度，又要负责制度的监督落实、听取企业员工的反馈意见；既要对外交流，树立良好的企业形象，又要联系内部其它部门，协调企业各项工作。另外，办公室作为中枢系统，要随时处理企业在生产经营中遇到的各种情况，工作突发性强，需要办公室人员具有良好的心理素质和灵活的应变能力。办公室虽然不直接参与企业的生产经营活动，但办公室的工作是企业生产经营工作能够顺利进行的前提保障，为各个部门的工作提供服务和后勤保障。

二、提高企业办公室工作效率的思考

（一）树立全局观，提高综合协调能力

树立全局观念，协调企业上下，做好内外联系工作，是发挥企业办公室中枢作用的关键。企业办公室人员开展工作要从企业全局出发，协调各个部门的工作，传达上级指示，反应下级情况，使企业上下形成良好的沟通配合。在工作中分清主次，明确轻重缓急，拟定合理的工作顺序并根据各种突发情况作出调整，保证工作的合理性和有效性。

（二）端正态度，加强服务意识

企业办公室的工作具有较强的服务性质，其服务态度决定着服务质量。办公室人员要以饱满的热情和认真的态度投入到日常工作中，无论是面对领导、部门还是基层员工，都尽最大努力提供热情周到的优质服务。做到服务无小事，将工作做到细处，为企业的生产经营活动提供保障。另外，企业办公室的人员还要负责对外联系、接待客户，此时办公室人员代表着公司的形象，要注意使用得体的交际语言，注意交际礼仪，为企业树立良好的形象。

（三）调整节奏，提高办事效率

企业办公室的工作内容虽然很少直接参与企业的生产经营活动，但对生产经营活动有重要的间接影响，办公室人员应提高对自身工作的重视程度，改变办事拖拉、时间拖延的作风，养成今日事今日毕、急事急办、特事特办的良好工作习惯。办公室形象是企业形象的代表，首先要树立自身雷厉风行、踏实做事的形象，才能协调好企业各项工作，让部门之间有良好的配合，提高企业形象。

（四）注重學习，更新专业技能

在当下的知识经济时代，企业的管理理念、工作模式不断更新，新的知识技能不断涌现，办公室人员要树立终身学习意识，积极更新落后的知识结构，让新理念代替旧知识，为提高办公室工作效率提高源源动力。办公室人员应注重自身素质提高，不断丰富专业知识和专业技能，学习先进的科学管理理念，在工作实践中探索科学的工作方法。除了提高专业技术，办公室人员还承担为企业发展出谋划策、拟定方案的职责，应积极涉猎先进的企业管理办法，为企业管理制度的改革提出有用见解。

（五）积极创新，培养应变能力

办公室的工作具有较高的随时性，要处理企业生产经营中的许多突发情况，要对信息进行及时收集，拟定处理办法，与领导和相关部门及时沟通，控制事态发展，解决生产经营问题。这要求办公室人员要具备较强的创新意识，能够对突发情况甚至是未遇到的事件作出灵活反应。所以办公室人员在平时的工作中要积极探索，善于总结工作规律和工作经验，不能墨守成规、按部就班的机械化工作，要尽量把工作做到前面，为其它部门预留出宝贵的应变时间，使企业能够有条不紊的正常运转。

（六）紧随时代脚步，适应新的办公环境

随着信息技术的快速发展，办公自动化是现代办公室的发展方向和发展要求。企业办公室应积极进行办公自动化建设，利用信息化手段提高办公效率、促进企业上下的信息交流。办公室人员应掌握基本的信息技术，熟练使用先进的办公设备，适应新的办公模式。构建企业信息网，提高信息收集、存储和调用的效率，建立健全信息工作制度，全面实现自动化办公，提高执行效力。

企业办公室在企业的整体运行过程中发挥着重要作用，有人将办公室比作企业的心脏或企业的大脑，办公室应切实发挥出居中协调的作用，保证企业整体运转的顺畅。提高企业办公室的工作效率需要办公室人员树立全局意识、拥有良好的应变能力、重视对自身职业技能知识的学习和更新、积极利用先进的工作理念和工作手段，在工作中投入饱满的热情，为企业的良好发展提供服务保障。

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